Slik beregner du ROI på arrangementet


Slik beregner du ROI på arrangementet

Helene Stokke | 17. jan 2019
4 minutter lesetid


 Når arrangementet er over og har blitt en snakkis i sosiale medier, kjenner du på mestringsfølelsen: Du klarte det!


Følelsen av å ha lykkes er imidlertid ikke et reelt mål på om arrangementet ble vellykket. Her kommer ROI (avkastning på investering) inn i bildet. ROI på arrangementet viser hva bedriften får igjen per krone som er investert.

Vi viser deg fem trinn til å beregne avkastningen på arrangementet:

 

1. Gjør en enkel ROI-kalkyle

Det er lett å kalkulere ROI på arrangementer hvor formålet er å få ren fortjeneste fra billettinntektene. Bare trekk totalkostnadene fra totalinntektene, del beløpet på totalkostnadene og gang det med 100.

[(Totalinntekter – totalkostnad) ÷ arrangementets totalkostnad] x 100 = ROI

Denne enkle kalkylen er alt som trengs for å vise om arrangementet går i pluss. Hvis ROI er 100 prosent, betyr det at du fikk dobbelt igjen for investeringen (godt jobba!) Men hva hvis det ikke er selve billettinntektene som er målet med arrangementet?

 

2. Definer hovedformålet med arrangementet

ROI går ut på å beregne inntekter i forhold til utgifter. Med enkelte arrangementer er imidlertid hensikten å generere leads for virksomheten, fremme merkevarekjennskapen eller skape oppmerksomhet og interesse for noe, for eksempel i forbindelse med en lansering av produkter eller tjenester. Da kan man beregne ROI på nettoverdien av arrangementet.

Hva er hensikten med arrangementet? Er det å generere leads? Motivere og/eller belønne medarbeidere? Øke salget på kort og/eller lang sikt?

Lag en liste over de ulike formålene dere har med arrangementet, og bestem dere for et hovedformål – det viktigste. De øvrige formålene er bra å ha i bakhodet, men de er ikke suksesskriterier.

For eksempel kan hovedformålet med arrangementet være å belønne og motivere medarbeidere og kunder, mens det sekundære formålet kan være å øke kunde- eller medarbeiderlojaliteten.

 

3. Knytt målbare delmål til hovedformålet

Når du har bestemt deg for hva som er hovedformålet med arrangementet, må du definere hvert enkelt steg som er nødvendig for å oppnå dette.

Det overordnede formålet kan være å fremme merkevarekjennskapen. Da bør du måle faktorer som antall deltakere, og hvor mye omtale dere får i pressen og sosiale medier. Kanskje har dere som mål å få 500 deltakere, 200 nye følgere i sosiale medier og tre presseomtaler. 

LES OGSÅ: Måle ROI på arrangementet? Ja, det er mulig!

 

4. Få rapporter og tilbakemeldinger

Nå er det tid for å se på tallenes tale. Dersom dere bruker et profesjonelt påmeldingssystem, får dere rikelig med data som viser hvordan dere ligger an med hensyn til avkastning. For eksempel får du rapporter underveis, slik at du raskt får oversikt over viktige nøkkeltall, som antall påmeldte, innbetalinger, no-shows, og lignende.

I tillegg kan du sende ut evaluering etter arrangementet, noe som gir deg gode svar på hvor fornøyde deltakerne egentlig ble (og som hjelper deg med å lage enda bedre møter i fremtiden).

 

5. Analyser dataene

Rapportene med all relevant data vil i seg selv gi en god pekepinn på om arrangementet blir vellykket. Men ved å jobbe med dataene kan du få enda bedre formening om hva avkastningen blir.

Si at dere fikk inn 80 gode leads, og at målet var å få inn 50. Nå vet du at dere overgikk målsetningen med 60 prosent. Går du et skritt videre, kan du beregne kostnaden per lead ved å dele de samlede arrangementsutgiftene på antallet leads dere fikk inn. I dette tilfellet fikk dere dermed positiv ROI på arrangementet sett opp mot målsetningen – selv om dere ikke sitter igjen med fortjeneste målt i kroner og øre.

Ikke glem å ta med i beregningen alle arbeidstimene som gikk med til å gjennomføre arrangementet, selv om det ikke medførte høyere lønnskostnader. Dette gir dere et mer nøyaktig bilde på de reelle kostnadene.

 

Oppsummert

ROI på arrangementet måler man på flere måter og ut ifra satt målsetting, for eksempel antall deltakere, omsetning / økonomisk resultat, PR-effekt, deltakertilfredshet, antall leads, salgseffekt i en gitt periode.

Dataene gir deg ikke nødvendigvis det hele og fulle bildet, men de er viktige biter i et større puslespill. Oppgaven din blir å sette sammen disse bitene til et klart og tydelig bilde på avkastningen.

 

New call-to-action 

Slik beregner du ROI på arrangementet
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også