Slik blir arrangementsåret 2021


Slik blir arrangementsåret 2021

Helene Stokke | 20. nov 2020
7 minutter lesetid

Slik blir arrangementsåret 2021

Hvert år siden vi begynte å publisere fagartikler, har vi på tampen av året skrevet om trendene vi mener vil sette størst preg på det kommende møte- og arrangementsåret. I november 2019 publiserte vi innlegget Arrangementsrapporten 2019: Dette er tempen på arrangementsbransjen akkurat nå. Lite visste vi da om at “tempen” ville bli så drastisk endret bare fire måneder senere …

Ingen kunne i sin villeste fantasi ha forutsett hvordan 2020 kom til å bli, og det ble i alle fall ikke slik vi hadde forventet oss! Når vi nå snart er i mål med dette annerledesåret, drister vi oss likevel til å komme med fem kvalifiserte spådommer om hva vi har i vente for 2021.

 

1. En koronavaksine vil bidra til at fysiske arrangementer sakte men sikkert vil nærme seg det normale igjen

I juni i år gjennomførte EventManagerBlog (verdens fremste autoritet på alt som skjer i den globale arrangementsbransjen) en spørreundersøkelse blant mer enn 1000 arrangementsprofesjonelle.

 

To av spørsmålene var:

  • Hva ser du på som det største hinderet for å komme i gang med fysiske arrangementer igjen?
  • Hva må til for at du skal bli komfortabel med å begynne å planlegge fysiske arrangementer?

 

På det første spørsmålet svarte flertallet (45 prosent) at hensynet til deltakernes sikkerhet er det som veier tyngst imot å avholde fysiske arrangementer. På det andre spørsmålet svarte flertallet (51 prosent) at en koronavaksine er det som må til for å komme i gang med fysiske arrangementer igjen.

Det er flere potensielle vaksiner under utvikling, og forhåpentligvis kommer den første i løpet av våren 2021.

 

2. Digitale og hybride møter og arrangementer vil fortsette

I løpet av 2020 har mange fått øynene opp for mulighetene som ligger i å gjøre fysiske møteplasser om til digitale og hybride. Digitale og hybride møter har blitt “redningen” for for arrangementer som må avholdes, og for mange arrangementer som ellers ville ha blitt utsatt eller avlyst. Fordelene ved å overføre en del av arrangementet på nett, via streaming, er så store at hybride arrangementer etter alt å dømme er kommet for å bli.

Vi forventer at digitale og hybride møter vil fortsette også i 2021. Samtidig tror vi at mange ser at det ikke blir det samme å se hverandre på skjerm som å møtes fysisk. Mange nok vil sette ekstra pris på det å møtes når det er lov igjen (jf. punkt én).

 

3. Strømming av arrangementer er kommet for å bli

Selv om en koronavaksine vil sørge for at arrangementer gradvis går tilbake til å bli (hel)fysiske, vil direktestrømming av møter fortsatt være aktuelt for mange arrangører.

For de fleste vil ingenting kunne erstatte det å komme sammen ansikt til ansikt og ha øyekontakt med hverandre, men en produksjon i TV-kvalitet er det nærmeste man kommer.

Suksessen som Trippel-M og Oslo Streamingsenter for tiden opplever med sine strømmetjenester, tyder på at en betydelig andel deltakere fremover vil foretrekke å følge med på arrangementer hjemmefra eller fra kontoret. Dessuten ser arrangører at de ved bruk av strømming kan samle mange flere enn ellers til en lav kostnad, og også oppnå betydelige miljøbesparelser.

 

Les også: Arrangementsbransjen før, under og etter Covid-19

 

4. Hotellenes ekstraordinære betingelser grunnet Covid-19 vil fortsette

Vi ser at hoteller og andre profesjonelle aktører legger til rette for kortere frister for avbestilling og endringer, slik at de som planlegger større arrangementer, har mulighet til å tilpasse seg situasjonen når dato for arrangementet nærmer seg.

