Hvorfor bruke et påmeldingssystem?

Planleggingen av et arrangement er en hektisk og tidvis kaotisk tid. Du må finne ut hva du skal ha oversikt over, hvordan du skal hente inn all informasjonen, hvordan du skal holde løpende kontakt med de påmeldte, og hvem som skal gjøre hva. 

Hvordan skal du klare alt dette og samtidig sørge for at arrangementet blir profesjonelt gjennomført?

Gjør som stadig flere norske bedrifter og organisasjoner – ta i bruk et påmeldingssystem og få alt satt i system, i én og samme brukervennlige løsning! 

Vi har laget en liten oversikt over de viktigste argumentene for at du bør investere i et enkelt påmeldingssystem til ditt neste arrangement.

1. Du sparer mye tid og arbeid

Et påmeldingssystem gjør at arbeidet går mye enklere og prosessen blir mer oversiktlig. All informasjon du trenger, finner du til enhver tid tilgjengelig i systemet. Det blir enkelt for alle som er involvert internt, å se hvor mange og hvilke deltakere som melder seg på, og basert på det hva trenger å forberede. Dette reduserer og gjør mengden interne administrative oppgaver også mer oversiktlig. 

2. Registreringsprosessen blir mer effektiv.

Nettbaserte påmeldingssystemer gjør registreringsprosessen enkel og effektiv. Det vil alltid være viktig å samle relevant informasjon om deltakerne. Samtidig vil du at dette skal oppleves så smidig som mulig for dem du kommuniserer med.

3. Du kan enkelt ta betalt ved påmelding

Koster det på penger å betale kan deltaker betale ved påmelding med Vipps eller kredittkort, eller du kan sende faktura på e-post, enten ved registrering eller på et senere tidspunkt. På den måten kan du få betalt av alle før arrangementet ditt har begynt.

4. Du får full oversikt over arrangementet direkte fra mobilen

Et markedsledende påmeldingssystem tilbyr egen app som gir deg som arrangør oversikt over alle dine arrangementer, deltakere og detaljer, også mens du er på farten.

5. Det blir enkelt å kommunisere med deltakere før arrangementet

Alt av informasjon om arrangementet legges inn i påmeldingssystemet, slik at det er enkelt å videreformidle denne til deltakere. Dette gjør at de som ønsker å komme og melder seg på, får en bedre opplevelse og kan møte forberedt.

Du får mulighet til å kommunisere med deltakere både per e-post, SMS og app, slik at du er sikker på at du når dem du trenger å nå. Blir det endringer i tidspunkt, program eller sted, er det viktig å varsle deltakere. Med et nettbasert påmeldingssystem får du gjort dette kjapt og lettvint.

Les også: Hvordan velge riktig påmeldingssystem

6. Du får fanget opp løpende endringer og individuelle behov 

En av de største utfordringene arrangører møter på når de forbereder arrangement, er å fange opp og agere på løpende endringer og spesielle behov og ønsker som deltakere melder inn i forkant.

Å ha full kontroll på alt dette er ikke bare utfordrende, det stjeler tid og ressurser man egentlig skulle ha brukt på å gjøre selve arrangementet så bra som mulig.

7. Du får full kontroll med oppdaterte rapporter

Et profesjonelt påmeldingssystem gir deg gode rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over all relevant informasjon og er oppdatert til enhver tid. Rapportene kan enkelt overføres til Excel/PDF og/eller distribueres til samarbeidspartnere som lenker på e-post, slik at disse selv enkelt kan oppdatere seg.

8. Innsjekkingen går lekende lett

Bruker du et påmeldingssystem, kan du enkelt sjekke inn deltakerne elektronisk. Dermed slipper du lange køer og å måtte stå og bla i printede lister, uten å finne navnet på deltakerne. QR-kode for innsjekk kan deltakerne enkelt hente opp i appen, eller motta på sms eller e-post.

En av de største fordelene ved å benytte digital innsjekk er at du slipper å lure på hvem som skal ha evaluering i etterkant – du sender bare til de som har fått status som «møtt» i ditt påmeldingssystem. Dermed risikerer du ikke å skape irritasjon blant personer som var påmeldt, men som ikke kom.

9. Alle ledd blir kvalitetssikret

I et påmeldingssystem får du mulighet til å lage innholds- og designmaler raskt og enkelt. Disse kan så justeres ut ifra ulike behov.

Har dere mange like arrangementer og møter? Da kan dere enkelt hente frem malene og redigere dem med ny dato og agenda. Med et par tastetrykk kan dere kopiere, justere og bruke tidligere arrangementer på nytt.

Tidkrevende manuelle oppgaver som invitasjoner, registrering, kommunikasjon og evaluering blir automatisert og håndteres effektivt. Siden systemet er nettbasert, får dine medarbeidere tilgang til all informasjon – hvor som helst, når som helst, på alle enheter.

10. Du får hjelp til å skape enda bedre deltakeropplevelser neste gang

Som enhver god arrangør legger du din ære i å gi deltakerne dine en bedre og bedre opplevelse fra gang til gang. Men for å klare det må du vite hva du bør gjøre annerledes og bedre. Derfor må du spørre deltakerne – og det gjør du enkelt med evaluering fra et påmeldingssystem.

Du sender ut evalueringer i etterkant av arrangementet og lar deltakerne komme med innspill og tanker rundt hva som fungerte godt, og hva som ikke var optimalt. Svarene gir deg muligheten til å forbedre neste arrangement eller få bekreftet noen av målsettingene som dere satte på forhånd.

Vil du vite mer om hvordan et påmeldingssystem fungerer? Ta kontakt med oss og få en gratis demo av Proviso.