Mange råd og tips om arrangementsplanlegging høres ut som om du har et helt team i ryggen og god tid til overs. Slik er det sjelden i virkeligheten.
I mange bedrifter er det én person som sitter med hovedansvaret for arrangementet – og store deler av gjennomføringen. Da blir behovet for struktur, oversikt og gode verktøy raskt veldig tydelig.
Bedriften din skal ha et jubileum, et kundetreff eller frokostseminar som du nettopp har fått ansvaret for. Eller den som er ansvarlig, har blitt syk, og du må ta over.
Kanskje har du vanligvis helt andre oppgaver enn å planlegge og gjennomføre arrangementer. (Og kalenderen din er selvsagt fullbooket.)
Uansett hva årsaken er til at du sitter alene med dette, og enten du er vant til det eller ikke, så ser du raskt at det er ekstremt mye du skal huske på og passe på, og at det fort er detaljer som kan glemmes eller ikke oppfattes.
I en slik situasjon er det to ting som er helt avgjørende:
I denne artikkelen går vi gjennom punkt for punkt hvordan en komplett arrangementsplattform hjelper deg med å ha full kontroll på planleggingen og gjennomføringen av arrangementet, selv om du er alene med ansvaret eller har begrensede ressurser.
Når invitasjoner og påmelding henger sammen i samme system, slipper du å holde styr på utsendelser ett sted og påmeldinger et annet. Du setter opp én profesjonell invitasjon, sender den ut på e-post og får svarene samlet automatisk.
Det gjør det mye enklere å se hvem som har meldt seg på, hvem som har takket nei, og hvem du eventuelt bør følge opp. Må du invitere flere underveis, legger du dem bare til og sender ut den samme invitasjonen på nytt – uten å starte forfra eller miste oversikten.
Skal du sende ut program eller velkomstmelding på e-post eller SMS, kan du gjøre alt klart i god tid og sette utsendelsen til riktig tidspunkt. Da slipper du å huske på det midt i innspurten, når det allerede er nok å holde styr på.
Samtidig er du trygg på at informasjonen bare går til dem som faktisk har bekreftet at de kommer. Det sparer deg for manuelt arbeid og gjør det enklere å gi deltakerne riktig informasjon til riktig tid.
Koster det penger å delta på arrangementet ditt, bør betalingen skje så enkelt som mulig – både for deltakerne og for deg. Når du sitter alene med ansvaret, er manuell oppfølging av innbetalinger noe av det som stjeler mest tid og skaper unødvendig stress.
Med en arrangementsplattform kan deltakerne betale med kredittkort eller Vipps samtidig som de melder seg på. Eller du kan generere fakturaer og sende disse ved registrering eller på et senere angitt tidspunkt. Da får du betaling og påmelding samlet i én flyt, bedre oversikt før arrangementet starter og langt mindre behov for å følge opp i etterkant eller involvere økonomiavdelingen.
Skal du tilby overnatting på hotell, blir det fort mye ekstra jobb hvis du må holde oversikt over rombestillinger manuelt. Legger du inn rommene du har forhåndsbestilt i systemet, kan deltakerne velge og bestille rom selv når de melder seg på.
Det sparer deg for mange runder med e-post, gir deg mindre koordinering i siste liten og langt bedre oversikt underveis. Resultatet er mindre administrasjon for deg og en smidigere opplevelse for deltakerne.
Når du planlegger arrangement, går det fort mye tid til å rette opp i endringer deltakerne egentlig kunne ha gjort selv. Og som regel kommer disse justeringene akkurat når du har minst kapasitet – tett opp mot arrangementsstart.
Med en arrangementsplattform kan du sende deltakerne en bekreftelse med lenke til egen påmelding, slik at de selv oppdaterer informasjonen sin innen fristen du har satt. Det gir deg mindre manuelt arbeid, bedre fokus i innspurten og bedre kontroll på deltakerlisten hele veien.
Deltakere har ofte spørsmål før arrangementet, og da forventer de raske og presise svar. Hvis alle henvendelser må gå via deg, blir du fort et unødvendig mellomledd. Det stjeler tid fra alt annet du må få på plass.
Med digitale henvendelser i en arrangementsplattform går spørsmålet direkte til den rette personen med én gang. Det gir raskere svar til deltakerne, mindre avbrytelser for deg og en mer effektiv arbeidsflyt i hele arrangementsteamet.
Når du planlegger arrangement, trenger ofte flere eksterne leverandører tilgang til oppdatert informasjon. Hvis du må sende nye tall og detaljer manuelt hver gang noe endrer seg, går det fort mye tid, og risikoen for misforståelser øker.
Arrangementsstedet må for eksempel vite hvor mange som kommer, hotellet trenger oversikt over rom, matleverandøren må ha kontroll på antall og mathensyn, og tekniske leverandører trenger oppdatert grunnlag for å planlegge lyd, bilde og oppsett.
Med en arrangementsplattform kan du dele lenker til deltakeroversikten som oppdateres fortløpende. Da slipper du å sende nye statusmeldinger hele tiden, samtidig som leverandørene får den informasjonen de trenger for å gjøre jobben sin godt.
Når arrangementet er i gang, trenger du rask oversikt over hvem som har kommet, og hvem som fortsatt mangler. Uten en enkel innsjekkløsning blir dette fort enda en oppgave du må følge opp manuelt, akkurat når du egentlig bør være til stede og ha fokus på gjennomføringen.
Med QR-koder kan du sjekke inn deltakerne fortløpende med mobilen etter hvert som de ankommer. Da får du oppdatert oversikt i sanntid, slipper unødvendig manuell registrering og står bedre rustet når du senere skal følge opp med for eksempel evaluering kun til dem som faktisk deltok.
Skal du lykkes bedre neste gang, trenger du mer enn magefølelse og tilfeldige kommentarer underveis. Du trenger konkrete tilbakemeldinger fra dem som faktisk deltok. En god evaluering gir deg innsikt i hva som fungerte, hva som bør justeres, og hva deltakerne ønsker mer eller mindre av neste gang.
Med en arrangementsplattform kan du lage evalueringen ferdig på forhånd og sette den til utsendelse så snart arrangementet er avsluttet. Da slipper du å huske på det i etterkant, samtidig som du øker sjansen for å få relevante svar mens opplevelsen fortsatt er fersk hos deltakerne.
Selv om du sitter alene med mesteparten av ansvaret og det praktiske rundt arrangementer, betyr ikke det at du må løse alt på egen hånd. Med de riktige verktøyene kan du jobbe langt mer effektivt, ha bedre kontroll underveis og bruke mindre tid på oppgaver som egentlig ikke burde stjele oppmerksomheten din.
En komplett arrangementsplattform hjelper deg å holde orden på alt som må på plass – fra invitasjoner og påmeldinger til innsjekk, evaluering og oppfølging. Det gir deg mer overskudd til å konsentrere deg om det som faktisk gjør arrangementet vellykket: godt innhold, gode deltakeropplevelser og trygg gjennomføring.
Det er også verdt å spørre: Hvor mye tid bruker dere i dag på manuelle oppgaver, dobbeltarbeid og oppfølging som egentlig kunne vært løst smartere? Når arrangementene vokser i omfang og forventningene øker, blir det raskt tydelig hvor sårbar planleggingen er uten gode systemer.
Velger du en markedsledende arrangementsplattform, får du ikke bare et system, men også en partner som kan hjelpe deg å bruke det effektivt. Mange leverandører har i tillegg nettverk til andre samarbeidspartnere du trenger. Det betyr færre aktører å forholde seg til, bedre flyt i planleggingen og større trygghet hele veien fram til arrangementsstart.