Har du fått i oppgave å lage sommeravslutning for de ansatte? En samlende, sosial happening før man skilles for ferien kan gjøre underverker for samholdet i organisasjonen.
Da er det lett å begynne med det praktiske: Hvor skal vi være? Hva skal vi spise? Trenger vi underholdning? Men før du booker grillbuffet, DJ eller rebusløp, er det smart å stille ett spørsmål: Hva slags avslutning vil folk faktisk ha lyst til å komme på?
For noen betyr det langbord, sommermat og god tid til å prate. For andre fungerer det bedre med aktiviteter, konkurranser eller et tydelig opplegg fra et eventbyrå. Poenget er ikke å lage den mest spektakulære festen, men å skape en kveld som føles enkel å delta på – og hyggelig å huske etterpå.
Kanskje har du allerede booket sted eller aktivitet og bedt de ansatte holde av datoen. Neste steg er å sende ut tydelig informasjon – og få en faktisk bekreftelse på hvem som kommer.
Er det noen som har behov for at det f.eks. tas spesielle hensyn til mat eller logistikk rundt transport? Jo tidligere du får oversikt over slike behov, desto enklere blir det å lage en avslutning som fungerer godt for alle.
Her får du åtte praktiske tips som gjør sommeravslutningen enklere å planlegge, og hyggeligere å være med på.
Norge kan vel ikke akkurat skryte av det mest stabile sommerværet. Når værgudene først smiler, vil de fleste gjerne være ute – eller i det minste ha mulighet til å trekke ut mellom måltid, taler og aktiviteter.
Tenk derfor praktisk: Finnes det skygge hvis det blir varmt? Er det nok sitteplasser? Trenger dere vifter, parasoller eller solkrem? Og hvis kvelden blir kjølig, kan noen ekstra pledd og en tydelig beskjed om antrekk gjøre stor forskjell.
Mange eventbyråer og aktivitetsarrangører tilbyr ferdige eller skreddersydde opplegg for sommeravslutninger. Det kan være en god løsning hvis dere ønsker et mer gjennomført konsept, eller hvis du rett og slett ikke har tid til å koordinere lyd, lys, mat, drikke, aktiviteter og bemanning selv.
Ønsker dere en aktiv avslutning med øvelser, leker eller konkurranser, kan et eventbyrå også bidra med aktiviteter som passer for ulike nivåer og personligheter. «Mesternes mester», teambuilding, rebusløp og korte inspirasjonsinnslag er klassikere av en grunn: Det gir folk noe å samles om, uten at alt må handle om mingling.
Fordelene med å legge sommeravslutningen til en eventcamp er blant annet:
Du kan sikkert klare å gjennomføre en vellykket sommeravslutning på egen hånd. Spørsmålet er om du bør. Når én person skal holde styr på påmeldinger, mat, transport, beskjeder, leverandører og småkriser underveis, blir det fort lite tid igjen til å være til stede selv.
Fordel derfor oppgavene tidlig. Én kan ha ansvar for dialog med stedet, én for transport, én for musikk eller bilder, og én for å fange opp praktiske behov fra deltakerne. Da blir arrangementet mindre sårbart, og hyggeligere for deg også.
Mat og drikke er ofte det folk husker best, både når det fungerer, og når det ikke gjør det. Sørg derfor for å hente inn informasjon om allergier, intoleranser og andre mathensyn i påmeldingen, ikke i en e-posttråd du må lete frem dagen før.
Det trenger ikke å være komplisert. En god grillmeny, enkel sommermat eller catering med noen trygge alternativer for vegetarianere, veganere og allergikere holder lenge. Vil dere gjøre mer ut av det, kan matlagingen også bli en del av opplevelsen – for eksempel med kokkekurs, grillteam eller små grupper som lager ulike retter sammen.
