Store arrangementer genererer store inntekter, som ofte er tidkrevende og komplisert å kreve inn.
Det er fort snakk om veldig store utlegg (hotell, foredragsholdere, etc.) og stor risiko for arrangør. Mange bekymrer seg. Derfor er det ekstra viktig å sikre at inntektene kommer, og at deltakerne faktisk betaler.
Å sikre at inntektene blir fulgt opp, er rett og slett grunnlaget for veldig mange arrangementer. Det å vite at økonomien blir håndtert ryddig og grundig, skaper trygghet for både arrangør og deltakere.
Men ofte er dette lettere sagt enn gjort. Mange sender faktura i etterkant til sine deltakere og sliter med å få inn alle innbetalinger. Enhver som har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av store arrangementer og møter, har nok kjent på frustrasjonen over tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter.
Må det være slik ...? Tenk om du kunne få betaling fra alle deltakerne før arrangementet har vært.
Det er fullt mulig – med det rette påmeldingssystemet!
Med betalingsløsningen i et påmeldingssystem kan du få penger på bok allerede før arrangementet starter.
Bruk et påmeldingssystem hvor du kan:
Tenk når den store hotellfakturaen på 700 000 kroner kommer – da er det bare å betale den, siden du allerede har samlet inn pengene.
Fakturaer blir sendt automatisk til rett person i rett rekkefølge, og dermed unngår du risiko for feil e-postadresse og fakturaer på avveie.
Les også: Bruker du mye tid og manuelt arbeid på å håndtere deltakerne dine?
Når du hele tiden har full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke, kan du senke skuldrene og holde fokuset på det viktigste: det faglige innholdet.
Et påmeldingssystem gir deg god fleksibilitet dersom du ønsker at deltakeren skal betale for det de bestiller ekstra (f. eks. overnatting,) mens selve deltakelsen kanskje er gratis. Å få inn pengene for hotellovernattinger er krevende, og ofte vil arrangør helst ikke ha noe med dette å gjøre. Med betalingsløsningen i et påmeldingssystem kan deltakeren enkelt gjøre alt på ett sted idet de registrerer seg – bestille hotell og betale for det. Så er den saken ute av verden!
Fakturerer du fra samme system som deltakerne melder seg på, er det dessuten mye enklere å svare løpende på spørsmål fra deltakerne, sende ut faktura på nytt hvis den har kommet bort, eller sende bekreftelse på at beløpet faktisk er mottatt, hvis det er behov for det.
Et profesjonelt påmeldingssystem gjør det mye enklere å planlegge, markedsføre og gjennomføre arrangementer. Et system hvor du til enhver tid har full kontroll på inntekter og innbetalinger, tar vekk mye av det som er en kilde til stress og uro når du lager arrangement. I stedet blir det en god og trygg opplevelse for deg som arrangør, og for deltakerne.