På grunn av smittesituasjonen må mange fysiske møter og arrangementer som er planlagt gjennomført i nærmeste fremtid, enten flyttes eller endres til å bli digitale.
Hva må du tenke på hvis du har invitert til et fysisk arrangement, men så må gjennomføre det digitalt i stedet?
I dette innlegget får du gode tips til hvordan du bør gå frem for å gjøre ditt fysiske arrangement om til et vellykket digitalt arrangement.
6 ting du må gjøre når du endrer fra fysisk til digitalt
Mye er likt uansett om arrangementet er digitalt eller fysisk. Men det er også en del nye ting du bør huske på, som du kanskje ikke har tenkt så mye på før du skal sette opp et digitalt arrangementet for første gang, eller du i full fart må endre fra fysisk til digital gjennomføring.
Her er seks hovedpunkter du må sørge for å utføre når du skal konvertere til digitalt arrangement:
1. Avklar målgruppe og type deltakere
Hvem er deltakerne dine? Dette har du forhåpentligvis god oversikt over, siden du allerede har invitert til arrangementet eller er i ferd med å gjøre det.
Er det overvekt av pensjonister eller unge blant de påmeldte? Naturlig nok vil eldre deltakere ofte ha større behov for veiledning i bruken av digitale løsninger.
2. Spiss hovedbudskapet og tilpass innholdet/presentasjonen til det digitale
Som vi alle har erfart de siste par årene, så er det ikke like lett å holde på fokuset og konsentrasjonen over lengre tid på digitale arrangementer som det er på fysiske. Derfor må du ha klart for deg hva du ønsker å formidle. Spiss budskapet mot den gruppen mennesker du skal holde presentasjonen for.
- Kutt gjerne ned på lengden og hold det til maks 20–25 minutter når det skal være flere innlegg. Da vil det være en god flyt, og man sitter ikke for lenge med én person som prater og holder tonen hele veien.
- Noen ganger er man nødt til å ha lengre presentasjoner, men det er flere grep du kan gjøre for at det skal bli enklere å følge dem. F.eks. få inn en person til som kan prate litt, bytte litt på å ta ordet, ha en diskusjon, bryte opp med video, kanskje vise til seg selv og sine kommentarer, men da vise en video som er spilt inn i forkant.
Les mer: Hvordan tilpasser du presentasjonen til en digital møteplass?
3. Avklar løsning/sendemåte og lokasjon
Har du et system selv, eller må du kjøpe tilgang til noe? Hvis du ikke har et system selv, må du velge en god digital plattform – f.eks. en standard programvare som du sender direkte fra, eller en enkel landingsside.
Det er mange systemer å velge mellom; Zoom, Teams, GoToWebinar, YouTube, Vimeo og mange andre. Hvem du skal benytte, avhenger av pris, hvor mange som skal delta, om deltakerne skal være aktivt med, og mye annet.
Har du et stort antall deltakere, eller mange ulike grupper eller foredragsholdere som skal kobles på direktesendingen fra ulike steder, kan bruk av en profesjonell strømmeleverandør gi vesentlig bedre kvalitet på sendingen.
Les mer: 5 grunner til å strømme arrangementet ditt
Skal du sende fra egne lokaler, studio eller arrangementssted? Hva du ønsker å formidle ut til deltakerne, er med på å bestemme hvor du skal være (i et streamingsenter/studio, leid lokale ute, etc.). Det er viktig å ha den visuelle røde tråden hele veien, slik at de som deltar hjemmefra eller fra kontoret ser at presentasjonen er gjennomtenkt og godt levert. Avklar hvem som skal være med og strømme fysisk, og hvem skal hentes inn digitalt.
NB: Dersom du ikke kan eller ikke ønsker å strømme fra stedet du booket opprinnelig, må du avklare hva du kan få refundert derfra.
4. Kommuniser godt med deltakere, foredragsholdere og utstillere
Når du har bestemt deg for å gjøre om fra fysisk til digitalt arrangement, må du så fort som mulig få sendt ut informasjon til de inviterte/påmeldte om at planene blir endret.
Hvordan skal arrangementet nå foregå, skal deltakerne kun være tilskuere – altså se og lytte – eller skal de involveres på noen måte? I så fall hvordan? På denne måten rekker de å snu seg rundt og forberede seg.
Gi deltakerne mulighet til å takke ja eller nei til å delta på arrangementet når du informerer om at formatet blir endret. Informer også om eventuelle endringer i pris / refusjon.
Sørg for kommunikasjon og oppfølging av foredragsholdere/utstillere, slik at alle vet hva deres rolle nå er når arrangementet avholdes digitalt.
5. Test ut lyd og bilde på forhånd – med og uten deltakere
Ved å gjennomføre testing øker du sannsynligheten for at ditt digitale arrangement blir vellykket for alle involverte.
Når du har bestemt deg for hvilken løsning du skal bruke, er det lurt å teste mikrofon, høyttaler og kamera før du holder presentasjonen (gjerne dagen før), slik at dette ikke blir et forstyrrende element underveis. Gå over og se på det som skal vises, for å sjekke at lenker, bilder o.l. ser bra ut og virker som det skal. Få en venn eller kollega til å gi deg tilbakemelding på hvordan det ser ut fra deltakernes perspektiv.