Når det gjelder drikke, er gode alkoholfrie alternativer en selvfølge. Sett også frem rikelig med vann, særlig hvis dere skal være ute på en varm dag. Små detaljer som is, kald drikke eller varm kaffe når kvelden blir kjølig, gjør mer for stemningen enn du kanskje tror.
Les også: Nå begynner det å haste med påmeldingene til sommerfesten!
Musikk trenger ikke å være dyrt for å fungere. En god spilleliste, en høyttaler som faktisk tåler rommet eller uteområdet, og noen som tar ansvar for lyden, kan være nok til å skape riktig stemning.
Har dere budsjett til det, kan en artist, DJ eller et lite band løfte kvelden flere hakk. Bare husk å velge underholdning som passer gruppen. Det som er fulltreffer for én avdeling, kan bli litt kleint for en annen. Målet er ikke høyest mulig lydnivå, men en stemning folk har lyst til å være i.
Aktiviteter kan være gull for stemningen, særlig hvis mange ikke kjenner hverandre så godt fra før. Men de bør være enkle å forstå, lette å delta i og frivillige nok til at ingen føler seg presset ut på dansegulvet, scenen eller midt i alles oppmerksomhet.
Et lavterskel innslag under middagen kan være «Barnefoto». Be de ansatte sende inn et bilde av seg selv som barn i forkant. På sommeravslutningen får deltakerne utdelt hvert sitt bilde og må finne ut hvem bildet tilhører. Det er enkelt, ufarlig og får ofte praten i gang på en naturlig måte.
Rebusløp er en annen klassiker som fungerer godt når dere vil ha folk i bevegelse. Lag korte oppgaver der samarbeid og kreativitet teller mer enn fysisk form. Da blir det teambuilding uten at det føles som en påtvunget aktivitet.
Transport er kanskje ikke det mest festlige punktet på listen, men det kan være avgjørende for hvor mange som faktisk blir med. Hvis stedet ligger litt utenfor sentrum, bør du gjøre det tydelig hvordan folk kommer seg dit, og hjem igjen.
Vurder felles buss, forhåndsbestilte taxier eller tydelig informasjon om kollektivtransport. Det er ekstra viktig hvis det serveres alkohol, eller hvis arrangementet slutter sent. Jo færre praktiske hindre deltakerne må løse selv, desto enklere er det å si ja til å komme.
Når du har ansvar for arrangementet, er du ofte så opptatt av at alt skal klaffe, at du glemmer å dokumentere det som faktisk skjer. Derfor er det lurt å avtale på forhånd hvem som tar bilder eller korte videosnutter underveis.
Pass samtidig på at fotograferingen skjer på en måte folk er komfortable med. Ikke alle ønsker å bli delt i interne kanaler eller sosiale medier. Avklar gjerne hvor bildene skal brukes, og lag heller en hyggelig oppsummering i etterkant enn å publisere alt fortløpende.
En god sommeravslutning trenger ikke å være stor, dyr eller spektakulær. Den trenger først og fremst å føles gjennomtenkt. For eksempel:
Det er ofte disse detaljene som avgjør om de ansatte husker sommeravslutningen som «enda et jobbarrangement» – eller som en hyggelig kveld der de faktisk fikk senket skuldrene sammen med kolleger.
Skal du arrangere sommeravslutning for mange ansatte, er det lurt å samle påmelding, mathensyn, transportbehov og eventuell annen praktisk informasjon på ett sted. Da slipper du å lete i e-poster, Excel-ark og Teams-tråder når noen spør: «Var det egentlig meldt inn glutenfritt til meg?»
Med litt struktur i forkant blir det også enklere å være til stede når dagen kommer. Og det er kanskje det beste tipset av alle: Lag en plan som gjør at du ikke må bruke hele sommeravslutningen på å være problemløser i kulissene.
Legg bort jobbmodus for noen timer og kos dere i hverandres selskap! Er det ikke det som er hele poenget med en sommeravslutning med de ansatte?
Lykke til med sommeravslutningen!