Hva bør du egentlig inkludere i et påmeldingsskjema?


Hva bør du egentlig inkludere i et påmeldingsskjema?

Christine Martin | 25. okt 2016
5 minutter lesetid


Et påmeldingsskjema behøver vel bare å inneholde navn, e-post og mobilnummer – eller? Her er det du bør inkludere i påmeldingsskjemaet for å få mest mulig ut av det.

Et påmeldingsskjema skal samle inn all nødvendig informasjon om deltakerne samtidig som deltakeren skal sitte igjen med alt han eller hun trenger å vite om arrangementet. Du som arrangør må informere om det som er relevant, klart og tydelig og be om akkurat den informasjonen du trenger for å håndtere deltakerne på best mulig måte. For å hjelpe deg i gang har vi laget en sjekkliste for hva som er helt nødvendig at du har med, også hva som du bør tenke igjennom om er relevant å ha med eller ikke. Det er viktig å ikke pålegge deltakerne å svare på mer enn nødvendig.

Sjekkliste: dette må du inkludere i et påmeldingsskjema

Fornavn, etternavn, e-post og mobilnummer

Først og fremst er det viktig at du får navnet til den som skal delta, epost-adressen og et mobilnummer.Ellers er det viktig å huske på:
Er det et åpent arrangement “alle kan delta” på er informasjonen overfor nødvendig for å kommunisere med deltakerne på en god måte før, under og etter arrangementet. Er det et “lukket” arrangement (man blir invitert til) har man ofte deler av denne informasjonen allerede. La da disse feltene være ferdig fylt ut i registreringsskjemaet. Da får også deltakeren anledning til å korrigere hvis noen av feltene har feil informasjon.


Tittel, arbeidssted og eventuelt avdeling

Er det viktig for deg som arrangør å se hvilke bedrifter som er representert på arrangementet, og ev. hvilken avdeling som møter opp fra de enkelte bedriftene? Da må du ha med dette.Tittel kan være lurt å ta med dersom du skal bruke innsamlet informasjon til å lage navneskilt etc.Generell informasjon om arrangementet

Dette skal gi svar på hvor og når arrangementet finner sted. Oppgi derfor:

  • Tydelig dato
  • Klokkeslett (når det starter og slutter)
  • Navn og adresse på arrangementsstedet. Gjerne med lenke til en beskrivelse, eller et kart.

Et lite tips: Husk å ha med en “kan ikke delta”-lenke i invitasjonen for mottakere som ikke har mulighet til å delta. Ved å gjøre det enkelt å gi beskjed om at man ikke kan komme, slipper du som arrangør å sende påminnelser på ubesvarte invitasjoner.

Dette kan du inkludere hvis det er relevant å samle inn mer informasjon.

  • Dersom du skal ta betaling for arrangementet, er det viktig å få tydelig frem hva det koster.
  • Bruk enkle betalingsløsninger (faktura på e-post ved påmelding eller kredittkortbetaling)
  • Husk å oppgi hva en ev. kredittkortbelastning vil være merket med i nettbanken, så slipper du mange henvendelser i etterkant om hvorfor du har “tatt” penger fra deres konto.
  • Kjøper du denne tjenesten fra et system er det ofte systemleverandør som kommer frem på kvitteringen/nettbanken og ikke din bedrifts navn/navnet på arrangementet.


Hva er deltakerne interessert i å delta på?

Dersom du planlegger et større arrangement med flere foredrag, workshops, seminarer og annet som pågår samtidig, er det viktig å finne ut av hva den enkelte deltakeren ønsker å delta på. Slik får du enklere tilpasset de aktuelle lokalene til det som er mest hensiktsmessig.


Hva ønsker deltakerne å få ut av arrangementet?

Uavhengig om deltakerne deltar på grunn av networking med andre i samme bransje, innhenting av ny informasjon, kunnskap eller rett og slett interesse for bedriften som arrangerer, er det enklere å vite hvordan man skal legge opp programmet hvis man på forhånd kartlegger deltakernes ønsker/intensjoner.

Behøver du å legge inn mye tid til mingling, eller er alle der for å få med seg så mange faglige foredrag som mulig? Dette er lurt å vite på forhånd.

  • Booking av hotellrom dersom overnatting tilbys
  • Dersom du som arrangør tilbyr hotellovernatting til deltakerne er det viktig å få med dette i påmeldingsskjemaet. Her skal deltakerne enkelt kunne velge om han eller hun ønsker et rom og eventuelt hvem de ønsker å dele rom med.

Dette er også informasjon som kan være viktig å få med i skjemaet:

  • Transport og flytider (hvis noe av dette skal organiseres av arrangør)
  • Mat og allergier - skal det serveres mat og det er kanskje valgfritt om man vil delta på middag eller annet? Husk å ta med dette og spør samtidig om eventuelle allergier.
  • Salg eller bestilling av produkter? Kanskje skal det deles ut t-skjorter på arrangementet? Da er det i så fall greit å vite størrelsen i forkant.
  • Aktiviteter utenom de faglige deltakerne skal kunne melde seg på: Tenker du å legge opp til båttur, sightseeing eller annet som deltakerne kan være med på og som det er viktig for deg å vite antallet på? Da er det viktig å ta det med.
  • Trenger du mye informasjon fra deltakerne dine kan det være lurt å dele dem inn i ulike kategorier. Slik kan du tilpasse påmeldingsskjemaet til hver enkelt kategori og du slipper å spørre alle om mye som kanskje ikke er relevant for alle.

Husk også å ta med foredragsholdere, egne ansatte og evt. andre som bør være med slik at du fra starten av får full kontroll og alle registrert i samme system.

 

Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystemGratis E-bok: Tre eventprofesjonelle

Andre leste også