Som arrangør higer du etter å lage arrangementer som huskes, både for det faglige og det sosiale innholdet. For å klare det i en hverdag hvor mange kjemper om oppmerksomheten din, med stadig flere møter og arrangementer å velge mellom, og med stadig høyere forventninger til aktiviteter og foredragsholdere, må du klare å ta arrangementene dine et hakk eller to videre fra gang til gang.
Dagens deltakere avfinner seg ikke med fjorårets tilbud. De ønsker å oppleve noe nytt og enda mer spennende enn sist, både når det gjelder atmosfære, program, mingling/underholdning og utforming.
Hva må du gjøre for å lage bedre arrangementer fra år til år? Les videre, så får du suksessoppskriften.
1. Samle all informasjon på ett sted og bruk den om igjen
Når du skal gå i gang med å forberede et arrangement, og skal starte med å finne igjen alt fra sist – hva gjør du da? Starter du på nytt for hver gang? Hvor har du i så fall samlet all informasjon om arrangementet ditt?
Hvis du fortsatt bruker Excel og ringpermer og har alt lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, går det gjerne mye tid med til å sette ting i system, finne ut hva det er du skal ha oversikten over, hvordan du skal hente inn all informasjonen, og ikke minst: hvem som skal gjøre hva.
Bruker du derimot et påmeldingssystem, har du all infoen fra i fjor liggende klar til bruk, alt på ett sted, i et brukervennlig og oversiktlig system. Garantert siste versjon og oppdatert info!
Dermed kan du bare “kopiere suksessen” fra sist, med fiks ferdig struktur og lagrede workflows og oppsett.
2. Ba du deltakerne om å evaluere sist du arrangerte?
Som vi vet, den beste måten å finne ut hva deltakerne dine synes om arrangementet ditt på, er å spørre dem. Derfor sendte du sikkert ut evalueringer etter arrangementet sist, og du fikk sikkert en god del svar.
Innspill fra deltakerne kan gi deg verdifull innsikt i hvilke tiltak du eventuelt bør gjøre for å forbedre arrangementet til neste gang.
Hent opp svarene og se gjennom både positive og negative kommentarer. Ta vare på det bra og sørg for å forbedre det som ikke fungerte optimalt.
Og har du ikke tidligere evaluert, så må du begynne med det!
3. Ble det gjort en intern evaluering sist?
De som var med og arrangerte, gjorde seg helt sikkert noen erfaringer om hva som fungerte bra, og hva som fungerte mindre bra.
Var det enkelt å kommunisere med deltakerne underveis? Hva med betalingene, var det mye styr å fakturere? Ble det kø og frustrasjon i innsjekkingen? Hvor kan vi bli bedre til neste gang?
Det er viktig at alle som var med og arrangerte, også får si sin mening og blir evaluert.
4. Start tidlig nok!
Punktene 1–3 bør utføres i veldig god tid før arrangementet, slik at arbeidsomfang og gode tidsplaner kan settes opp. Det er mye som skal på plass, og masse informasjon som må innhentes og systematiseres.
Jo tidligere du kommer i gang med forberedelsene, desto større er sannsynligheten for at arrangementet blir vellykket for alle involverte..
Les også: Hvor tidlig bør man forberede et arrangement?
5. Be om hjelp av de som er proffe på sine områder
Husk at du ikke selv er ekspert på alt og heller ikke skal være det.
Benytt deg av fagpersoner, enten det er på lyd og lys eller presentasjoner. Ting som ikke virker helt som det skal, kan ødelegge mye for arrangementet.
Ved å leie inn en erfaren lyd-, lys- eller AV-tekniker til å levere, montere og styre det tekniske, kan du konsentrere deg om det faglige innholdet. Hvis arrangementet er på et konferansehotell eller et kongressenter, bør du sørge for å samarbeide tett med stedets egne teknisk ansvarlige.
En tekniker kan også gi deg veiledning på valg av riktig utstyr til ditt arrangement.
6. ØV!
Samle alle som skal bidra flere ganger, avstem innhold og øv på det som skal gjennomføres. Når dere går gjennom aktivitetene i god tid på forhånd, blir det bedre flyt på gjennomføringen – og alle involverte får en følelse av mestring og kontroll, noe som igjen bidrar til at hele arrangementet går knirkefritt og blir en positiv opplevelse for alle.
