Både før og under et arrangement er det viktig å ha en rød tråd som skaper et enhetlig uttrykk utad, og samler de ulike prosessene innad. Vi gir deg de 3 viktigste grunnene til hvorfor dette er så essensielt.
Hvordan ditt arrangement fremstår utad er viktig for det helhetlige inntrykket deltakerne sitter igjen med. Derfor er det viktig å ha en rød tråd gjennom hele prosessen, helt fra du sender ut invitasjonen til arrangementet er slutt.
Det er mye å tenke på når du skal planlegge et arrangement. Hvor skal arrangementet være? Hvem skal være foredragsholdere? Og ikke minst, hva er tema og konsept, eller med andre ord: hva er den røde tråden?
Følger du en rød tråd helt fra du begynner å planlegge arrangementet er det enklere å skape en god opplevelse for deltakerne, men hvilke andre fordeler har det?
Vil du vite hvordan du gir deltakerne den beste opplevelsen på ditt event? Les vår gratis e-bok.
3 grunner til hvorfor du må følge den røde tråden gjennom hele arrangementprosessen
1. Det helhetlige inntrykket blir bedre
Et helhetlig inntrykk er essensielt for å skape en god opplevelse. Dette skaper mindre rom for misforståelser for deltakerne når alt henger sammen. Det gjør det også enklere å gi arrangementet personlighet, noe som gjør hele opplevelsen mer interessant.
Sist, men ikke minst, setter det bedriften og deg som arrangør i et godt lys. Et godt helhetlig inntrykk får deg og bedriften du jobber i til å fremstå som profesjonell, strukturert og troverdig.
2. Gjør det tydeligere for deltakerne hva arrangementet handler om og gir av verdi
En rød tråd vil gjøre det enklere for deg å gi deltakerne ønsket verdi ved å delta. Kartlegg alle detaljer:
- Hva ønsker bedriften å formidle med arrangementet?
- Hva er hensikten med arrangementet?
- Hvorfor skal deltakerne ta seg tid til å delta på arrangementet?
Ha punktene ovenfor i bakhodet når du lager invitasjonen. Overbevis mottakeren gjennom å sende ut en oversiktlig og interessant invitasjon per e-post hvor du kort og konsist forklarer hva arrangementet går ut på.
Gå gjennom de samme punktene når alt annet materiell skal lages for eventet, enten det er program, markedsføring, gruppeoppgaver, spørsmål, konkurranser eller annet.
3. Et konsept gjør det lettere å planlegge og lettere å gjennomføre
Det sies at mange kokker blir mye søl. Ved å følge et konsept eller en rød tråd blir det ikke bare en bedre opplevelse for deltakerne, men også for arrangøren og teamet som står bak.
Dersom du som arrangør ikke har målet klart for deg, hvordan skal du da lykkes med resultatet? Og hvordan skal du ta deg dit?
Sett stilen allerede i invitasjonen. Skal arrangementet være personlig eller formelt? Skal profilen rundt arrangementet være leken, stilren eller klassisk? Stilen må være gjennomgående for alle elementer: i alt som sendes til deltakerne, på alle kanaler som promoterer arrangementet og ikke minst på selve arrangementet.
Bruk også foredragsholdere som passer konseptet og legg på denne måten opp hele arrangementet rundt den røde tråden. Slik blir både planleggingsprosessen samt gjennomføringen enklere og mer oversiktlig.
Kort oppsummert vil en rød tråd gjennom hele arrangementet skape en bedre helhetsopplevelse for deltakerne, men også gjøre det enklere for deg som arrangerer. Nå målet ved å jobbe systematisk mot det hele veien og bruk den røde tråden som en retningslinje.
Les også: Sikre tegn på at din bedrift trenger et event management system
