Effektiv kommunikasjon med deltakere er en forutsetning for at et arrangement skal bli vellykket. En god huskeregel for kommunikasjonen før, under og etter arrangementet er å sette deg inn i deltakernes sted og spørre: «Hva ville jeg hatt behov for å vite?»
Vi gir deg råd og vink på veien mot en god event-opplevelse for både deg og dine deltakere. Når alt kommer til alt: En god deltakeropplevelse er det aller viktigste.
Før arrangementet
Med påmeldingsskjemaet gir du deltakeren klare og tydelige svar på alt han eller hun trenger å vite om arrangementet. Samtidig ber du om den informasjonen du trenger for å håndtere og ivareta deltakerne på best mulig måte.
Kommunikasjonen med påmeldte handler om å legge til rette for at de får best mulig opplevelse inn mot arrangementet. Gi svar på hvor og når det finner sted:
- Tydelig dato
- Klokkeslett (når det begynner og slutter)
- Navn og adresse på arrangementsstedet (gjerne med lenke til en beskrivelse, eller et kart)
Slik grunnleggende informasjon får førstegangsdeltakere til å senke skuldrene litt.
Bruker du i tillegg påmeldingsskjemaet til å finne ut litt om deltakerne på forhånd – hva som interesserer dem, hva de jobber med, preferanser de har når det gjelder mat og drikke – kan du imponere dem ved å vise at du har gjort hjemmeleksen.
Under arrangementet
Som regel er det fem grunnleggende ting enhver deltaker lurer på – sørg for å gi klokkeklare svar:
- Hvor parkerer jeg?
- Hvor sjekker jeg inn?
- Hvor er toalettet?
- Hvor får jeg mat og drikke?
- Hvor skal eventet være?
Disse spørsmålene viser hvor viktig det er med god skilting. Fra det øyeblikket deltakeren ankommer, bør det være tydelig merking som veileder ham/henne gjennom registrerings-/innsjekkingsområdet. Lykkes du med førsteinntrykket, vil deltakeren få en god opplevelse og start.
Underveis i arrangementet er det viktig at du opprettholder den gode kommunikasjonen med deltakerne. Du kan for eksempel å ha en live-feed på storskjerm med aktivitet på sosiale medier relatert til ditt arrangement. Velg ut en hashtag og oppfordre både deltakere og foredragsholdere til å benytte den både under og etter arrangementet.
En eventapp, slik som Tappin Event App, er en ypperlig løsning for kommunikasjon og informasjon før, under og etter arrangementet. Tjenesten/løsningen genererer en eventapp for smarttelefoner, nettbrett og PC, som distribueres til deltakeren når denne har meldt seg på arrangementet.
En eventapp legger til rette for effektiv kommunikasjon mellom arrangør og deltaker og deltakerne imellom. Løsningen skaper engasjement, involvering og interaktivitet: live avstemninger på storskjerm, spørsmål fra sal til scene, quizer og konkurranser.
I eventappen har deltakeren alltid oppdatert informasjon. Program, innhold, praktisk informasjon, presentasjoner, foredragsholdere, utstillere, hotell, etc.
Dessuten er det lurt å følge med i sosiale medier på eventuelle innspill fra deltakere om problemer og utfordringer de måtte ha, slik at du kan håndtere dette underveis.
Husk alltid på at et arrangement skal tydeliggjøre og forsterke virksomhetens budskap. Prøv deg frem med kreative måter å få frem visjon og kjerneverdier på.
Etter arrangementet
Å be deltakerne om å gi tilbakemeldinger i etterkant av arrangementet er noe av det smarteste du kan gjøre. Folk setter pris på muligheten til å gi feedback, og det gir deg gode innsikter. Hvilke forventninger hadde de, og hva var det som eventuelt ikke ble oppfylt underveis? Du får vite hva som gikk bra, og hva som kanskje ikke fungerte like bra. I tillegg kan du få gode innspill på hva som kan gjøres enda bedre neste gang.
Sist men ikke minst: Å samle inn tilbakemeldinger etter arrangementet er en ypperlig anledning til å opprettholde kontakten med potensielle kunder.
Evalueringen i etterkant bør ha med spørsmål, også rundt det faglige. Spesifiser gjerne hva du ønsker tilbakemelding på, så som foredragsholdere, lokalet, maten eller annet. Og husk å takke for deltakelsen!
Og hvis det det var noe som sviktet …
Prikkfrie arrangementer? De finnes ikke.
Det kan være at du har lagt opp et program som viser seg å være for tettpakket, slik at deltakerne knapt fikk tid til å mingle og hente seg inn mellom sesjonene.
Kanskje ble det noe krøll med registreringen, slik at deltakeren endte opp uten sitteplass, navnelapp eller mat/drikke. Eller kanskje var ikke alt det tekniske i orden: PC-en eller projektoren slo seg vrang, eller det ble krøll med Wi-Fi-en.
Når noe skjærer seg i løpet av arrangementet, må du være parat til å ta deg av det på en god måte, der og da. Tar du som arrangør ansvar og forklarer deltakerne hvilke grep du skal gjøre for at ikke noe lignende skal gjenta seg til neste år, vil folk bære over med slike hendelige uhell.
LES OGSÅ:
