Det skjer mye i eventbransjen, og det skjer raskt. Å skulle spå hva som er i vente rundt neste sving, er alltid litt risikosport – med mindre man har en krystallkule å kikke i.
I arbeidshverdagen vår får vi jevnlige tilbakemeldinger fra dem som planlegger og arrangerer eventer til daglig (nemlig våre kunder og brukere). Vi noterer oss hvilke trender og utfordringer de står overfor i bransjen, og hvilke behov og «smertepunkter» de har.
Her er en liste over hvilke bransjetrender som vi og eventprofesjonelle mener å se her vi står i startgropen i 2017.
I 2017 vil dataintegrasjon og marketing automation være nøkkelen til vellykkede arrangementer. Dette er med på å øke deltakerantallet og gi større engasjement og flere leads (der det er nødvendig). Det gjør det dessuten lettere å få innspill fra deltakerne i etterkant.
Arrangementsapper har gjort det stort blant profesjonelle innen eventbransjen i 2016, og den trenden ser ut til å øke utover i 2017. Med mobilapplikasjoner for eventer sparer du ikke bare papir. Deltakerne får full tilgang til et skreddersydd program og informasjon om hva som skal skje. Må for eksempel tidspunktet for et foredrag endres, kan arrangøren gjøre dette direkte i appen, og så oppdateres alle programmene automatisk.
I en tid med hypermoderne teknologi som gjør det mulig å samle inn og analysere data fra en rekke kilder, er det ekstra viktig å bruke et påmeldingssystem som kombinerer avansert automasjon og verktøy for dataregistrering.
Gøyal teknologi fenger alltid. Men selv de aller mest fiffige nye verktøyene vil ikke gjøre susen uten at du først har klart for deg hva det er du ønsker å oppnå, og hvordan de skal hjelpe deg med dette.
Et eksempel: Hvis du klarte å unngå å få med deg Pokémon Go-bølgen i fjor, må du nesten ha bodd under en stein i skogen. Det var den store trenden innen mobilspill, og hypen fikk mange i eventbransjen til umiddelbart å prøve å dra nytte av trenden og bake dette lokasjonsbaserte spillet inn i sine arrangementer.
Også flere medierådgivere var tidlig på banen og rådet norske bedrifter til å kaste seg på bølgen. Nå som vi ser at Pokémon-vinden har løyet, er det én viktig lærdom å ta med seg fra dette: Det er konteksten det kommer an på.
Skal teknologien ha noen praktisk nytteverdi, må den støtte opp under den helhetlige målsetningen for arrangementet, og ikke være en ren distraksjon. I 2017 håper vi å se mindre av teknologi for teknologiens egen skyld – og mer av nøye overveid integrasjon som bidrar til at arrangører og deltakere når målene de har satt seg.
Naturligvis betyr ikke dette at vi ikke ser at apper og spill er det store på event-horisonten. Mobilapplikasjoner for eventer legger til rette for de kreative og nyskapende innslagene som deltakerne i økende grad er ute etter.
Joda, vi er klar over at sosiale medier slett ikke er noe nytt. Men faktum er at selv om mange lovpriser betydningen sosiale medier har for vellykkede arrangementer, så brukes de i altfor liten grad, enn så lenge.
Funksjonaliteten opp mot arrangementer er noe de sosiale plattformene stadig gjør forbedringer på, så her må selv de mest «innbitte» eventproffe bare kjenne sin besøkelsestid. Å dele info og innlegg fra et event på sosiale medier gir sosiale ambassadører – det vil si personer med et godt forhold til din bedrift eller merkevare, og som derfor snakker varmt om deg og ditt arrangement.
Lanseringen av Facebook Live har gjort at flere enn før i eventbransjen har fått opp øynene for livestreaming. En del aktører føler nok at livestreaming er en trussel mot selve bransjen, fordi det ikke lenger gjør det nødvendig med fysisk deltakelse på et arrangement. Men det gjør også at flere kan delta til tross for geografiske utfordringer, noe som åpner opp for mange muligheter.
Lager du en opplevelsesbasert ramme rundt arrangementet, vil det kunne gi deltakerne hjemme lyst til å møte opp fysisk neste gang.
I 2017 må bedrifter trolig jobbe enda hardere for å holde sine stramme budsjetter. For mange ligger den åpenbare løsningen på denne utfordringen i å arrangere færre eller mindre eventer, med mer fastsatte mål for arrangementet som ledd i markedsstrategien, og med deltakerlister som er mer målrettede.
Arrangører og eventplannere må forholde seg til korte tidsfrister, stramme budsjetter og en kurs- og konferanseindustri i rivende utvikling. Derfor er det viktigere enn noen gang at det tenkes strategisk omkring arrangementer med mange deltakere.
