Når du skal sende ut e-post til de deltakerne du ønsker skal svare på evalueringen, kan du gjøre dette på tre måter;
-
Trykk på Send knappen inne på Evaluering
-
Gå til E-post & SMS i menyen øverst
-
Gå til siden Deltakere og send e-post derifra
Alle de tre nevnte fremgangsmåtene forutsetter at man først har opprettet en e-post med lenke til evalueringsskjema. Dette gjør du på følgende måte:
Gå til E-post & SMS i menyen på toppen. Gå til undersiden E-post og klikk på Ny og velg deretter den typen e-post som heter «Invitasjon (e-post)». Du finner forslag til e-post som allerede inneholder lenke til evaluering under standardmaler, evt også bedriftsmaler og avdelingsmaler dersom det er opprettet. Det er viktig at e-posten som skal sendes ut til deltakerne inneholder flettekoden %LinkToSurvey%. Denne må hyperkobles slik at den åpnes opp riktig i alle e-post klienter.
Når e-posten med link til evalueringsskjema er klart, sender du e-posten slik du sender alle andre e-poster fra Proviso. Det eneste som er nytt er at du må knytte opp riktig evaluering til utsendelsen din, i tilfelle du har flere evalueringen på samme arrangement.
Fyll ut navn på utsendelsen (dette er et internt navn som kun vises for deg som bruker, skriv for eksempel «Evaluering første utsendelse 1. mars» slik at du enkelt ser hva denne utsendelsen gjelder). Deretter velger du hvilken e-post som skal sendes (må inneholde flettekode for link til evaluering). Så velger du hvilken evaluering du ønsker å sende ut. Dersom du har bare en evaluering på et arrangement vil kun navnet på den evalueringen komme opp. Det er mulig å opprette flere evalueringer pr arrangement, i tilfelle du ønsker å spørre deltakerne om ulike spørsmål. Da vil flere evalueringer komme opp i denne listen, og det er viktig at du velger rett evaluering til rett utsendelse.
Velg hvilke deltakere eller deltakerstatuser utsendelsen skal gå til og angi når den skal sendes; nå eller på et angitt tidspunkt.
Det er altså fullt mulig å tidsinnstille en evaluering til å gå ut rett etter arrangements slutt!
Sender du e-post med lenke til evalueringen fra siden Deltaker eller fra E-post & SMS i menyen på toppen, følger du samme fremgangsmåte som over.
