Som arrangementsplanlegger er du helt sikkert over gjennomsnittet god til å huske alt du må gjøre og få på plass i forbindelse med dine arrangementer.
Men selv ikke de lyseste hodene klarer å huske på alt, hver eneste gang. Spesielt ikke når man er på farten og alt koker rundt en.
Det er ikke uten grunn at piloter bruker en omfattende sjekkliste før både avgang og landing, for å forsikre seg om at alt er under kontroll. Nå skal vi ikke påstå at det står like mye spill når vi skal få et arrangement på vingene, men gjøremålslisten er ikke så mye kortere …!
Derfor er det lurt å bruke en sjekkliste, så slipper du å glemme av ting som er viktig for å lykkes med arrangementet og innfri deltakernes forventninger.
Ikke minst vil en god sjekkliste spare deg for tid og hjelpe deg med å ha kontroll på alle de ulike elementene du må ha kontroll på når du planlegger ditt arrangement. Dette gir deg mestringsfølelse og trygghet i den krevende og viktige planleggingsfasen.
Her får du en fiks ferdig sjekkliste, slik at du kan sikre at alt er på plass, både før, under og etter arrangementet.
… alle vet når og hvor de skal være, hvem som gjør hva, osv.
… alle foredragsholdere/underholdere har møtt opp, at de har mat og drikke, og at alle vet når de skal være hvor.
… alt av stands og materiell (bannere, brosjyrer, etc.) er på plass.
… det er skiltet godt for områdene kun ment for personell.
… dere gir tydelig informasjon underveis om pauser, servering, WiFi og praktisk rundt toaletter.
Les også: 10 elementer du bør ha kontroll på når du planlegger arrangement
God – og tidlig – planlegging er nøkkelen til fornøyde deltakere og samarbeidspartnere, og et arrangement som i det hele tatt går på skinner. Jobber du systematisk ut ifra sjekkpunktene vi har listet opp her, ligger du godt an i løypa, forhåpentligvis med full kontroll på alle oppgaver og prosesser rundt arrangementet
Ønsker du å få stålkontroll? Da har vi et siste supertips til deg: Bruk gode digitale verktøy for påmelding og deltakerhåndtering.
På den måten blir arbeidet enklere og mer oversiktlig, og du slipper unna mye unødvendig dobbeltarbeid og tidsbruk.
100 % kontroll på alle detaljer, og alt av oppdatert informasjon samlet på ett sted!
Du er kapteinen som har ansvar for å få arrangementet trygt frem til mål. Uventede ting vil alltids komme inn fra høyre og venstre. Bruker du både en god sjekkliste og et godt påmeldingssystem, vil ingen overraskelser eller turbulens hindre deg i å lykkes.