Å ha ansvaret for et arrangement med mange deltakere er ingen spøk, det har mange av oss erfart. Listen over alt du må huske på, er lang. At alt går som planlagt, hører til sjeldenhetene.
Én ting er å klare å ha kontroll på alle deltakerne – underveis i prosessen blir det mange e-poster, telefonsamtaler, SMS-er og mange timers arbeid sent og tidlig. Timer som helst skulle vært brukt på å forberede det faglige innholdet. Og til slutt blir det som regel mange løse tråder likevel:
Hvor mange kommer, og hvor mange skal delta på de ulike aktivitetene? Hvem kommer ikke, hvem kommer kanskje? Har vi nok rom til deltakerne? Hvor mye tid må jeg bruke på å purre på dem som ikke betaler i tide? Hvordan skal jeg klare å holde de påmeldte oppdatert til enhver tid?
For deg som arrangør er ikke dette akkurat den mest givende delen av deltakerhåndteringen ...
Men du vil så gjerne at deltakerne dine skal oppleve deg som proff i alle ledd – og samtidig få en god opplevelse, fra de melder seg på og gjennom arrangementet. Derfor må du være “på ballen” hele veien.
En annen ting er å klare å fange opp alle endringene som dukker opp underveis. Her er det at arbeidstiden virkelig slukes. Endringer på deltakerinformasjon er ofte det som er mest tidkrevende på et arrangement med mange deltakere.
Med et digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere får du full kontroll på deltakerne – pluss alle endringene – gjennom hele arrangementets livsløp.
I dette innlegget gir vi deg 3 gode grunner til å bruke Proviso når du skal planlegge og gjennomføre et arrangement.
1. Det er enkelt å gjøre endringer på én eller flere deltakere underveis
Med Proviso kan du enkelt endre informasjon på én eller flere deltakere. Du velger selv om deltaker skal ha en ny oppdatert bekreftelse eller ikke.
Har du et arrangement med betaling og det blir gjort endringer som medfører mer eller mindre å betale, vil deltaker automatisk bli kreditert gammel faktura og få ny faktura tilsendt. Har deltaker allerede betalt, viser betalingsoppfølgingen det som gjenstår å betale, eller eventuelt det som er betalt for mye.
Hvis du tillater det, kan deltaker selv gjøre endringer i sin registrering, inntil fristen du har bestemt, har utløpt.
2. Segmentering av deltakerne gir deg mye bedre oversikt
Har du flere hundre deltakere, vil du oppleve at de har mange forskjellige behov. Når man har et stort antall deltakere, er det vanlig å dele opp deltakerne i flere kategorier, forskjellige sesjoner og aktiviteter. Et eksempel på dette kan være å dele inn i potensielle kunder, samarbeidspartnere og nåværende kunder.
Det er ikke bare behovet til deltakerne som varierer, men du som arrangør kan også ha behov for å skille dem under arrangementet. Nåværende kunder skal muligens delta på andre type sesjoner enn potensielle kunder, så informasjon, program og tilganger kan da være forskjellig.
En slik segmentering vil gjøre det mye mer oversiktlig og enklere for deg som arrangør.
Med tilpasset registreringsside kan du enkelt segmentere deltakerne og få samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig for deg. Da blir også deltakeropplevelsen bedre.
3. Oppdaterte rapporter gir deg full kontroll
Et profesjonelt påmeldingssystem gir deg gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon og er oppdatert til enhver tid.
Proviso har en kraftig rapporteringsmotor, som oppdateres fortløpende. Dermed har du som arrangør full kontroll på deltakerne.
Du kan velge mellom ulike standardrapporter eller lage dine egne, som med et tastetrykk kan overføres til Excel/PDF. Ønsker du å distribuere rapportene til andre samarbeidspartnere, kan disse enkelt sendes på e-post som lenker. Da har alle samme oppdaterte informasjon, også uten å ha tilgang til Proviso.
Full kontroll på deltakerne og endringer? Lett!
Deltakerhåndtering og endringer på deltakerinformasjon behøver ikke å gi deg hodepine og poser under øynene. Tar du i bruk et nettbasert påmeldingssystem, har du kommet et godt stykke på vei med detaljkontroll og oversikt – og ikke minst mye unødvendig arbeid og tid spart!
Med Proviso kan du når som helst og fra hvor som helst (også fra mobilen!) logge deg inn for å få siste status og enkelt kommunisere med dine deltakere pr e-post og SMS.
Hvem har sagt at det å ha kontroll på deltakerne og fange opp endringer ikke kan være lekende enkelt og faktisk morsomt?
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
