5 ting du må huske på når du planlegger arrangement


5 ting du må huske på når du planlegger arrangement

Emma Lalinder | 23. aug 2018
8 minutter lesetid


Gode arrangementer og møter krever god planlegging.

Derfor: Begynn tidlig og vær effektiv.

Enklere sagt enn gjort? Store og komplekse arrangementer tar ofte flere år å planlegge, både fordi det er mye jobb, og fordi lokalene/stedet ofte må bestilles god tid i forveien.

Det beste du kan gjøre, er å sette i gang tidlig og få gjort unna så mye som mulig i den første fasen av planleggingen. Da får du mer tid til å forberede det faglige innholdet, finne ut hvem du skal invitere, booke foredragsholdere og leverandører – og ikke minst mer tid til å håndtere uventede situasjoner (som alltid oppstår før eller siden).

OK, du har fått ansvaret for å planlegge et arrangement, men hvor skal du begynne? Hva skal du legge mest tid i? Arrangementssted, invitasjoner, mat, faglig innhold, foredragsholdere?

Senk skuldrene, vi hjelper deg i gang. Selv om alle oppgaver og detaljer i planleggingen er viktig, er det likevel enkelte du bør prioritere høyere enn andre.

Her er 5 ting du må huske på når du planlegger arrangement:

 

1. Hva er hensikten/målet med arrangementet?

En hovedingrediens i et vellykket arrangement er å sette opp mål i forkant. Rett og slett: Hvorfor skal dere ha dette arrangementet?

Uten en hensikt og et tydelig definert mål blir det vanskelig å skulle måle resultater og konkludere i etterkant for å kunne si at/om arrangementet var vellykket..

Målene for arrangementet kan blant annet være:

  • Økonomiske for bedriften på lang sikt (økt omsetning, nye kunder/samarbeidspartnere, etc.)
  • Antall deltakere og fremmøtte eller en omsetning på selve arrangementet
  • Omtale, styrket merkevare/omdømme, presseklipp
  • Tilbakemeldinger fra deltakerne på faglig innhold (lansering av nye produkter)
  • Kompetanseheving og økt motivasjon

Når du setter opp mål for arrangementet i forkant, bør du også vurdere hvordan du etter arrangementet skal evaluere om du faktisk nådde målsetningen. Dersom formålet først og fremst er å øke bedriftens synlighet i markedet og styrke omdømmet, må du benytte andre målekriterier enn når du måler ren kost/nytte. For eksempel kan dere samle inn data på antall presseomtaler eller se på hvor stort engasjement dere klarte å skape i sosiale medier – også i etterkant.

Når du har målet klart, er du nødt til å involvere de som kan hjelpe deg med å oppnå dette. Sett sammen en prosjektgruppe med relevant fagkunnskap.

Les mer: Hvordan måler du om arrangementet ditt var vellykket eller ei?

2. Hvilket budsjett har du til rådighet?

Uavhengig av tidsrammen og størrelsen på arrangementet har du helt sikkert et budsjett for arrangementet. Budsjettet hjelper deg med å styre arrangementet i riktig retning.

Sett opp en oversikt over kostnader og husk å gi rom for uforutsette hendelser. Jo flere priser du har på forhånd, desto bedre. Bruk god tid på å sette deg inn i hvilke rammer du har, hvilke forventninger bedriften din har til arrangementet, og dessuten hva tjenester og produkter faktisk koster.

Budsjettet må være realistisk, slik at det ikke sprekker halvveis ut i planleggingen. Følg jevnlig med på hvordan du ligger an i forhold til budsjettet. Skap en god rutine med å gå gjennom budsjettet hver måned eller hver gang en budsjettpost nærmer seg gjennomføring frem til arrangementsdatoen.

Still deg noen viktige spørsmål:

  • Er vi der vi bør være med hensyn til utgifter? Om nei, hvorfor ikke?
  • Hva har kostet mer/mindre enn vi trodde?
  • Er det noen nye utgifter?
  • Er det noen nye områder vi kan kutte utgiftene på?
  • Hva må vi gjøre for å holde den kursen vi har satt oss?

Svarer du ordentlig på disse spørsmålene, vil du kunne få mer kontroll og muligens litt roligere nerver.

Sett alltid av en liten sum til uforutsette utgifter!

