På tampen av fjoråret skrev vi at første halvår av 2021 fortsatt vil være krevende for arrangementer. Så langt ser den spådommen ut til å slå til. Situasjonen vi står i, er fortsatt preget av usikkerhet rundt hva fremtiden bringer for arrangementer og events.
Én ting er i hvert fall sikkert, og det er at vi i år vil se enda mer av hybride arrangementer, både her hjemme og internasjonalt. Altså at én del av arrangementet gjennomføres på et konferansested, i et streamingstudio eller i egne lokaler, med et begrenset publikum i salen, mens resten strømmes.
Arrangørers erfaringer med hybride møteplasser
Koronakrisen førte til at bedrifter og organisasjoner ble stilt overfor valget mellom å avlyse/utsette eller å gjennomføre digitalt – og mange valgte det siste.
Unit har delt sine erfaringer etter at de avholdt Digitaliseringskonferansen for høyere utdanning og forskning 2020 som en kombinasjon av Zoom og fysisk livestudio.
Også Pasientsikkerhetskonferansen har gjort seg noen erfaringer rundt det å digitalisere møteplassen. Johnny Advocaat-Vedvik, avdelingsdirektør i Helsedirektoratet, er inne på noe vesentlig:
– Å gjennomføre årets konferanse digitalt er en mulighet for oss til å teste et nytt format vi kan kombinere med en fysisk konferanse i fremtiden, og vi kan love at det både blir annerledes og på noen områder sannsynligvis bedre.
Kombinasjonen av fysisk og digitalt byr nemlig på det beste fra begge formater, hvor det legges vekt på interaksjon og samhandling mellom de som er fysisk til stede i salen, og de som følger med via skjerm.
La oss se på seks av de viktigste grunnene til at du bør kombinere fysisk og digitalt arrangement i år.
Mange vil fortsatt delta digitalt
Selv om vi er i full gang med å rulle ut vaksinen, er mye fortsatt usikkert med hensyn til smittesituasjonen, i måneder fremover. Når det gradvis åpnes opp igjen for fysiske møter, er det nok mange som vil anse det som tryggest å holde seg mest mulig hjemme inntil videre.
Ved å kombinere et fysisk arrangementssted med livestrømming når du også ut til de som helst vil praktisere sosial distanseringen en stund til for å være på den helt sikre siden.
Du når ut til flere
For å spille videre på forrige punkt: Selv om du med et hybridarrangement har færre deltakere i selve lokalet, åpner du opp for at mange flere kan delta hjemmefra, eller fra jobben. Den digitale delen av arrangementet – med profesjonell streaming i TV-kvalitet og muligheter for at digitale deltakere får ordet, avgir stemme eller enkelt kan delta på meningsmåling – gjør at du potensielt når ut over hele det langstrakte land, og andre land, hvis man også ønsker det.
Har du den fysiske delen av arrangementet i et studio i Oslo Spektrum, kan du strømme til virtuelle deltakere hvor det måtte være.
Bedre for miljøet
Et arrangement med færre folk til stede fysisk er en miljøvennlig møteplass, med lavere klimagassutslipp og redusert karbonavtrykk. Dette er en aspekt du kan legge vekt på i markedsføringen av arrangementet, da en grønn profil kan bidra til økt interesse og engasjement i merkevaren.
Les også: Hva er forskjellen mellom hybridarrangement og digitalt arrangement?
Det faglige innholdet får lengre “levetid”
På den digitale delen av arrangementet vil det alltids være noen deltakere som går glipp av enkelte presentasjoner eller sesjoner, eller som “shopper” enkeltforedrag og stikker innom når de har tid eller det er noe på programmet de er særlig interessert i.
Ved å gjøre et opptak av streamen og i etterkant dele denne, kan deltakere ta del i det faglige innholdet i dager og uker etter arrangementet. På den måten kan både arrangementet og merkevaren bli værende i bevisstheten hos deltakerne i lang tid i etterkant.
Du skaper større verdi for sponsorer
Samarbeid med sponsorer er en viktig del av mange arrangementer. Et arrangement som kombinerer det fysiske med det virtuelle, kan gi minst like gode profileringsmuligheter for sponsorer som et tradisjonelt arrangement, om ikke bedre.
Kombinasjonen av fysisk og digitalt arrangement gir ekstra god eksponering – i kraft av at du får større rekkevidde. Og jo høyere promoverdi du kan tilby sponsorer, desto større sponsorinteresse åpner du for.
Du står sterkere som arrangør
Den tredje bølgen truer, står det å lese i VG denne uken. Nakstad har uttalt at det ikke skal veldig mye til før vi er der vi var i mars i fjor. Poenget er at perioden inn mot påske kan slå begge veier, og vi kan igjen befinne oss i en situasjon der folk ikke kan eller ikke ønsker å reise.
En av lærdommene vi har fått under covid-19, er at man som arrangerer opererer i risikosonen dersom man ikke har en hybrid eller digital plattform å falle tilbake på. Da kan du igjen måtte avlyse eller utsette.
Har du først gjennomført et arrangement som en kombinasjon av fysisk og digital, vil du være bedre forberedt på å avholde et heldigitalt arrangement dersom det mot formodning kommer nye bølger. Dessuten vil det gi deg muligheten til å få mange nok påmeldte selv om antallet fysiske deltakere blir redusert.
Konklusjon
Selv om alt tyder på at digitale arrangementer er kommet for å bli, vil fysiske møteplasser alltid utgjøre en vesentlig del av det å avholde arrangement. Derfor vil flere og flere arrangementer i tiden fremover ikke være heldigitale, men en kombinasjon av fysisk og virtuell møteplass.
Ifølge eksperten Julius Solaris i Event Manager Blog sier 62 prosent av arrangementsplanleggere at fremtidens møter og arrangementer er hybride.
Forhåpentligvis er det bare et tidsspørsmål før vi trygt kan avholde arrangementer på den gode gamle måten igjen. Inntil videre står vi midt i “den nye normalen”, der en kombinasjon av fysisk og digitalt arrangement er det mest hensiktsmessige for å skape gode deltakeropplevelser.
