På de fleste arrangementer vil det være påmeldte deltakere som av ulike årsaker ikke lenger ønsker å være påmeldt. Det er viktig at dere tar stilling til hvordan dere ønsker at avmeldinger skal håndteres for hvert enkelt arrangement.
Det er to måter å melde av deltakere på:
1) Du som bruker kan endre status på en deltaker til avmeldt
2) Deltaker kan melde seg av selv via avmeldingslenke
1) Du som bruker kan endre status på deltaker til avmeldt
Når en påmeldt deltaker kontakter deg og ønsker å melde seg av arrangementet, kan du gå til siden Deltakere og melde de av.
- Søk opp deltakeren på deltakerlisten, og kryss av vedkommende rett til venstre for etternavnet. - Gå til knappen Handlinger rett over listen.
- Gå videre inn på Endre status
- Velg statusen Avmeldt og OK
Den bekreftede deltakeren endrer da status fra Bekreftet til Avmeldt. Det går ikke ut noen e-post eller beskjed til vedkommende, så den avmeldte deltakeren må få beskjed på annen måte om at dere bekrefter at avmeldingen er i orden.
Vi anbefaler at dere i tillegg noterer dato for manuelle avmeldinger inne på hver deltaker som meldes av. For å gjøre det gjør du følgende:
- Søk opp deltakeren på nytt i deltakerlisten
- Klikk på deltakers navn, du får da opp alle detaljene om vedkommende
- I Notatfeltet anbefaler vi at du skriver inn informasjon om avmeldingen. Notatfeltet er et felt som vises kun for dere som bruker Proviso, deltakeren ser altså ikke denne informasjonen.
- Klikk på Rediger på Notatfeltet og skriv for eksempel dagens dato og dine initialer, slik:
1/8 NN: Avmeldt pr telefon
2) Deltaker kan melde seg av selv via avmeldingslenke
Dersom dere ønsker å gi deltakerne mulighet til å selv kunne melde seg av arrangementet, kan dere det.
De må da ha mottatt flettekoden for lenke til avmelding, enten via sin bekreftelse eller den opprinnelige invitasjonen som gikk ut fra Proviso.
Se forslag under, her har vi lagt inn flettekoden %LinktoCanNotAttend% og hyperkoblet det vi ønsker skal være klikkbart for avmelding: 
Når deltakeren som ønsker å melde seg av, har klikket på lenken til avmelding i e-posten, vil denne meldingen komme opp på skjerm, se under.
Deltakeren må bekrefte avmeldingen ved å klikke på Kan ikke delta knappen, og enda et nytt vindu kommer opp som ber deltakeren om å endelig bekrefte sin avmelding ved å klikke JA.
Først denne:
Så denne: 
Avmeldingsfrist
Når deltaker melder seg av selv, blir ikke avmeldingsdato registrert noe sted. Men deltakere får kun meldt seg av innen avmeldingsfristen, så når man deler lenke til avmelding med deltakerne er det svært viktig å ha kontroll på frist for avmelding som angis på siden Detaljer i arrangementsinnstillingene.
Det er viktig å kommunisere tydelig ut til deltakerne når siste frist for avmelding er, og hva som skjer dersom man ønsker å melde seg av etter den datoen. Betingelsene for påmelding bør alltid stå i påmeldingsskjema, og eventuelt også i bekreftelsen deltaker får etter registrering.
Hva skjer etter avmelding?
Dersom arrangementet er gratis for deltaker å delta på, trenger man ikke å gjøre mer med avmeldte deltakere.
Dersom arrangementet derimot har betaling aktivert, er det nødvendig å følge opp de avmeldte deltakerne.
Avmeldt - og skal ikke betale
Avmeldte deltakere, som enten har meldt seg av selv eller som en bruker har avmeldt, og som skal slippe å betale fordi vedkommende meldte seg av innen avmeldingsfristen, må manuelt krediteres på siden Økonomi.
Gå til Økonomi, søk opp deltakeren, klikk på navnet for å få opp all informasjon om vedkommende, gå deretter til krediteringsfanen, og krediter deltakeren. Når krediteringen er gjennomført, får man opp spørsmål om man ønsker å sende kreditnota til deltakeren, og som oftest er det nødvendig.
Avmeldt - og skal betale
Avmeldte deltakere som meldte seg av etter at avmeldingsfristen var passert, og som skal betale, må ligge på listen som avmeldt og ikke betalt (på siden Økonomi).
Har de allerede mottatt faktura, vil de måtte betale den. Om faktura skal gå ut på et senere tidspunkt, er det viktig at avmeldte deltakere ligger på listen med betalingsstatus "ikke betalt", for at faktura går ut til disse.