Slik kommuniserer du smitteverntiltakene før arrangementet [MAL TIL FRI BRUK]


Slik kommuniserer du smitteverntiltakene før arrangementet [MAL TIL FRI BRUK]

Tonje-Marie Fjeld | 12. jan 2021
7 minutter lesetid


De første dagene av 2021 ble ikke helt som arrangementsbransjen og resten av Norge håpet på, med forsterkede nasjonale smitteverntiltak. Per dags dato er det kun tillatt med små grupper, og vi blir i stor grad oppfordret til ikke å møtes.  

Imidlertid håper og tror vi at det gradvis utover vinteren og våren vil bli åpnet forsiktig for arrangementer. Vaksinene gir oss håp om at vi snart kan samles igjen i større grupper, men vi må nok likevel forvente å måtte ta hensyn til smittevern på møter og arrangementer en god stund til fremover.

 

Viktig å informere om smitteverntiltak

Gode smitteverntiltak vil være avgjørende for arrangører i arbeidet med å skape trygghet blant deltakere. Dette viser en undersøkelse gjort av Eventim, som Sponsor- og eventforeningen omtaler her. Alle parter må levere på rutiner, smittevern og informasjon.

Det er lurt å ligge i forkant med informasjon, slik at de som er engstelige, blir beroliget og melder seg på når det igjen åpnes opp for det.

Ha en god plan for kommunikasjon av smittevern, og hvordan man i praksis skal gjøre det.

 

Et forslag til formulering

For å gjøre informasjonsjobben enklere har vi laget et forslag til hvordan du kan formulere deg når du i forkant av arrangementet skal formidle til deltakerne hvilke smitteverntiltak dere iverksetter. 

Du står fritt til å bruke hele eller deler av teksten i kommunikasjonen til dine deltakere. Husk å tilpasse teksten til de faktiske tiltakene din bedrift iverksetter, basert på siste oppdaterte råd og regler fra myndighetene og hver enkelt kommune.


Les også: Smittevern på arrangementet: Dette må du ha kontroll på

 

Smittevern på [navnet på ditt arrangement]

(For enkelhets skyld bruker vi ‘Bedrift’ i resten av teksteksemplet.)

Dette er [Bedrifts] smitteverntiltak i forbindelse med covid-19, som gjelder for [navnet på arrangementet] og alle våre øvrige arrangementer. Våre møteplasser skal være trygge, og det krever at alle følger Folkehelseinstituttets råd, samt våre tiltak for smitteforebygging.


Hvordan ivaretar [Bedrift] smittevern på arrangementet?

Vi har utarbeidet våre rutiner i samsvar med norske helsemyndigheters anbefalinger og i tråd med kravene og rådene fra Folkehelseinstituttet (FHI).

Myndighetene krever at alle offentlige arrangementer skal ha en plan for gjennomføring for å sikre god smittevernhåndtering. Derfor foretar vi i [Bedrift] en risikovurdering i forkant av arrangementet. Her vurderer vi om kravene til gjennomføring overholdes, og om det er forsvarlig å avholde det planlagte arrangementet. Vi benytter sjekklisten utarbeidet av myndighetene for å foreta en slik risikovurdering.


Våre smitteforebyggende tiltak


Sykdom:

Ved minste antydning til sykdom, ikke delta på arrangementet. Hold deg hjemme, og gi eventuelt plassen til en annen. Dette gjelder selvsagt også de som er i hjemmeisolasjon eller karantene.

Reiser:

Dersom du har vært i utlandet, eller på reise i mer risikoutsatte områder, må det ha gått minimum ti dager før du kan delta på arrangementet.

Transport:

Vi anbefaler begrenset bruk av offentlig transport for våre tilreisende deltakere. Der det er mulig, kan du velge felles transport eller organisert transport. Følg FHIs regelverk og ta ekstra forbehold når du er på vei til å treffe mange mennesker.

Avstand og redusert kontakt:

Vi har tilrettelagt for å unngå trengsel der det forventes å oppstå kø, eller der deltakere naturlig samles.

Vi har plassert bord og stoler slik at det er lett å overholde énmetersregelen. Vi oppfordrer til å bruke de samme plassene gjennom hele arrangementet, og til å bruke trapper fremfor heis.


Hånd- og hostehygiene:

Vi har Antibac-stasjon og god plass ved innsjekk. Hånddesinfeksjon utføres som et minimum ved ankomst/innsjekk, mellom ulike oppgaver (f.eks. hvis man forflytter seg mellom sesjoner), etter toalettbesøk, og før og etter bespisning.

Vi har Antibac på steder der det ikke er håndvaskmuligheter (garderober, ved inngangspartier, osv.).

