Hva lærte vi egentlig av 2020 i arrangementsbransjen? 


Hva lærte vi egentlig av 2020 i arrangementsbransjen? 

Helene Stokke | 07. jan 2021
6 minutter lesetid

Hva lærte vi egentlig av 2020 i arrangementsbransjen? 

De fleste trekker nok et lettelsens sukk over at vi har lagt bak oss 2020 og går lysere tider i møte. Riktignok har det nye året blitt innledet med en kalddusj i form av forsterkede nasjonale smitteverntiltak og økende smitte. Men vaksinen har kommet til Norge og rulles nå ut fortløpende. Det betyr at vi på litt sikt fortsatt er et stort steg nærmere å vinne kampen mot viruset.

Etter et år hvor mange av oss har blitt satt skikkelig på prøve, kan vi spørre oss: Hva sitter vi i arrangementsbransjen igjen med av erfaringer, innsikter og lærdom?

Vi har utvilsomt lært veldig mye, langt utover nye verktøy som Zoom og Teams og nye ord som hybridarrangement og strømming … La oss se nærmere på noen av de viktigste læringspunktene som vi tar med oss videre inn i 2021.

Vi er tilpasningsdyktige

Da vi forstod at dette kom til å ta tid, ble det en veldig rask tilpasning til digitale arrangementer og nye verktøy og metoder. Læringskurven har vært bratt både for arrangører og deltakere, men sammen har vi klart å tilrettelegge for aktivitet under de til enhver tid gjeldende smittevernregler og begrensninger.

Dette har vist oss at vi mennesker er flinke til å endre og tilpasse oss når vi må.

Vi trenger å møtes fysisk og ha øyekontakt

Da landet stengte ned 12. mars 2020, gikk vi fra fysiske møteplasser til heldigitale møter og arrangementer. Men vi mennesker vil gjerne møtes så langt det er mulig. Som Hanne Sophie Greve skriver i Tidsskrift for Den norske legeforening: “Mennesket er et sosialt vesen, og møtet mellom mennesker er en av de største og viktigste delene av livet.”

Selv om mange har tatt i bruk digitale løsninger for å lage arrangementer, vil det aldri fullt ut erstatte den kreative og sterke effekten av å møtes fysisk. I 2020 tok det derfor ikke lang tid før vi gikk fra rene digitale til hybride arrangementer. Og i dag venter vi alle på at det skal bli mulig å møtes fysisk igjen, tilnærmet som før.

I krisetider trår alle til

Når det virkelig gjelder, stiller aktørene i arrangementsbransjen opp for hverandre. Leverandører og alle involverte gjør det de kan for å bidra i en vanskelig tid. Vi har sett at kunnskap blir raskt delt, og at man er veldig fleksibel på bestillings- og leveringsfrister.

Det må ikke være dyrt eller vanskelig å lage gode digitale arrangementer

Fortsatt er det en utbredt oppfatning at man som arrangør er nødt til å investere i dyrt og avansert utstyr for å kunne gjennomføre digitale arrangementer. Heldigvis stemmer ikke dette. Fasiten etter 2020 er at du kan komme langt selv med et begrenset budsjett.

Mange profesjonelle aktører har dessuten investert i digitale løsninger, også hoteller og andre arrangementssteder. Dermed vil de fleste ikke ha behov for å gjøre egne investeringer – som arrangør kan du være bedre tjent med heller å kjøpe tjenesten av de som allerede har kjøpt inn, og som har brukt tid på å lære seg å håndtere utstyret.

Les også: Skal du lage et hybridarrangement? Derfor trenger du et påmeldingssystem

Digitale arrangementer kan engasjere og involvere

Før 2020 var digitale møter og arrangementer mer preget av at man deltok passivt, uten direkte involvering og samspill med arrangør og/eller andre deltakere. Med verktøy som Zoom og Teams har det imidlertid åpnet seg helt andre muligheter for å skape engasjement og minneverdige deltakeropplevelser.

Tiden under koronaen har vist oss at det er mye man kan gjøre digitalt og likevel klare å skape “levende” arrangementer med et aktivt publikum.

Førsteklasses faglig innhold er alfa og omega på digitale arrangementer

Kvaliteten på det faglige innholdet er nesten enda viktigere på digitale arrangementer enn på fysiske. For det første har arrangementer på digitale plattformer tatt verden med storm i 2020. For å få folk til å holde av datoen må du derfor kunne by på et faglig innhold og en virtuell møteplass som skiller seg ut i mengden.

For det andre må det faglige innholdet og den digitale rammen rundt være så gjennomført og solid at du klarer å holde på deltakerne og komme gjennom med budskapet.

Fremtidens konferanser er hybride

Pandemiåret har snudd opp ned på mye i arrangementsbransjen og ført til at arrangører må tenke helt nytt og annerledes. Når det ble umulig å gjennomføre rene fysiske arrangementer, så en nyskaping dagens lys: hybride arrangementer og konferanser.

Et profesjonelt hybridarrangement er en brobygger mellom digitale og fysiske arrangementer. Deltakerne får alle fordelene ved virtuelle møteplasser, men også alle fordelene ved å møtes fysisk. I 2020 har vi ikke bare lært et nytt ord – hybridarrangement – vi har også lært at kombinasjonen av fysiske og virtuelle arrangementer er den nye normalen.

Men: Det er ikke bare å gjøre et fysisk arrangement om til et digitalt eller hybrid arrangement, uten også å gjøre tilpasninger til innhold og tidsbruk.

Vi er en løsningsorientert bransje

En tid med store begrensninger har fått frem kreativiteten i oss. Til å begynne med satte restriksjoner og sosial distansering en stopper for alle fysiske sammenkomster, men vi så raskt løsninger og alternative måter å gjøre ting på.

Selv midt i koronaperioden har det vært mulig å gjennomføre arrangementer der noen av deltakerne er til stede fysisk – det må bare gjøres på en litt annen måte, slik at smittevernregler blir overholdt.

Konklusjon

2020 gav oss noen nesestyvere, men også viktig lærdom å ta med oss videre. Det ble et år hvor vi virkelig fikk trent på og utfordret vår evne til å tilpasse oss og takle motstand.

Da vi ble kastet ut av komfortsonen, lærte vi at samarbeid, tilpasningsdyktighet, stå-på-vilje og kontinuerlig læring er viktige redskaper for å komme oppreist og styrket ut av en vanskelig tid. Dette er verdifulle erfaringer som vi trenger med oss i bagasjen videre i en uforutsigbar verden.

En ny krise vil komme. Vi har lært at vi vil takle også den – så lenge vi kommer sammen og finner gode løsninger.

New call-to-action

 

Hva lærte vi egentlig av 2020 i arrangementsbransjen? 
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også