Innsjekking av deltakerne er ofte en av de store testene på om arrangementet vil gå knirkefritt for seg. Går innregistreringen av deltakerne lekende lett, vil deltakerne kjapt gå videre til selve arrangementet, og gir en god start for både deltakere og arrangør.
Blir derimot køen lengre og lengre, mens arrangør fortsatt står og blar i printede lister – uten å finne navnet på deltakerne – da går totalopplevelsen av arrangementet på en smell allerede i startgropa. Og akkurat nå er det viktig at mange ikke står i kø samtidig...
I 2021 er det ingen grunn til å sjekke inn deltakerne med gammeldagse metoder. På flere og flere arenaer er folk flest blitt vant til innsjekk og registrering med QR-kode: boarding på fly, kino, konserter, treningssenter, osv. Dermed er det naturlig at deltakere på arrangement i dag forventer at innsjekkingen skal gå like kjapt som å skanne seg inn ved ombordstigning på flyet.
Enkelt og kjapt med QR-kode-innsjekk
Deltakere som får en ugunstig førstekontakt med ditt arrangement, tar med seg denne opplevelsen videre inn i dagen. Helt unødvendig, når det finnes en langt mer effektiv løsning!
Elektronisk innsjekk gjør innregistreringen av deltakerne til et hyggelig første kontaktpunkt, hvor du som arrangør kan møte dem med et smil om munnen istedenfor svetteperler på pannen.
Slik fungerer innsjekk med QR-kode:
Før arrangementet sender du deltakerne SMS eller e-post med en kode (eller koden kan ligge direkte i deltakerens app for arrangementet). Deltaker viser frem koden når han eller hun kommer, og du skanner alle enkelt og raskt inn. Du slipper å lete i lister og krysse av, og alle deltakere er sikre på å bli "funnet".
Enklere og kjappere går det ikke an å sjekke inn et stort antall deltakere.
Hva er fordelene ved elektronisk innsjekk?
Verdien av at deltakerne får et godt førsteinntrykk og blir møtt av god stemning, er udiskutabel. Men hvordan bidrar innsjekk med QR-kode til at du som arrangør sparer både tid og penger?
Her er noen av de viktigste fordelene ved innsjekk med QR-kode:
Smittesporing på arrangementet blir enklere og sikrere
Med QR-kode-innsjekk er du som arrangør helt sikker på hvem som faktisk møtte. Skulle det bli nødvendig med smittesporing i etterkant, kan du raskt og enkelt sende ut SMS til alle som har vært til stede. Dette er fint og trygt for deltakere, som kan få rask beskjed uten at det går med ekstra tid.
Les mer: QR-innsjekk – for enklere smittesporing på arrangementet
Du kan printe ut navneskilt samtidig med innsjekk
Å printe ut navneskilt på forhånd hører fortiden til – det blir alltid endringer i siste liten, flere som melder seg på, eller feil på skiltene. Ikke er det særlig miljøvennlig heller...
Med løsning for elektronisk innsjekk kan du velge å printe ut navneskilt (hvis du trenger dem) etter hvert som deltakerne sjekkes inn. På den måten blir alt korrekt, du har full kontroll og printer ikke flere enn nødvendig.
Du får bedre oversikt
Med QR-kode-innsjekk vet du til enhver tid hvor mange deltakere som har kommet, og hvor mange som mangler – uten å måtte telle opp navneskilt som ligger igjen på bordet.
Kanskje ser du at et par deltakere ennå ikke har møtt opp. Er de på vei, eller kommer de ikke? Skal dere vente litt med å starte opp, eller skal dere kjøre i gang?
Du trenger ikke å gjette; send deltakerne en SMS og spør om de er på vei. Da kan du printe ut navneskiltene og ha dem liggende klare til de dukker opp. På den måten kommer deltakerne seg fortest mulig i gang med dagen og går ikke glipp av et foredrag de kanskje har sett frem til i lang tid.
Du kan sjekke deltakere inn på ulike aktiviteter
Med QR-kode-innsjekk kan du sjekke deltakeren både inn og ut, og dessuten sjekke inn på ulike aktiviteter basert på hva deltakeren er påmeldt. Har dere flere innsjekkspunkter, kan dere se hvor deltakerne har vært (blitt skannet) – inngang, utgang, Stand A, Stand F, osv.
I tillegg kan du «tildele» en aktivitet til et innsjekkspunkt. Det vil si at alle som er påmeldt til å delta på Grupperom A, får sjekke inn der. Er man ikke påmeldt, men prøver å skanne, blir man stoppet.
Det er også mulig å legge til maks antall skanninger per kode, slik at man for eksempel bare får gå inn inngangen én gang (hvis nødvendig).
Det blir mindre behov for innregistreringspersonell
En av de største fordelene ved å ta i bruk innsjekk med QR-kode, er at det trengs færre folk til innsjekking av deltakerne. Det betyr igjen at du kan bruke mindre tid på å instruere staben i hvordan de skal håndtere innsjekkingen, og det blir flere til å bistå deltakerne rundt omkring ellers de første viktige minuttene av arrangementet.
Så, kvitt deg med navnelister på papir og senk skuldrene!
Du får bedre kontroll
Etter arrangementet skal du sikkert sende ut evaluering til deltakerne. Men hvis du ikke vet nøyaktig hvem som deltok, og hvem som ikke møtte, hvordan vet du hvem du skal sende den til og ikke?
Ingen liker å få e-poster om noe de ikke deltok på. Å motta lenke til spørsmål om noe man faktisk ikke møtte opp til, tyder på at arrangør mangler oversikt. Ikke minst er det veldig irriterende å bli bedt om tilbakemeldinger når man ikke har vært der …
Med QR-kode-innsjekk får du kontrollen som trengs for å sende kun til de som faktisk var stede, og ikke til alle som opprinnelig hadde tenkt til å komme. Du sender bare til de som har fått status som «møtt» i systemet.
Oppsummering
Et system for innsjekk med QR-kode gir deg en rekke fordeler. Blant annet får du full oversikt over hvilke deltakere som til enhver tid har møtt / ikke møtt, du sparer kostnader knyttet til forhåndstrykk og administrasjon av navneskilt, og det blir mindre behov for innregistreringspersonell.
Men egentlig best av alt: Stemningen i innsjekkingsområdet – de første forventningsfulle minuttene da både arrangør og deltakere er spent på hva dagen vil bringe – blir god og avslappet. Smil og lave skuldre blant arrangørstaben smitter over på deltakerne, og det avgjørende førsteinntrykket er i boks.
Deltakere som er glade og fornøyde, er mer mottakelige for kunnskapsoverføring og vil sitte igjen med en bedre totalopplevelse i etterkant. Dette bidrar til at du oppnår de satte målene med arrangementet.
Når deltakerne går ut av lokalet med en opplevelse av at alt gikk knirkefritt fra begynnelse til slutt, da er valget enkelt neste gang de får en invitasjon fra deg.
PS: I løpet av et par uker får de som bruker Proviso mulighet til å skanne deltakere fra mobil til mobil, slik at man slipper skanner og PC hvis man ikke ønsker det.