Selv om du har testet mange ganger på forhånd, kan utfordringer likevel oppstå. Det er da gjerne det tekniske som ikke virker som det skal. Testing det er den eneste måten du kan forebygge og unngå uforutsette hendelser på.
Kjør gjerne en generalprøve i forkant for å finne mulige forbedringspunkter, og for at presentørene skal føle seg komfortable med det de skal vise frem. Dermed kan de være 100 prosent fokusert på selve presentasjonen.
6. Ha et supportapparat klart
Det er morsomt med digitale arrangementer når de går som de skal, og de gjør de heldigvis som regel hvis de er riktig satt opp og planlagt. Men det kan alltids oppstå noe uventet underveis, og derfor lønner det seg å ha et supportapparat klart. Da får deltakerne rask hjelp ved behov.
Hva er fordelene ved å konvertere til digitalt?
Velger du å kjøre arrangementet på nett, slipper du ikke bare å avlyse eller utsette arrangementet, det er også noen konkrete fortrinn forbundet med det:
- Du har plass til mange flere deltakere. Kanskje du nå kan få med deltakere som først takket nei, siden de nå kan følge med digitalt og slipper reisevei? Her kan du lese om hvordan en av Provisos kunder gikk fra 100 til 950 deltakere ved å gjøre om til digitalt.
- Det er som regel mindre kostnadskrevende (du kan spare reiseomkostninger og utgifter knyttet til leverandører og leie av lokale)
- Det kan være enklere å få tak i foredragsholdere og andre bidragsytere fra steder langt unna. For eksempel kan det være en enkel sak å invitere en ekspert til å delta på et videomøte fra USA eller Asia, men umulig å få den samme personen til å reise hele veien til Norge for å delta på arrangementet.
- Du sparer miljøet
Fortsatt usikker …? Få hjelp til proff og trygg gjennomføring
Det er mye du må huske og ha kontroll på når du på kort varsel skal gjøre et fysisk arrangement om til et digitalt. Selv om man kommer sammen via en digital plattform og ikke på et fysisk arrangementssted, må man som arrangør håndtere deltakere på en profesjonell måte.
Ingen grunn til uro – det er absolutt gjennomførbart! Spesielt hvis du får litt hjelp av noen som har lang erfaring med å gjennomføre digitale møter og arrangementer.
En digital prosjektleder kan ta ansvar for hele arrangementet ditt og holde i alle tråder for deg, slik at det hele blir vellykket for alle involverte.
Les mer: Usikker på hvordan du lager et digitalt arrangement? Proviso hjelper deg!
Bruk påmeldingssystem selv om arrangementet blir digitalt
Selv om du gjør om arrangementet fra fysisk til digitalt, er det akkurat like viktig å administrere det slik at du kan skape en best mulig opplevelse for deltakerne dine og ha full kontroll på detaljene og informasjonen.
Du må blant annet ...
- Vite hvor mange som skal delta, og hvem.
- Fortsatt kunne kommunisere enkelt og effektivt med deltakere før, under og etter arrangementet.
- Kunne sende ut evaluering i etterkant.
- Kunne enkelt ta betalt hvis det koster penger å delta.
Det er også viktig å fortsatt ha alt samlet i ett og samme system, for å se historikk og kunne følge opp deltakere i etterkant. For dere som har integrasjoner, er dette spesielt viktig, slik at all informasjon blir sendt som normalt videre inn i CRM-systemet eller økonomisystemet.
Med andre ord: Bruk påmeldingssystemet som normalt.
Bytt ut hotell/arrangementssted med løsningen du velger å bruke. Generer lenke (og eventuelt passord) og distribuer som normalt på e-post i påmeldingssystemet, enten i bekreftelsen ved påmelding eller på et senere ønsket tidspunkt.
Husk å legge til kalenderfil i e-postbekreftelsen etter påmelding, slik at deltakeren kan legge til arrangementet i sin kalender med “ett klikk”.
Ønsker du å sende ut en evaluering, så gjør du det på helt vanlig måte direkte fra påmeldingssystemet.
Les også: Derfor er det viktigere enn noen gang med et system som gir deg full kontroll på deltakerne
Oppsummert
Omikronsituasjonen gjør at mange fysiske arrangementer og møter for nok en periode fremover må gjøres om til digitalt format og avholdes på nett. Uansett om du kjører arrangementet som webinar, med bare en stemme/presentasjon, eller om du strømmer fra det opprinnelige arrangementsstedet og viser foredragsholdere live: Det viktigste er fortsatt at du innfrir deltakernes forventninger.
For å kunne skape like gode deltakeropplevelser i digitalformat på nett som du ville gjort om arrangementet foregikk på en fysisk arena, må du bruke gode digitale verktøy – for påmelding, deltakerhåndtering og selve sendingen.
Selv om du tar arrangementet over i et heldigitalt format, er det likevel viktig at du bruker et påmeldingssystem, slik at du kan yte best mulig deltakerservice, ha best mulig kontroll og ha alt samlet i ett eneste system.
Bruk påmeldingssystemet akkurat som du gjør til vanlig. Den eneste forskjellen er at i stedet for å finne et hotell, lager du et virtuelt møterom og avholder arrangementet der i stedet.
Les mer: Slik avholder du digitale arrangementer med Proviso
Kombiner to digitale plattformer og få det beste ut av begge – samtidig som du sitter igjen med all relevant informasjon i påmeldingssystemet, slik du alltid har gjort.
Lykke til med ditt digitale arrangement!
