Deltakerne kan sende inn henvendelser til arrangør via en "kontakt oss" knapp på påmeldingsskjema eller i invitasjon/bekreftelse.
Dersom du i e-post invitasjonen eller bekreftelsen benytter flettekoden lenke til henvendelse, må du ha aktivert henvendelser under Kommunikasjon, og lagt til en e-postadresse som vil motta henvendelsene.
Aktivering av henvendelsesfunksjon finner du ved å gå til Arrangementsinnstillinger og deretter til Kommunikasjon.
Se detaljert beskrivelse av hvordan du aktiverer dette steg for steg her:
Kommunikasjon i venstre meny under Arrangementsinnstilinger
På påmeldingsskjema ser vi Kontakt oss på toppen av skjema, og ved å klikke på denne får man opp henvendelsesskjema som fylles inn og spørsmål sendes til arrangør:
Hvor kan du som arrangør lese og svare på henvendelsene?
Henvendelser som sendes inn via ”Kontakt oss” på påmeldingsskjema, sendes på e-post til den som som står som mottaker.
Henvendelser som sendes inn via flettekoden "Lenke til henvendelse" fra en e-post invitasjon eller fra bekreftelsen som deltaker har mottatt, sendes på samme måte.
I tillegg legger det seg en kopi av spørsmålet/henvendelsen inne i Proviso, disse finner du ved å klikke "Henvendelser" som står på menylinjen i øverste høyre hjørnet av Proviso: 
Når en deltaker har sendt inn et spørsmål, ser du følgende når du går til Henvendelser:
Du kan sortere henvendelsene ved å benytte filteret på toppen av siden. Filtrer enten på emne eller kun ubesvarte henvendelser.
For å lese og svare på henvendelsen, klikk på deltakers navn, skriv inn svaret ditt i tekst boksen og trykk Send.
Dersom henvendelsen har blitt besvart på annen måte enn via Proviso, (f.eks. pr telefon), kan du sette spørsmålet til besvart manuelt ved å klikke på de tre prikkene i svarboksen.
Besvare henvendelser som blir sendt på e-post
Når en deltaker sender inn en henvendelse, sendes den på e-post til den som står som mottaker på siden Kommunikasjon.
I innboksen kan det se slik ut når du som arrangør/kontaktperson mottar en henvendelse fra en deltaker:
For at svaret skal bli sendt både til deltaker som har spurt, og bli loggført i Proviso under Henvendelser, er det viktig å svare ved å klikke seg inn på lenken i e-posten.
Der det står "Klikk på lenken for å lese og besvare henvendelsen: https:// osv"
Dersom man ikke gjør dette, men istedenfor klikker "Svar" eller "Videresend" inne i Outlook, da vil ikke svaret loggføres i Proviso.
For historikken sin del, og for at dine kolleger og du selv skal se at en henvendelse er besvart, oppfordrer vi alle brukere til å svare inne i lenken eller ved å gå til Henvendelser inne i Proviso.