Aldri har det vært en mer spennende tid for møter og arrangementer. Bransjen er i rivende utvikling, med kontinuerlig innovasjon og kreative fremskritt.
Digitaliseringen og fremveksten av sosiale medier forsterker verdien av engasjement, kunnskapsspredning, kulturbygging, nettverking og live markedsføring – områder som møter og arrangementer er den perfekte arena for.
Det skorter ikke på spennende nye trender i møte- og arrangementsbransjen. Men hvordan kan du vite hvilke av dem som vil ha aller best innvirkning på dine arrangementer?
Vi ser nærmere på 6 av trendene vi mener vil sette størst preg på møte- og arrangementsåret 2019.
1. Teknologi blir viktigere for deltakeropplevelsen
På møter og arrangementer handler alt om å skape optimal opplevelse og maksimalt utbytte for arrangør, deltakere og utstillere. Her står teknologi sentralt også i 2019.
Kommunikasjon med deltakerne: Teknologi forenkler kommunikasjonen med deltakere – før, under og etter arrangementet. Med digitale systemer for deltakerhåndtering (blant annet eventapper) er deltakerne bare noen tastetrykk unna.
Registrering: Stadig flere bedrifter velger å ta i bruk digitale verktøy for registrering av deltakere og kommunikasjon med dem.
Det er alltid viktig å samle så mye informasjon som mulig om deltakerne idet de melder seg på. Samtidig skal registreringen oppleves så enkel og effektiv som mulig. De som melder seg på, skal enkelt kunne få svar på alt de lurer på omkring arrangementet. Dermed møter de forberedt og får en bedre totalopplevelse.
Innsjekk: I 2019 er det ingen grunn til å sjekke inn deltakerne med metoder som er avleggs. På flere og flere arenaer er folk flest blitt vant til elektronisk innsjekk og registrering. Dermed er det naturlig at deltakere på arrangement i dag forventer at innsjekkingen skal gå like kjapt som å scanne seg inn ved ombordstigning på flyet.
Husk at teknologien skal støtte opp under den helhetlige målsetningen for arrangementet. Digitale løsninger må integreres på en måte som bidrar til at både arrangør og deltakere når målene de har satt seg.
2. Enda mer «personlig» vinkling
Hvordan engasjere deltakerne best mulig?
Dén utfordringen kjenner enhver arrangør!
Arrangement dreier seg om kunnskapsoverføring og nettverksbygging. Lykkes man som arrangør med å aktivisere og involvere deltakerne, blir de enda mer motivert for å ta imot kunnskap og knytte kontakter med de andre som er til stede.
Bruk av eventapp som engasjementsskapende digital ramme rundt møter og arrangementer er blitt et must i USA og Storbritannia. De siste par årene har fenomenet kommet for fullt her i Norden.
“Alle” har smarttelefon med seg på arrangement, og en eventapp gir deltakere mulighet til å engasjere seg på helt nye måter – gjennom hele arrangementsløpet.
3. Event marketing fortsetter å vokse
Event marketing, eller arrangementsmarkedsføring, vil vokse seg enda større i 2019. Ifølge IRM (Institutet för reklam- och mediestatistik) ble event marketing i 2018 den den fjerde største «reklame»kanalen, med en markedsandel på hele 10,5 %.
Hvorfor er eventmarkedsføring blitt et så effektivt verktøy for å skape engasjement og bygge profil mot både nye og eksisterende kunder/medarbeidere?
Som Fredrik Kolverud, partner i eventbyrået Fieldwork, sier til Sponsor og Eventforeningen:
– De fleste bransjer og kunder er i endring og må være mer vågale og vise tydeligere hvem de er. Det er derfor viktigere enn noen gang å vise hvorfor man eksisterer, ikke bare hva de leverer og hvordan de leverer dette. Da er det kulturbygging, ekte engasjement og følelser som er viktigst å fokusere på, og det er her event marketing tar en viktig rolle, internt og eksternt.
4. Forventningene til det faglige innholdet blir enda høyere
I dag har folk flest et hav av kunnskap og informasjon bare noen tastetrykk unna,
Skal man trekke folk til arrangementet og bli en snakkis i bransjen – og ikke minst gi deltakerne et kompetanseløft som gjør at kommer tilbake neste gang – holder det ikke at man tilbyr presentasjoner og program som er på det jevne. Man må lage et arrangement som er helt i innovasjonsfronten innenfor det aktuelle fagfeltet.
En klar trend er derfor at det blir tyngre faglig innhold på arrangementer. Flere parallellsesjoner, internasjonalt kjente foredragsholdere på plakaten, og flere og mer gjennomtenkte aktiviteter som støtter opp under kunnskapsoverføringen.
Les også: Arrangørens 10 bud
5. Arrangementer må være bærekraftige
Miljøvennlige møter og arrangementer blir enda viktigere i 2019. Klima- og miljøutfordringene står i kø, og arrangementer med lavest mulig økologisk fotavtrykk er idealet.
Lokal profil: Det blir mer og mer fokus på «lokale» fasiliteter/nærmiljø, lokale konferansedeltakere/underholdningsinnslag og produkter til den «minste detalj» – for eksempel lokale gaver til deltakerne/foredragsholderne.
Velger du et lokale som ligger sentralt, gjør du det lettere for deltakerne å sette igjen bilen hjemme og heller bruke kollektivtransport på vei til og fra arrangementet.
Miljøvennlig mat og drikke: I stadig større grad blir det servert lokal, økologisk mat og mat i sesong. Folk flest har fått med seg at kjøttproduksjon ikke er spesielt bærekraftig, og derfor blir vegetarmat mer og mer populært på arrangement.
6. ROI og feedback fra deltakerne blir viktigere
Dine arrangementer er en betydelig investering – så det er viktig at du får målt avkastning og reell nytteeffekt, ROI på arrangementer måles ikke bare ut ifra hvor mange deltakere det var, hvor stor omsetningen ble, eller hvor mange leads man fikk.
Vel så viktig er spørsmålet: Lyktes du med å gi deltakerne en god opplevelse og faktisk overføre kunnskap?
Det er bare én måte å finne ut av det på: Du må innhente tilbakemeldinger fra deltakerne, både underveis og i etterkant.
Et brukervennlig og fleksibelt påmeldingssystem gjør dette enkelt.
Deltakeropplevelser som huskes
Møte- og arrangementsbransjen er i konstant bevegelse, og derfor må man som arrangør hele tiden se fremover. Å lykkes med å lage arrangementer som gir wow-følelsen, krever naturligvis gode planleggingsevner og et anlegg for å finne kreative løsninger.
Men det er evnen til å fange opp nye strømninger i bransjen – samtidig som man bygger på data, erfaringer og feedback fra tidligere arrangementer – som virkelig gir verdi for deltakere år etter år, og høyest “value for money” for utstillere og samarbeidspartnere.
Den overordnede trenden i møte- og arrangementsbransjen er et stadig større fokus på å skape arrangementer som er enda mer målrettede, enda mer strategiske, enda mer lærerike og enda mer engasjerende.
Skal du i 2019 lykkes med å lage arrangementer som huskes ekstra godt, må du skape deltakeropplevelser med en touch av magi.
Lykke til med dine møter og arrangementer i det kommende året!
