Innsjekking av deltakerne – kos eller kaos?


Innsjekking av deltakerne – kos eller kaos?

Christine Martin | 24. apr 2017
5 minutter lesetid


Innsjekking av deltakerne på et arrangement er et evig aktuelt tema, som enhver arrangør har en formening om. Går det smertefritt, kan det være en av de beste delene av arrangementet. Hvis det derimot skaper forvirring og stress, blir det en kilde til frustrasjon blant deltakerne.

I dag er det ingen grunn til at innsjekkingen skal bli kaotisk. Etter å ha blitt sjekket inn, bør deltakerne tenke «det gikk jammen lett» og gå kjapt videre til selve arrangementet. Det sørger for en god start for både deltakere og arrangør.

Her er 8 tips som sikrer deg et vellykket innsjekkingsområde:

 

1. Vær føre var med registrering

Den beste innsjekkingsprosessen starter lenge før deltakeren møter opp på arrangementsdagen – med et brukervennlig, nettbasert påmeldingssystem som inneholder alle funksjoner du trenger for å administrere store og små arrangementer på en enkel og profesjonell måte.

En online registreringsmetode som skaper god kommunikasjon, informasjon og engasjement rundt arrangementet, sikrer suksess. Ikke bare får du mulighet til å bli kjent med dine deltakere i god tid, men du vil kunne gjennomføre innsjekkingsprosessen på arrangementsdagen lekende lett.

Med et nettbasert påmeldingssystem er du dessuten sikret at alle deltakerne faktisk er meldt på idet arrangementet starter. Hva er vel mer kjipt enn å komme til et arrangement og oppdage at man ikke står på gjestelisten ...

 

2. Vær organisert

Sørg for å ha kontroll på arrangementet allerede før første deltaker kommer inn døra. Derfor må du og teamet ditt vite hvor alt befinner seg, og ha gode systemer for alt som skal foregå. Legg frem utstyret som trengs, og dobbeltsjekk at alt virker som planlagt. Ha gjerne en prøve-innsjekking i forkant, hvor dere tar for dere alle mulige spørsmål og utfordringer som kan komme. Vær godt forberedt, så er dere best når det koker som mest.

 

3. Sørg for god flyt

Å ha god flyt i innsjekkingen er viktig, spesielt dersom det kommer mange deltakere. Da kan nemlig alle småfeil bli veldig synlige – raskt. For å få til god flyt i innsjekkingsområdet må du utforme det slik at deltakerne enkelt kan manøvrere seg rundt. Unngå lange køer eller situasjoner hvor deltakerne sperrer for hverandre. Lat som du er deltaker selv og prøve-gå innsjekkingsområdet. Hva vil du som deltaker ha behov for?

  • Er området godt og tydelig merket, slik at du forstår hvor du skal gå?
  • Ønsker du kanskje å henge fra deg den store vinterjakken først?
  • Får du registrert deg enkelt og effektivt?
  • Hvor er toalettet? Er det synlig og godt tilgjengelig?
  • Kaffe! Du trenger kaffe!

Hvilke forventninger deltakerne har, varierer ut ifra type arrangement. Men å ha god flyt i innsjekkingsområdet er uansett et must.

 

4. Ha med deg de rette personene

Yes, det flyter! Men, det hjelper lite hvis deltakerne møter stressede eller sure ansatte. Det er ikke alle som takler eventer med høyt tempo og store folkemengder. Sørg for at du og ditt team setter deltakerne først. Benytt deg av erfarne, løsningsorienterte og kundefokuserte personer som ikke lar seg vippe av pinnen så lett. Man kommer langt med et smil og en positiv innstilling.

 

5. Gjør maksimalt ut av teknologien

Det er helt unødvendig å bruke ressursene på manuelle prosesser som enkelt lar seg løse av teknologien. Har du begrenset med ressurser, men høye forventninger til arrangementet, kan teknologien tette gapet. Teknologien bidrar ikke bare til å effektivisere og forenkle prosessene, men også til at ditt arrangement fremstår som fremoverlent og aktuelt. Det sender positive signaler til deltakerne om både arrangementet og bedriften din.

For eksempel sparer innsjekking med QR-kode både deg og deltakerne for mye tid og bekymringer. Det gir deg full oversikt over alle oppmøtte, slik at du eventuelt kan formidle dette til hotellet, restauranten eller andre samarbeidspartnere. Systemet fungerer også offline – så du trenger ikke å bekymre deg for dårlig internettilgang.

Det er mange fordeler med et slikt innsjekkingssystem. Du …

  • Sparer mye tid og fremstår som profesjonell og bedre organisert
  • Sikrer flyten og logistikken av deltakerne
  • Får bedre oversikt og letter etterarbeidet
  • Får fornøyde og mindre stressede deltakere

 

6. Planlegg tiden

Tid er penger, som man sier. Respekt for deltakernes tid ved innsjekkingen er første skritt til suksess og gir et godt helhetsinntrykk av arrangementet.

Innsjekkingen tar ofte lengre tid enn du tror, selv om alt flyter godt og alle deltakerne gjør som du ønsker at de skal. Legg derfor inn gode tidsmarginer. Ikke vær redd for ventetid, for du har selvsagt også planlagt noe som holder dem i aktivitet frem til programmet starter.

 

7. La festen begynne

For festen starter jo allerede ved innsjekkingen, ikke sant? Pass på at arrangementets tema og fokus også gjenspeiles i dette området. Mange forbinder innsjekkingsområdet med venting og lange køer. Å vente er vel noe av det kjedeligste som finnes. Benytt muligheten til å gjøre det til en interessant og inspirerende tid for deltakerne. Tiden går som kjent fortere når man har det gøy!

 

8. Ha en backup-plan

Ting går i stå når du minst venter det. Hva om det skulle inntreffe et massivt strømbrudd midt under innsjekkingen? Sørg for å ha printet ut deltakerlistene, i tilfelle teknologien svikter på en eller annen måte.

Følger du disse enkle tipsene, vil innsjekkingen bli en hyggeligere opplevelse for både deg som arrangør og for deltakerne dine.

 

 

Gratis E-bok: Tre eventprofesjonelle

Andre leste også