Hotellene er veldig interessert i å finne gode løsninger, som gir kunde trygghet om at de ikke må betale for mye de eventuelt ikke kan benytte, og som samtidig sikrer hotellet en fremtidig inntekt.

Praksisen varierer fra sted til sted, men de aller fleste hotellkjeder tilbyr nå i høst ekstraordinære betingelser ved bestilling. Dersom myndighetenes restriksjoner (offentlige påbud/forbud med virkning for din bestilling) fortsatt gjelder på dagen for ditt arrangement, så får du mange steder kansellere helt uten kostnad. Vi går ut ifra at disse endrede kanselleringsreglene vil gjelde videre også for i hvert fall deler av 2021.

Her er et eksempel fra Nordic Choice Hotels (reglene deres gjelder tom. juli 2021):

 

  • Gjensidig force majeure helt frem til ankomstdato (når det foreligger myndighetspåbud/-forbud)
  • I tilfelle avbestilling kan kvalifiserende utgifter til arrangementet brukes mot kreditt til arrangementer i fremtiden, hvis de skal gjennomføres innen 30. juni.

 

Det er også enkelte steder mulig å gjøre om fra fysisk til hybrid, slik at arrangementet gjennomføres, men med færre fysiske deltakere enn først tenkt hvis situasjonen krever det.

Mange hoteller/arrangementssteder har også investert i utstyr som gjør det mulig å streame direkte fra hotellet hvis det blir behov for å gjøre om underveis.

 

5. Det blir enda viktigere med profesjonell og tett dialog mellom arrangører og hoteller/arrangementssteder

Mange ønsker å legge inn bestillinger og planlegge for 2021, men vegrer seg og avventer, siden situasjonen fortsatt er så uavklart. Arrangementsstedene trenger bestillingene for å kunne planlegge, samtidig må bedriftene sikre seg at de ikke sitter med store kostnader og ikke får gjennomført dersom det pga. smittesituasjonen ikke lar seg gjennomføre. Vi ser nå at høsten 2021 mange steder begynner å fylle seg opp og ser mer optimistisk ut enn på lenge.

Dette betyr at bedrifter må ha tettere dialog med hotellene/arrangementsstedene enn tidligere, for i fellesskap å finne gode løsninger for alle involverte.

Samtidig er det ressurskrevende for hver enkelt bedrift å holde løpende dialog med hoteller og arrangementssteder, spesielt i en unntakstilstand. Som nevnt ovenfor varierer praksisen for kanselleringer veldig fra sted til sted, og det kan være utfordrende å ha oversikt over de ulike betingelsene som gjelder til enhver tid.

Derfor kan det være lurere enn noen gang å benytte en profesjonell “bestiller” til å håndtere dette, slik at du ikke trenger å sitte med denne dialogen selv. En profesjonell aktør har full kontroll på hva som er praksis fra sted til sted og fra kommune til kommune, og vil også kunne forhandle kanselleringsbetingelsene på dine vegne.

 

Oppsummering

Første halvår av 2021 vil fortsatt være ganske krevende for arrangementer, men vi håper og tror at andre halvår vil bli mer tilnærmet normalt.

Selv med en vaksine vil det antagelig ta lang tid før alt er helt normalt, men forhåpentligvis vil det bli en gradvis normalisering etter hvert som situasjonen forbedrer seg.

En del av smitteverntiltakene har nok kommet for å bli i overskuelig fremtid, som blant annet hånddesinfisering med Antibac, at man vasker hendene oftere, og ikke minst at man holder seg hjemme når man er syk.

Når vi mot slutten av 2021 skal skrive neste innlegg i denne rekken, vil vi sitte med fasiten på hvordan året ble. Vi krysser fingrene for at ‘normalt’ vil være nøkkelordet i den artikkelen!

guide til et vellykket hybridarrangement

 

Slik blir arrangementsåret 2021
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også