Uansett om du arrangerer konferanse, prisutdeling, et internt teambuilding-event, kundesamling eller en forhandlerlansering – du må vite hva du ønsker å få til, og hvem mottakeren er. Med en klar målsetning blir det mye lettere å måle om arrangementet er vellykket eller ikke.
Før i tiden tok deltakerne seg en treningsøkt eller en tur ut i frisk luft når de hadde tid for seg selv under arrangementet. Eller så strakk rett og slett ikke tiden til, så de hoppet over alt av aktiviteter utenom for å klemme inn enda mer av det som stod på programmet.
De siste par årene har det imidlertid blitt vanligere at fritidsaktiviteter gjøres til en del av selve programmet. Denne trenden vil bare vokse i 2017, og det ser vi på som positivt. Slike små avbrekk skaper ikke bare «en pust i bakken» for hode og sinn, men det gir dessuten deltakerne en fin mulighet til å mingle i mer avslappede omgivelser, slik at de får ladet batteriene og starter på ny frisk.
Å ha flere opplevelsesbaserte innslag på eventer er en del av en større trend, hvor deltakerne mer og mer har behov for og forventninger om personaliserte opplevelser og skreddersydde opplegg.
Vi kommer vel ikke utenom å nevne teknologi som for mange ennå fortoner seg som ren science fiction: augmented reality (AR) og virtual reality (VR). To begreper du garantert kommer til å høre veldig mye om i årene som kommer. Teknologien vil snu din hverdag på hodet – og den vil kunne åpne en ny verden av muligheter innen eventbransjen.
Såkalt immersiv (omsluttende) teknologi har eksistert i årevis, men så langt har det kun vært de store selskapene som har hatt kapital nok til å bruke den. Men som med det meste av teknologi: Jo bedre den blir, desto mer tilgjengelig blir den.
Internasjonalt er det mange eventproffe som spår at VR vil begynne å gjøre seg gjeldende også på vanlige arrangementer de neste par årene. Hvor lenge det går før AR- og VR-teknologi blir tatt allment i bruk på arrangementer her i Norge, det gjenstår å se. Men at det bare er et tidsspørsmål før teknologien blir science fact, det er det ingen tvil om.
Det var en gang da det ble sett på som en helt ålreit markedsføring av arrangementet dersom du rykket inn en annonse i avisen, sendte en mail til deltakerlisten og la litt promomateriell i goodiebagen.
Du store min hvor ting har endret seg. I dag er det innhold som gjelder. Du må presentere faglig innhold, program, praktisk informasjon, kart, videosnutter, foredragsholdere – alt samlet på én portal.
For å nå ut til flest mulig, og især til «Generasjon Y» (samlebetegnelsen på dem som er født mellom 1978 og 1990, også kjent som «millennials»), må du markedsføre arrangementet gjennom sosiale kanaler og blogging – med lenke til skreddersydde landingssider eller aktuelle hjemmesider.
Også såkalt eide flater, som for eksempel å bygge opp en egen e-postliste, blir viktigere og viktigere etter hvert som folk gjør innboksen mindre tilgjengelig for andre. Det hele handler om å opprette én-til-én-relasjoner med målgruppen og få i stand utveksling av informasjon.
Fellesnevneren for de ovennevnte eventtrendene er at alle som lager arrangementer i 2017, må skape en minnerik (og gjerne litt magisk) opplevelse for deltakerne.
Deltakerne dine forventer i større og større grad opplevelsesbaserte øyeblikk som kreativ lyssetting og nyskapende sceneoppsett, spennende mat og drikke og digitale goodiebags som deltakerne kan få på mobilen.
Den overordnede trenden i eventbransjen er et stadig større fokus på å skape arrangementer som er enda mer målrettede, enda mer strategiske, enda mer fornøyelige og enda mer engasjerende.
Kanskje lyder alt dette som en uoverkommelig utfordring for deg som skal planlegge og gjennomføre arrangement. Men fortvil ikke. Med den rette event management-samarbeidspartneren vil du kunne ta en mer systematisk tilnærming til både planleggingen og gjennomføringen.
Å skape fantastiske arrangementer er tid- og ressurskrevende. Et godt event management system lar deg jobbe smartere, ved å automatisere oppgaver som du ellers vil måtte bruke lang tid på. Selv om du kanskje tenker at det er billigere å gjøre alt selv, vil det å få eksperthjelp i lengden være uvurderlig.
Og langt mer gunstig for både merkevaren din og bunnlinjen.
LES OGSÅ: