Det finnes følgende statuser et arrangement kan ha:
Utkast, åpent, stengt, ferdig, arkivert og avlyst.
Når du lager et nytt arrangement får det automatisk status "utkast". Denne statusen har arrangementet når du jobber med å sette det opp, og det er kun som utkast (eller kladd om du vil) man kan gjøre endringer i arrangementet / påmeldingsskjemaet.
Arrangementsstatusen stå rett til venstre for arrangementsnavnet, på den blå linjen på toppen av skjermen, se under.
Når du har laget ferdig påmeldingsskjemaet, må du endre arrangementsstatus til "åpent" for at deltakere skal kunne melde seg på.
VIKTIG: du som innlogget bruker får alltid registrert deltakere, uavhengig av status på arrangementet, så husk å logge deg ut av Proviso eller teste i inkognitovindu dersom du vil se påmeldingsskjema slik deltakerne ser det.
Du kan når som helst endre status. Dette gjør du ved å klikke på selve statusen, du får da opp en nedtrekksmeny som ber deg velge ny status.
Har du for eksempel behov for å endre påmeldingsfristen på arrangementet, klikker du på "Åpent" statusen ved siden av arrangementsnavnet på den blå linjen, velger Utkast og går til Detaljer og endrer fristen.
Husk å endre statusen tilbake til "Åpent" når du er ferdig, slik at du åpner arrangementet for påmeldinger igjen.
Når dato for arrangementet er passert vil det automatisk skifte status til "ferdig" og etter ytterligere 14 dager endres status automatisk til "arkivert".
Gamle arrangementer slettes automatisk i henhold til inngått databehandleravtale.
Historikk for slettede arrangementer finner du igjen ved å trykke på knappen "Historikk" nederst på siden "Alle arrangementer". All persondata er da slettet, men du har fortsatt tilgang til statistikken for arrangementet.
Her er litt mer informasjon om de 6 ulike statusene som finnes:
Utkast
Arrangement har status "utkast" når man jobber med å sette opp påmeldingsskjema.
Har man behov for å gjøre endringer i et allerede åpnet arrangement, må man endre status til "utkast" mens man gjør endringen. Har du påmeldte deltakere, får du ikke slettet det disse deltakerne har krysset av for, men du kan gjøre endringer og gi påmeldte deltakere beskjed om endringene hvis nødvendig.
Du kan som innlogget bruker melde på deltakere ved å åpne et påmeldingsskjema selv om status er "utkast", det er det kun innloggede brukere som klarer.
Åpent
For at deltakere skal kunne melde seg på må du sette arrangementet i status ”åpent”. Du får ikke slettet eller endret elementer som er tatt i bruk (har registrerte deltakere) hvis arrangementet er ”åpent ”, men du kan legge til flere spørsmål/svar.
Husk at arrangementet ditt må ha status "Åpent" når du publiserer lenken eller sender ut invitasjon.
Stengt
Om du ikke vil at deltakerne skal få melde seg på lenger, kan du sette arrangementet til ”stengt”. Du får ikke slettet spørsmål/svar som allerede er tatt i bruk, og du får heller ikke gjort andre endringer i påmeldingsskjemaet. Dette kan kun gjøres når arrangementet har status ”Utkast”.
Ferdig
Når dato for arrangementet er passert vil det automatisk skifte status til "ferdig" og etter ytterligere 14 dager endres status automatisk til "arkivert".
Arkivert
Arrangementet får status ”Arkivert” automatisk 14 dager etter at det er ferdig. Du kan hente frem alle ”Arkiverte arrangementer” på siden ”Alle arrangementer”. Bruk filteret og kryss av for «Arkiverte ”, så blir de synlig i listen.
Avlyst
Når et arrangement manuelt settes til «avlyst» går ikke eventuelle e-poster og fakturaer som er tidsinnstilt før du satte arrangementet til avlyst ut. Det er fremdeles mulig å sende nye e-poster om man har behov for det, så husk å først sette arrangementet til avlyst, deretter opprette e-post til deltakerne om at arrangementet er avlyst (ikke omvendt rekkefølge).
Vær oppmerksom på at om man endrer status tilbake til noe annet enn «avlyst» så går tidsinnstilte e-poster og fakturaer ut (også arkivert status).