Les mer: Går det trått med påmeldingen til arrangementet? Større markedsbudsjett er ikke nødvendigvis løsningen

 

3. Har du fått avklart faglig innhold?

Et godt faglig innhold er avgjørende for å trekke deltakere.

Ordner du det selv, eller må det settes ned en intern gruppe? Eller må dere kjøpe noe eksternt?

Sett av god tid og begynn tidlig også her. Jo tidligere i prosessen du har det faglige innholdet på plass, desto enklere blir mange av de andre oppgavene, så som tilrettelegging på arrangementsstedet med eventuelle grupperom/plenum / parallelle sesjoner, budskap for markedsføringen, invitasjoner og registrering.

Andre fordeler ved å avklare det overordnede faglige innholdet:

  • Du får laget en rød tråd som skaper et enhetlig uttrykk utad og samler de ulike arbeidsprosessene internt.
  • Du gjør det tydeligere for deltakerne hva arrangementet handler om og gir av verdi. Da blir det enklere for deltakerne å se hvorfor de bør holde av datoen og ta seg tid til å delta på arrangementet.
  • Du får større mulighet til å kapre de beste og mest populære foredragsholderne, som passer konseptet. Jo lenger tid i forveien du bestiller foredragsholdere/underholdning, desto bedre tid får disse på seg til å skreddersy budskapet til akkurat din målgruppe.

Men sett kvalitet foran kvantitet: Mange møter ikke på arrangementet kun for å få med seg foredragene, men ser på det som en mulighet for nettverking. Derfor er det viktig at du husker å lage plass i programmet til dette.

Les mer: 6 måter å engasjere dine deltakere på under et seminar

 

4. Har du husket å bestille sted (internt eller eksternt)?

Har du fastsatt dato for arrangementet? Da må du begynne å søke etter passende lokaler/steder som er ledig på dagen/dagene.

Er det et arrangement med et betydelig antall deltakere? I så fall er det lurt å bestille stedet minst et år i forveien, for å være sikker på at det er ledig på den aktuelle datoen. På de virkelig store arrangementene må det gjerne bookes plass 1–2 år før for å få de mest populære stedene.

For øvrig må arrangementsstedet ha nok plass, være tilgjengelig for deltakere og ha alle nødvendige fasiliteter.

Les mer: 7 ting å huske på når du velger lokale til ditt arrangement

 

5. Hvordan skal du få tak i og håndtere deltakere?

For å være sikker på at du klarer å få nok deltakere, er det viktig å få avklart hvem du skal invitere – og hvordan du skal invitere dem.

  • Skal du invitere interne eller eksterne du har kontaktinformasjonen til?
  • Er arrangementet åpent for alle? Kun inviterte, eller kjører dere en kombinasjon?
  • Har du e-postadresser til de du ønsker å invitere? Hvis ikke – hvordan skal du markedsføre deg for å få tak dem?
  • Skal det være et åpent arrangement for alle, publisert og markedsført på nett?

Og dessuten: Hvordan skal du håndtere registreringer og endringer underveis? Manuelt gjennom e-poster? I et Excel-ark?

Eller gjennom et enkelt påmeldingssystem?

Les mer: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?

 

Et påmeldingssystem gjør planleggingsjobben (mye) enklere

Å planlegge (og gjennomføre) et arrangement med mange deltakere er krevende. Du må klare å holde fokus og legge inn nok tid til å planlegge alle sider ved arrangementet.

Underveis i prosessen blir det mange e-poster, telefonsamtaler, SMS-er og mange timers arbeid. Dette er tid og ressurser som du helst skulle ha brukt på å forberede det faglige innholdet.

Visste du at det finnes digitale verktøy som gjør det mye enklere for deg å administrere små og store arrangementer?

Flere og flere bedrifter og profesjonelle arrangementsplanleggere velger å benytte seg av et nettbasert digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere. Et slikt system frigjør mye tid og ressurser du ellers må bruke på manuelle lister, inntasting av informasjon, og lignende.

I tillegg blir det enkelt å fordele oppgaver til andre eller ta over andres oppgaver ved plutselig sykdom eller fravær.

Les mer: Hvor mange ganger taster du inn samme informasjonen om én og samme deltaker?

 

Et påmeldingssystem gir deg full kontroll på planleggingen av arrangementet (og på gjennomføringen og evalueringen i etterkant).

 

New Call-to-action

 

Andre leste også