Å konstatere at de siste månedene har vært turbulente for alle som jobber med arrangement og events, vil være en underdrivelse. I løpet av få dager måtte bedrifter og organisasjoner avlyse eller utsette sine arrangementer.
Samtidig har Norge blitt digitalisert i rekordfart, og mange arrangører velger å gjennomføre arrangementer digitalt, ved hjelp av videokonferanse- og webinarverktøy. Virtuelle møteplasser har blitt den nye normalen i den globale arrangements- og eventbransjen.
Hvor går veien videre for arrangementer nå som verden er i ferd med å normaliseres igjen? Vil digitale arrangementer være en trend som vedvarer også etter korona?
Vi trenger fysiske møteplasser
Ikke alle sider ved et fysisk arrangement kan gjenskapes ved bruk av digitale hjelpemidler. Men gjort riktig kan digitale arrangementer gi gode deltakeropplevelser, og på enkelte områder til og med bli bedre enn arrangementer som avholdes fysisk. IBMs globale årskonferanse “IBM Think Digital 2020” ble et godt eksempel på at en helvirtuell konferanse kan lykkes over all forventning.
En kjempefordel med en virtuell møteplass er at mange flere kan delta, helt uten begrensninger i reise og avstand. Likevel, en av de viktigste lærdommene vi sitter igjen med i kjølvannet av Covid-19, er at virtuelle møteplasser ikke er et fullverdig substitutt for fysiske. Vi som jobber med arrangementer, visste dette fra før – at ingenting kan erstatte det å kunne komme sammen fysisk, ha øyekontakt, snakke sammen, bygge relasjoner, og hygge seg i et felles opplevelsesunivers.
Folk lengter etter å møtes igjen.
Selv om alt tyder på at virtuelle møteplasser er kommet for å bli, vil det å møtes i et fysisk lokale i den virkelige verden alltid være en viktig del av det å avholde arrangement. Derfor vil arrangementer i tiden fremover sannsynligvis ikke være heldigitale, men en blanding av fysisk og virtuell møteplass.
Her kommer hybridarrangementer inn i bildet, det vil si møteplasser som kombinerer digitale konferanseverktøy med det å møtes ansikt til ansikt.
Hybridarrangement – digital og fysisk arena i skjønn forening
Erfaringen med digitale arrangementer så langt viser at arrangører har tatt utfordringen på strak arm. Like fullt er det ikke til å stikke under stolen at det også byr på utfordringer, først og fremst av teknisk art. Et godt digitalt arrangement krever interessant innhold, et lett forståelig format, god overføringskvalitet og gode muligheter for samhandling og interaktivitet. I lys av dette ser vi at flere konferansesteder tilbyr muligheten til å gjennomføre hybridarrangementer.
Det vil si at én del av arrangementet gjennomføres i konferansestedets lokaler, med et begrenset publikum i salen, mens resten foregår på nettet. Denne løsningen gir en digital konferanse med langt høyere kvalitet enn det man kan få når foredragsholdere og andre sitter hjemme hos seg selv, med varierende digital kompetanse og kvalitet på utstyret.
Et hybridarrangement i regi av en profesjonell konferanseaktør vil kunne levere høy kvalitet på stream, slik at hele kontorer eller auditorier i andre deler av landet kan være med uten tekniske problemer. Et konferansested eller kongressenter har dessuten kapasitet og plass til å gjennomføre den fysiske delen av et arrangement i tråd med gjeldende retningslinjer for smittevern.
Kanskje kan samkjørt lunsj, quiz eller pauseyoga være med på å skape engasjement og samhold på tvers av den digitale og den fysiske møteplassen. Bare fantasien setter begrensningene.
Les også: Hvordan tilpasser du presentasjonen til en digital møteplass?
Smittesporing og påmelding
Vi har tidligere skrevet om hva som er viktig å huske på når man skal avholde digitale arrangementer. Da er i hovedsak folk hjemme eller følger selv smittevernsregler der de måtte oppholde seg.
Når man avholder hybridarrangementer eller fysiske møter, er det derimot viktig at alle smittevernsregler følges til punkt og prikke! Norske konsertarrangører har laget en smittevernveileder for konserter og arrangementer under Covid-19-utbruddet. Veilederen er utarbeidet etter mal fra Folkehelseinstituttet publisert 28. april 2020 og tilpasset konserter og arrangementer. I veilederen heter det at:
“I tilfelle det skulle bli behov for å kontakte publikum i forbindelse med smittesporing og informasjon rundt eventuell smitte i etterkant av arrangementet, skal arrangør sørge for å holde oversikt over publikum og nødvendig kontaktinformasjon.”
Dette innebærer at du som arrangør til enhver tid må ha oversikt over hvem og hvor mange som oppholder seg i lokalet. Dermed må alle arrangementer ha obligatorisk påmelding og kontroll av hvem som faktisk kommer. Med et profesjonelt påmeldingssystem kan du yte best mulig deltakerservice, ha full oversikt og kontroll, enkel innsjekk og ha alt samlet i ett eneste system.
Slik vi ser det, vil digitale arrangementer og hybridarrangementer utgjøre en sentral del av den nye hverdagen i bransjen. Den digitale kompetansen i befolkningen har skutt i været, og det er ikke lenger utenkelig for folk flest å følge en konferanse via systemer for videokonferanse.
