Usikker på hvordan du bør invitere deltakere?


Usikker på hvordan du bør invitere deltakere?

Helene Stokke | 02. jan 2019
4 minutter lesetid


Invitasjonen er det viktige førsteinntrykket potensielle deltakere får av ditt arrangement, og du konkurrerer med mange om oppmerksomheten. Hvordan inviterer du deltakerne mest mulig effektivt?

 

Dato for arrangementet er satt av, lokalet er booket og det faglige innholdet er mer eller mindre på plass. Nå er tiden inne for å sende ut invitasjoner og få bekreftet hvem som skal være med.

Vær nøye med invitasjonen. Her får nemlig bedriften eller organisasjonen sjansen til å vise seg fra sin beste side, og samtidig gi all nødvendig informasjon om arrangementet. Gjøres dette riktig fra start, får dere flere deltakere og færre henvendelser å håndtere med spørsmål om alt som burde ha stått i invitasjonen.

 

Flere måter å invitere på

For å være sikker på at du klarer å få nok deltakere, er det viktig å få avklart hvem du skal invitere – og hvordan du skal invitere dem. Det er flere faktorer som er med og avgjør hvordan du bør invitere.

  • Skal du invitere interne eller navngitte eksterne?
  • Har du navn og e-postadresser til de du ønsker å invitere, eller har du bare en potensiell målgruppe? Er dette noe du må jobbe frem?
  • Er arrangementet åpent for alle? Kun inviterte, eller kjører dere en kombinasjon?

Når du har avklart disse spørsmålene, er du klar for å avgjøre hvordan du skal invitere deltakerne. Det er mange måter å gjøre det på:

  • E-post
  • Lenker på hjemmesider
  • Sosiale medier

 

Invitasjon på e-post

Skal det være en personlig invitasjon eller en invitasjon som er lett for mottaker å dele med andre?

Det er viktig å gi de du inviterer, mulighet til å svare “kan ikke delta”, slik at du enkelt kan sende påminnelser til de andre som ikke har svart. På den måten blir ikke de som allerede har gitt beskjed, mast mer på. Folk flest får uansett nok e-post å måtte ta stilling til …

Et tips: Send invitasjonen til deg selv også, slik at du er sikker på at utsendelsen går som den skal, og at alt ser greit ut. 

Les mer: Hvordan skriver du e-post-invitasjonen til arrangementet?

 

Invitasjon som lenke på nettsted

Hvis det bare skal publiseres en lenke, må du tenke på nettstedet den publiseres på. I tillegg bør du følge opp med annen markedsføring på nett, f. eks. annonser i sosiale medier.

 

Invitasjon i sosiale medier

“X inviterte deg til Y sitt arrangement Z” ...

Det går vel ikke en dag uten at man mottar invitasjon til et eller annet arrangement på Facebook.

 

null

 

Med tiden har vi blitt nærmest “immun mot” slike invitasjoner. Hvis vi i det hele tatt klikker på et av alternativene, ‘Interessert’, ‘Skal’ eller ‘Ignorer’, så er det uansett ikke sikkert at vi husker det tre timer senere.

Vår klare anbefaling: Ikke inviter kun via Facebook og andre sosiale medier. Det er upålitelig, fordi det rett og slett er for lite forpliktende.

Les også: Slik lager du en god invitasjon til et bedriftsarrangement – 5 enkle steg

 

Invitasjon via nettbasert påmeldingssystem

Hvorfor ikke sikre deg full kontroll og oversikt over alle deltakere fra start? Ved hjelp av enkle ferdiglagde maler i et nettbasert påmeldingssystem kan du lage og sende profesjonelle invitasjoner både på e-post og via SMS.

Proft og treffsikkert følger du opp alle deltakerne – de som har meldt seg på, de som ikke har besvart, eller de som har svart at de ikke kan delta (med en smart ‘kan ikke delta’-funksjon). Dermed blir det enklere for deg å følge opp deltakerne videre med riktig kommunikasjon.

 

Lykke til med invitasjonene!

 

New Call-to-action 

Usikker på hvordan du bør invitere deltakere?
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også