Arrangementer har gjennomgått store endringer de siste årene, og er i dag mer komplekse og strategiske enn noen gang. Teknologi, forventninger og samfunnsutvikling gjør at du må være i stand til å tilpasse deg raskt og planlegge smartere.
For deg som har ansvar for å planlegge og gjennomføre arrangementer, betyr det at kravene til ferdigheter og egenskaper har blitt høyere og mer komplekse.
Hvilke egenskaper trenger du for å lykkes med å skape arrangementer som fanger oppmerksomheten, engasjerer deltakere og gir reell verdi i en tid der konkurransen om folks tid og interesse bare blir større og større?
Som arrangementsplanlegger er sterke mellommenneskelige ferdigheter avgjørende. Du må kunne bygge tillit, samarbeide godt og kommunisere tydelig med alle involverte – deltakere, foredragsholdere, leverandører og kollegaer.
Det handler om mer enn å være hyggelig; du må kunne lese situasjoner, håndtere konflikter og tilpasse kommunikasjonen til ulike behov og roller. Evnen til å skape trygghet og tillit er nøkkelen til et godt samarbeid og et vellykket arrangement.
Teknologi er blitt en sentral del av ethvert arrangement, selv når alle deltakere er fysisk til stede. Flere og flere arrangører benytter digitale støtteverktøy som påmeldingssystem og eventapp.
Dette betyr ikke at du må være en IT-ekspert, langt ifra. Men for å lykkes med å skape deltakeropplevelser som skiller seg ut, må du være (eller du må bli) komfortabel med å bruke digitale systemer både før, underveis i og etter arrangementet.
Husk bare at teknologi ikke skal brukes for teknologiens skyld, men for å skape bedre deltakeropplevelser.
Som arrangementsplanlegger må du være villig til å “ta tøylene” når som helst. Selvsagt kan du delegere ansvar og oppgaver til medarbeidere internt. Men dersom noe skjærer seg eller ting ikke går etter planen (det dukker alltid opp noe uforutsett!), må du være parat til å steppe inn og gjøre det som skal til for å ordne opp i det.
En god arrangementsplanlegger vet at et arrangement sjelden blir vellykket om det baserer seg på innsatsen og innspillene fra kun én person. I hvert fall er det mye vanskeligere og mer tidkrevende å få det til.
Som arrangementsplanlegger må du være åpen for feedback og tilbakemeldinger fra de du samarbeider med om å lage arrangementet (både internt og eksternt). Denne egenskapen henger tett sammen med det første punktet; å være god med mennesker.
Planlegging av arrangementer med mange deltakere er en krevende oppgave. Mye skal på plass, masse informasjon må innhentes, og du har en drøss med detaljer å holde styr på.
For å holde planleggingen på rett spor helt til mål må du klare å sjonglere informasjon om mange ulike ting samtidig. Dette kan være alt fra informasjon om hotell, transport og matservering til saloppsett, faglig innhold, markedsføring, etc.
Uansett hvor god oversikt og kontroll du har underveis i planleggingen og gjennomføringen, vil det alltid kunne oppstå noe uforutsett mens arrangementet pågår. Lyd eller bilde streiker, en foredragsholder blir sittende fast i trafikken, eller mange andre ting som kan gå galt.
Når sånt oppstår, må du holde hodet kaldt. Tendenser til panikk gjør bare en dårlig situasjon enda verre.
Noen ganger må du ta den vanskelige samtalen, enten du er nødt til å gi konstruktiv kritikk til en medarbeider internt eller avslutte et samarbeid med en leverandør.
Som arrangementsplanlegger må du klare å håndtere slike situasjoner på en god måte.
Til syvende og sist er det du som har hovedansvaret for at arrangementet blir en god opplevelse for alle involverte parter. Derfor vil rollen din iblant kreve at du tar avgjørelser som er vanskelige og kan medføre sure miner.
Les også: Din guide til å lage arrangement på egen hånd
Tilpasningsdyktighet går hånd i hånd med evnen til å holde hodet kaldt i pressede situasjoner.
Noen ganger er det ikke mulig å gjennomføre arrangementet akkurat slik du hadde sett for deg. Da kan det bli nødvendig å gjøre endringer i siste liten, eller du må forkaste hele planen og gjøre det på en helt annen måte.
Ethvert arrangement består av enormt mange detaljer som må holdes styr på. Derfor må du være detaljorientert fra dag én i planleggingen. Jo mindre som overlates til tilfeldighetene underveis i forberedelsene, desto mer kontroll og oversikt har du underveis i selve arrangementet.
Det er ikke bare du selv som må ha ting på stell, men hele teamet ditt. Når noen lurer på noe eller har spørsmål, må de vite nøyaktig hvem de skal henvende seg til. Det samme gjelder henvendelser fra deltakere; disse må komme frem til riktig person hos dere, slik at deltakeren raskt får svar på det de lurer på.
Dessuten bør dere ha alt samlet på ett sted, slik at ingen trenger å kaste bort dyrebar tid på å lete etter informasjon.
Enkelte som jobber med arrangement, foretrekker å gjøre alt selv og sliter med å gi slipp på kontrollen. Denne fremgangsmåten er risikabel når man skal avholde et arrangement med mange deltakere. Da må du klare å lite på at medarbeiderne dine får gjort oppgaver på en god måte.
Det kan ta tid å bli god på å delegere, men det er en avgjørende egenskap å ha som arrangementsplanlegger.
Evnen til å prioritere og strukturere tiden effektivt er avgjørende, spesielt hvis du sitter mer eller mindre alene med alt det praktiske.
I stedet for å drukne i detaljer og manuelt arbeid, bør du bruke digitale verktøy som automatiserer prosesser og gir deg bedre oversikt. Det frigjør tid til det viktigste: å skape verdi for deltakerne og virksomheten. Med god prosjektstyring og riktige hjelpemidler blir planleggingen både enklere og mer treffsikker.
Du vil aldri klare å gjøre alt helt perfekt, men det er jo lov å prøve …! Ha som ambisjon å gjøre hvert nye arrangement så vellykket som overhodet mulig, og i alle fall bedre enn det forrige. På denne måten har du større sjanse for å lykkes med arrangementet, selv om ikke absolutt alt går etter planen.
I dag forventes det at arrangementer skaper målbar verdi – ikke bare for deltakerne, men også for virksomheten som arrangerer. Du må derfor kunne tenke strategisk: Hva er formålet med arrangementet? Hvordan henger det sammen med forretningsmålene? Hvilke måleparametere skal du bruke?
Evnen til å se det store bildet og knytte arrangementet til overordnede mål er avgjørende.
Arrangementsbransjen er i kontinuerlig utvikling, og det dukker stadig opp nye trender, verktøy og forventninger. En god arrangementsplanlegger er nysgjerrig og lærevillig, og følger med på utviklingen, enten det handler om bærekraft, teknologi, deltakerinvolvering eller sikkerhet.
Å holde seg faglig oppdatert gir deg et konkurransefortrinn og gjør deg bedre rustet til å ta gode valg.
Fremtidens arrangementer stiller høye krav til både faglig dyktighet og personlig tilpasningsevne. Med rett kompetanse og verktøy i ryggen kan du ikke bare skape arrangementer som engasjerer, men også styrke din egen rolle som strategisk ressurs.
Egenskapene du utvikler i dag, gjør deg bedre rustet for arrangementene du skal lykkes med i morgen.