Henvendelser fra deltakere

Deltakere kan sende spørsmål og henvendelser til arrangøren via funksjonen Kontakt oss.

Denne kan være tilgjengelig:

På påmeldingsskjemaet
I invitasjoner sendt fra Proviso
I bekreftelser sendt til deltakerne

Aktiver henvendelser

For at deltakerne skal kunne sende henvendelser, må funksjonen først aktiveres.

Gå til:

Arrangementsinnstillinger → Kommunikasjon

Her må du:

Aktivere henvendelsesfunksjonen
Registrere e-postadressen som skal motta henvendelsene

⚠️ Viktig

Hvis du bruker flettekoden Lenke til henvendelse i invitasjoner eller bekreftelser, må henvendelsesfunksjonen være aktivert. Ellers vil ikke lenken fungere.

For en detaljert beskrivelse av oppsettet, se: Kommunikasjon i venstre meny under Arrangementsinnstilinger

Hvordan ser deltakeren funksjonen?

På påmeldingsskjemaet finner deltakeren knappen Kontakt oss øverst på siden.

Når deltakeren klikker på knappen, åpnes et skjema hvor vedkommende kan skrive inn spørsmålet sitt og sende det direkte til arrangøren.

Hvor finner du henvendelsene?

Alle henvendelser sendes til e-postadressen som er registrert som mottaker under Kommunikasjon. I tillegg lagres en kopi av alle henvendelser i Proviso.

Du finner dem ved å klikke på Henvendelser i menyen øverst til høyre.

Les og besvar henvendelser

Når en deltaker har sendt inn en henvendelse, vises den i oversikten under Henvendelser.

Du kan:

Se alle innsendte henvendelser
Filtrere på emne
Vise kun ubesvarte henvendelser
Lese tidligere svar

For å svare:

Klikk på deltakerens navn
Skriv svaret ditt i tekstfeltet
Klikk Send

Markere en henvendelse som besvart

Hvis du har svart deltakeren på en annen måte, for eksempel via telefon, kan du markere henvendelsen som besvart manuelt.

Klikk på de tre prikkene i svarfeltet og velg ønsket handling.

Besvare henvendelser fra e-post

Når noen sender inn en henvendelse, mottar kontaktpersonen også en e-post.

E-posten inneholder en lenke med teksten: "Klikk på lenken for å lese og besvare henvendelsen"

Anbefalt fremgangsmåte

For at svaret skal være synlig for deg og dine kolleger må du åpne lenken i e-posten og svare derfra. Svaret sendes til deltakeren, og loggføres i Proviso. I innboksen kan det se slik ut når du som arrangør/kontaktperson mottar en henvendelse fra en deltaker:

Viktig

Ikke bruk Svar eller Videresend direkte i Outlook eller et annet e-postprogram.

Svar som sendes på denne måten blir ikke lagret i Proviso, og henvendelsen vil fortsatt fremstå som ubesvart i systemet.

💡 Tips: For best oversikt og historikk anbefaler vi alltid å besvare henvendelser via lenken i e-posten eller direkte fra siden Henvendelser i Proviso.