Det er straks mai, sommeren er like om hjørnet. Varmere vær, lengre dager, og snart ferie!
Kanskje du har fått i oppgave å lage sommeravslutning for de ansatte? En samlende, sosial happening før man skilles for ferien kan gjøre underverker for samholdet i organisasjonen.
En sommeravslutning/sommerfest arrangeres vanligvis i juni. De ansatte ønsker seg en smak av sommer, med snadder grillmat, kald øl, god vin og topp stemning.
Noen bedrifter får et eventbyrå til å ta seg av sommeravslutningen, og da finnes det mange ulike konsepter og temaer. Alt fra villmarkscamp til sommerfest i telt. Andre foretrekker å holde sommerfesten i litt roligere former, på en restaurant eller et hotell.
Vet du hvem som kommer – og er det spesielle hensyn som må tas?
Du har sikkert allerede bestilt et sted eller en aktivitet og kanskje også bedt ansatte om å "save the date". Men nå er det på høy tid å sende ut informasjon og få en bekreftelse på hvem som faktisk kommer.
Har noen av dem behov for at det f.eks. tas spesielle hensyn med hensyn til mat eller logistikk rundt transport? Jo tidligere du får avklart dette, desto større er sjansen for at du kan legge til rette for spesifikke behov.
I resten av denne artikkelen gir vi deg våre beste tips til hvordan du lager en sommeravslutning/sommerfest som de ansatte vil huske.
1. Gjør det komfortabelt for deltakerne
Norge kan vel ikke akkurat skryte av det mest stabile klimaet … men når værgudene endelig smiler, oppholder vi oss helst utendørs, eller lager en kombinasjon av ute og inne. Hvis gradestokken kryper usedvanlig langt oppover, er det lurt å sette opp vifter for å få god sirkulasjon og kjøle ned deltakerne.
Hvis det derimot er kaldt i været, husk å minne om riktig antrekk og ta med noen ekstra pledd og tepper. Da blir det likevel fint å være ute.
2. Eventbyrå/eventcamp
Mange eventbyråer og aktivitetsarrangører tilbyr å arrangere sommeravslutningen for din bedrift. Dermed kan du lene deg tilbake og nyte festen. Eventbyrået kan ta seg av lyd, lys, mat, drikke, kokker og servitører.
Ønsker dere en aktiv sommeravslutning med ulike øvelser, leker eller konkurranser, stiller eventbyrået gjerne opp på eventet og kan tilby full pakke med diverse aktiviteter som passer for alle. Typiske temaer/aktiviteter er «Mesternes mester», teambuilding og inspirasjonsforedrag.
Fordelene med å legge sommeravslutningen til en eventcamp er blant annet:
- Morsomme aktiviteter som alle kan være med på
- De ansatte holder seg samlet på ett sted hele kvelden
- Egen kokk som disker opp med god mat
- Musikk hele kvelden
- Bar, med alle rettigheter
3. Få hjelp
Du kan sikkert klare å gjennomføre en vellykket sommeravslutning på egen hånd, men opplevelsen blir garantert enda bedre for både deg og deltakerne om du får hjelp – av kolleger, venner eller familie. Har du budsjett til det, kan det være lurt å få hjelp av en profesjonell aktør.
Deleger ansvar og oppgaver, så slipper alt å falle på kun deg. Og husk at det skal være hyggelig for alle, også for deg …
4. Mat og drikke
Gi deltakerne valgmuligheter. Det er ikke sikkert at alle spiser det du har tenkt å ha på menyen, så det kan være lurt å ha alternativer for vegetarianere/veganere. Å bruke et cateringbyrå kan være en god idé, med mindre du er glad i mye å gjøre og foretrekker å ordne all maten selv!
En spennende vri kan være å lage et konsept hvor det å lage maten sammen er en del av arrangementet. Det kan gjøre underverker for lagånden og samholdet i gruppen.
Når det gjelder drikke, er det greit å tilby deltakerne alkoholfrie alternativer. Noen bedrifter leier en slushmaskin når de har en hagefest. Med ingredienser fra vinmonopolet kan det bli mange morsomme vrier på velkomstdrinken.