Vi har lagt til rette for minst mulig “felles” ved servering. Der det er felles, har vi Antibac, slik at du kan desinfisere hendene før og etter bruk (f.eks. kaffemaskin).

Vask hendene ofte!


Renhold:

Vi har forsterket renhold på utsatte områder, bl.a. ved kjøkken, matserveringsområder, toaletter og hyppige kontaktpunkter.

Vi rengjør hyppig gjenstander som ofte berøres, som f.eks. dørhåndtak, trappegelendre, stoler og bordflater.

Utstyr som benyttes av flere (mikrofoner og tilhørende stativer, fjernkontroller, nettbrett, berøringsskjermer/tastatur, etc.), rengjør vi før bruk, mellom hver bruker og etter bruk.


Hvem er ansvarlig for smittevern på arrangementet?

Våre medarbeidere har fått god gjennomgang av smittevernrutiner, og vi har utarbeidet en sjekkliste for å påse at alle krav fra myndighetene ivaretas. I forkant av arrangementet benytter vi oss av risikovurderingen utarbeidet av FHI. Vi samarbeider også med profesjonelle leverandører for å ivareta sikkerheten for alle deltakere.

Hva skjer om en deltaker blir syk under arrangementet?

Ansatte og/eller deltakere som blir syk underveis i arrangementet, må dra hjem snarest mulig. Syke personer som må hentes av andre, må vente på et eget rom eller ute der det ikke er andre. For å redusere risiko for smittespredning oppfordrer vi vedkommende til å ta på et medisinsk munnbind (dette deles ut av oss).

Smittesporing og varsling

[Bedrift] holder løpende oversikt over deltakere og samler inn nødvendig kontaktinformasjon – i tilfelle det i etterkant av arrangementet blir behov for å kontakte deltakere i forbindelse med smittesporing og informasjon rundt eventuell smitte. Vi benytter Provisos påmeldingssystem, noe som gjør at vi kan utføre rask smittesporing ved behov.


Hva skjer om noen tester positivt etter arrangementet?

Dersom én eller flere deltakere tester positivt for covid-19 i etterkant av arrangementet, skal de sende en epost til [gjeldende e-postadresse]. Dette opplyser vi om per SMS i forkant og under selve arrangementet.

Ved et eventuelt smitteutbrudd blir alle øvrige deltakere varslet om dette per SMS. Bedrifts beredskapsgruppe blir aktivert, og det blir opprettet en egen koronatelefon som skal betjene spørsmål og eventuelle henvendelser fra helsepersonell. Bedrift vil også sende deltakerlister til helseinstitusjoner dersom dette er ønskelig.


Hvem kontakter du dersom du har spørsmål?

Hvis du har spørsmål rundt smittevern på vårt arrangement, ber vi deg sende en epost til [gjeldende e-postadresse].


Viktige lenker

Om arrangementer med inntil 200 personer:
https://www.fhi.no/nettpub/coronavirus/rad-og-informasjon-til-andre-sektorer-og-yrkesgrupper/anbefalinger-ved--store-arrangementer-knyttet-til-koronasmitte-i-norge/

Helsedirektoratets krav til arrangører:
https://www.helsedirektoratet.no/veiledere/koronavirus/idrett-kultur-fornoyelsesparker-og-frivillige-organisasjoner/forbud-mot-enkelte-kultur-og-idrettsarrangementer

Informasjonsmateriell og plakater om Covid-19 på Helsedirektoratets nettsider:
https://www.helsedirektoratet.no/tema/beredskap-og-krisehandtering/koronavirus/plakater-og-informasjonsmateriell

Forskrift om smitteverntiltak:
https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2020-03-27-470/KAPITTEL_3#%C2%A713

Koronasituasjonen endrer seg stadig, og ulike faser av Covid-19 og ulik smittespredning i landet vil kunne kreve at vi gjør ytterligere tiltak for å sikre at du trygt kan delta på [navnet på arrangementet]. Vi holder deg løpende oppdatert fremover.

 

New call-to-action

 

Slik kommuniserer du smitteverntiltakene før arrangementet [MAL TIL FRI BRUK]
Skrevet av Tonje-Marie Fjeld

Tonje er vårt siste tilskudd i Proviso. Tonje har lang fartstid i hotellbransjen med hovedvekt på planlegging og koordinering av arrangementer, samt leder erfaring. Hun er også utdannet yrkesfaglærer ved Høgskolen i Oslo og Akershus. Tonje sprer glede der hun kan, og har en naturlig evne for service og veiledning. På fritiden er Tonje glad i friluftsliv, dyreliv, kultur, og er familiekjær, hun er lokalt engasjert som styremedlem i Digerud Grendestue.

Andre leste også