Med elektronisk innsjekk har du full kontroll på hvem som deltok på ditt arrangement. Blir det i etterkant behov for å kontakte publikum i forbindelse med smittesporing og informasjon rundt smitte, kan du raskt og enkelt sende ut SMS til alle som var til stede.
Innsjekk og registrering med QR-kode er blitt helt vanlig på alt fra kino og konserter til treningssenter og boarding på fly. Også på konferanser og andre arrangementer er QR-innsjekk blitt noe folk flest ser på som en selvfølge.
Navnelister på papir som du krysser ut når deltakerne kommer? Forhåndstrykte navneskilt som ligger utover et langt bord? Det er oppskriften på lange køer. Med dagens teknologi bør det gå kjapt og enkelt å sjekke inn på en konferanse.
QR-innsjekk er effektivt og enkelt i alle sammenhenger. Etter at Covid-19 gjorde sitt inntog, er innsjekk med QR-kode også en veldig god måte å kunne ligge i forkant på dersom det blir behov for smittesporing.
Mange er flinke og bruker gode verktøy til dette, men det er et par viktige faktorer mange arrangører ikke har tenkt godt nok over.
La oss se nærmere på hvorfor innsjekk med QR-kode på arrangementet ditt sikrer full kontroll dersom du må bistå kommunen med smittesporing i etterkant.
Digital registrering er sikrest
Du har kanskje vært på steder i det siste der det ligger papir og penn ute for at du som er til stede skal kunne registrere seg. Eller så er det hengt opp et ark med QR-kode som man kan skanne inn – hvis man får øye på det …
Men hva om papiret blir borte eller ikke alle som har vært innom lokalet er skrevet på? Eller om ikke alle faktisk fikk med seg QR-koden som hadde blitt printet ut og hengt på veggen?
Hvordan sørger den som er ansvarlig for å komme i kontakt da?
Et profesjonelt påmeldingssystem med modul for elektronisk innsjekk sikrer kontakt på en måte som penn og papir ikke kan.
Rask og trygg håndtering på alle typer arrangementer
Ved å få alle til å melde seg på enten i forkant (eller ved ankomst der det ikke er forhåndspåmelding) og skanne inn deltakerne idet de ankommer, er du som arrangør helt sikker på å ha full kontroll på hvem som faktisk har vært innom lokalet på akkurat det arrangementet.
Skulle det bli behov for smittesporing i etterkant av ditt arrangement, kan du dermed raskt og enkelt sende ut SMS til alle de som har vært til stede. Dette er fint og trygt for deltakere, som kan få rask beskjed uten at det går med ekstra tid, og de blir profesjonelt håndtert av deg som arrangør.
Les også: Derfor trenger du et digitalt system for innsjekk på arrangementet
Smittesporing på tvers av arrangementer
Se for deg at du nettopp har hatt et arrangement og får beskjed om at en av deltakerne har fått påvist koronasmitte. Var hun eller han til stede kun på det ene arrangement, eller også på et av dine andre?
Dersom du har mange arrangementer og benytter et påmeldingssystem, kan du finne igjen deltakere på tvers av arrangementer. Det betyr at dersom en deltaker har blitt syk, kan du enkelt sjekke om hun eller han i tillegg har deltatt på andre av dine arrangementer, når det var, og vurdere om det også er nødvendig å kontakte noen av disse deltakerne.
Gi deltakere infoen de trenger for å føle seg trygge
I disse tider, med store svingninger i smittetallene og stadige endringer i reglene, er det mange som vegrer seg for å delta på fysiske arrangementer. De som vurderer å melde seg på ditt arrangement, trenger å bli trygget på at du er en profesjonell arrangør, og at du har tatt alle nødvendige forholdsregler for å unngå smitte.
Derfor kan det være lurt å ta med litt ekstra informasjon om smittevern og smittesporing når du sender ut invitasjoner, eller i app og/eller hjemmeside. I tillegg kan du vurdere å lage en ekstra deltakerkategori for digitale deltakere, slik at dersom du får for mange fysiske deltakere i henhold til gjeldende regler, eller noen ikke har anledning til å møte fysisk, kan alle som vil likevel få delta.
Ta gjerne kontakt med oss i Proviso dersom du ønsker å benytte elektronisk innsjekk på ditt neste arrangement.