Ikke glem vann – du vil ikke at deltakerne skal bli dehydrert på ekstra varme dager. Kjølestasjoner med kald drikke og is er en klassiker. Og hvis det er kjølig, gjør varm drikke susen. Toddy med vri og Irish coffee kan også funke fint.
Les også: Nå begynner det å haste med påmeldingene til sommerfesten!
5. Musikk og underholdning
Dette tipset passer til ethvert budsjett. Musikken kan ordnes bare ved å koble smarttelefonen til en høyttaler og spille gjennom en Spotify-liste med sommerklassikere. En enkel kassegitar og allsang tar stemningen og samholdet til nye høyder.
Naturligvis kan du vurdere å hyre inn en artist eller et band. Musikalske innslag bidrar til en god atmosfære og kan gjøre sommereventet til en pangavslutning som ikke går i glemmeboken med det første.
6. Selskapsleker og morsomme aktiviteter
En selskapslek kan få folk til å løsne på snippen, og det blir gjerne morsomme historier i ettertid. Husk bare på at for dem som ikke har sans for den slags aktiviteter, kan det ha motsatt effekt.
Et eksempel på en artig, "lavterskel" selskapslek til bruk under en middag er «Barnefoto». I invitasjonen ber du de ansatte om å gi deg et bilde av seg selv som barn, i god tid før arrangementet. På selve sommeravslutningen deler du ut et bilde til hver av deltakerne, og så må de finne sin borddame/-herre ut ifra dette bildet. Dette får fort latteren til å sitte løst.
En annen aktivitet som kan ta stemningen til de helt store høyder, er rebusløp. Det er et klassisk innslag på sommeravslutninger. En perfekt aktivitet for teambuilding, fullspekket med morsomme og engasjerende oppgaver – hvor samarbeid og kreativitet er viktige faktorer for å vinne.
7. Enkel transport til og fra
Som den ansvarlige arrangementsplanleggeren du er, sørger du for at alle kommer seg enkelt til sommerfesten, og enkelt og trygt hjem. Det vil alltid være noen som trenger skyss hjem, kanskje tidligere enn planlagt …
Ved å organisere transport begge veier, slipper folk å tenke på å kjøre selv eller organisere kjøring. Dette gjelder særlig hvis sommeravslutningen avholdes litt for langt utenfor allfarvei til at det er enkelt å ta kollektivtransport hjem.
8. Fang øyeblikkene
Ofte er man som arrangør så travelt opptatt med å få alt til å klaffe og folk til å kose seg, at man i farten glemmer å forevige de morsomme øyeblikkene.
Avtal på forhånd med noen i gruppen at de tar bilder utover kvelden, slik at det ikke bare blir selfies. Å se på bilder i etterkant gir alltid en god latter. Kanskje kan dere lage en morsom oppsummering og sende til alle i etterkant, eller opprette en lukket Facebook-gruppe.
Bruk Proviso til sommeravslutningen – helt gratis
Det er mye praktisk informasjon som det er lurt å samle inn i forbindelse med sommeravslutningen, f.eks.:
- Hvem kommer?
- Er det spesielle mathensyn som må tas?
- Hvem trenger transport til/fra arrangementet?
- Skal det tilbys overnatting?
- Er det noe som skal betales?
Og kanskje skal du i løpet av kvelden også sende ut litt informasjon eller gjennomføre noen morsomme polls, for å sjekke stemningen litt underveis?
Nå har du muligheten til å bruke Proviso til å invitere og samle inn nødvendig informasjon fra deltakerne – og dét helt gratis. Vi kan produsere for deg, eller du kan teste ut systemet selv.
(Obs: Tilbudet gjelder for ett arrangement, og det må avholdes innen 30.6.2023.)
Senk skuldrene, la jobb være jobb for noen timer og kos dere i hverandres selskap! Er det ikke det som er hele poenget med en sommeravslutning med de ansatte?
Lykke til med sommeravslutningen!
