6 gode tips til å spare tid i planleggingen


6 gode tips til å spare tid i planleggingen

Elin Vad | 02. nov 2018
5 minutter lesetid


Tidseffektiv planlegging øker sjansen for at arrangementet blir vellykket. Hva bør du som arrangør gjøre for å bruke mindre tid på deltakerhåndtering og logistikk og mer tid på å forberede det faglige innholdet?

 Å planlegge arrangement er tidkrevende. Uansett om arrangementet er stort eller lite, eller om det er første gang du planlegger et arrangement eller du har lang erfaring – det er mye som skal avklares, ordnes og settes i system. Mange små, men avgjørende detaljer skal på plass.

Jo mer effektiv du er i planleggingen, desto mer kontroll har du, og sjansen øker for at arrangementet blir en god opplevelse for deg som arrangør og dine deltakere og samarbeidspartnere.

I dette innlegget får du 6 tips til å spare tid i arrangementsplanleggingen.

 

1. Jobb etter en fremdriftsplan

Alle involverte i planleggingen har som oftest mye annet å gjøre også, og det er fort gjort å utsette noen oppgaver, noe som gir ringvirkninger og mye ekstra arbeid når det skal “brannslukkes”.

Ha derfor en felles forankret fremdriftsplan, som begge parter er innforstått med. Og denne må være skriftlig!

 

2. Ha én person dedikert til oppgavene

Det må være en som er ansvarlig for at alle oppgaver i fremdriftsplanen faktisk utføres, og som “pusher” litt overordnet. Med én person dedikert til oppgavene sparer man mye tid, og slipper å gå via flere involverte. Dessuten blir det enklere å få tatt beslutninger.

Men husk at å være ansvarlig for en oppgave er noe annet enn å gjøre selve oppgaven ... Det gjelder å fordele oppgavene på ulike personer på best mulig måte, men likevel klare å holde overordnet i dem.

Sørg dessuten for å ha nok ressurser til å kunne styre prosjektet 100 %, med gode deadlines.

 

3. Få med alle detaljer i påmeldingsskjemaet

Husk å få med alle detaljer når påmeldingsskjema blir laget. Skal det f. eks. være mulig å bestille hotell, så ta det med på skjema i stedet for å gjøre dette på et senere tidspunkt. Det medfører bare masse ekstra arbeid for deg og kanskje unødvendig mas på deltakeren.

Skal det være betaling? Legg det inn med én gang – så slipper du å tenke på dette senere.

Altså, tenk nøye gjennom hva du trenger av informasjon, og samle inn alt på én gang – mye tid å spare her.

 

Les også: 8 grunner til at selv profesjonelle arrangementsplanleggere bruker Proviso

 

4. Vær ute i (veldig) god tid

Vi kan ikke få understreket det nok: Vær ute i god tid når du skal lage arrangement. Veldig god tid!

Særlig gjelder dette bestilling av arrangementssted. Hvis du sender ut forespørsel tidlig, er det mye ledig, og man får raskt bestilt et passende sted. Dessuten vil du kunne få bedre avtaler og betingelser med leverandører, og du får bedre tid til å booke foredragsholdere/underholdning i toppsjiktet.

Er du sent ute, vil det meste være opptatt, og du må bruke mye tid på å lete etter alternativer. I verste fall kaster du bort mye tid, og sitter igjen med et sted som er mindre attraktivt.

 

5. Lag kunnskapsdatabaser

Dersom du har mange arrangementer og regelmessig trenger gode leverandører, sparer du mye tid på å lage gode kunnskapsdatabaser i planleggingsprosessen, med lokaler, teknikk, artister, foredragsholdere og andre involverte i prosjektet.

I etterkant kombinerer du kunnskapsdatabasene med deltakerevalueringer, som du tar vare på og setter i et eget system for de lokalitetene du bruker. Slik kan du for hvert nytt arrangement effektivt bygge på tidligere erfaringer.

 

6. Bruk et påmeldingssystem

Bruker du et påmeldingssystem i arbeidet med å lage arrangement, sparer du som arrangør masse tid. Faktisk opplever mange at tidsbruken halveres, slik at de får langt bedre tid på seg til å forberede det faglige innholdet.

En av de største fordelene ved et slikt system er at du har alt samlet. Det er så mange detaljer man må få landet ved et arrangement, og et påmeldingssystem forenkler jobben med å få alt inn i ett og samme system, tilgjengelig for deg via internett, hvor enn du befinner deg.

  • Du slipper å bruke ulike programmer, skjemaer og kommunikasjonskanaler til å håndtere påmeldinger, hotellbestillinger, betalinger, evalueringer og nettside.
  • Du slipper stadig å måtte rapportere til andre – nettopp fordi alt ligger tilgjengelig i systemet for de som måtte ønske å følge med på utviklingen.
  • Du kan enkelt og greit “kopiere suksessen” fra sist, med fiks ferdig struktur og lagrede workflows og oppsett.

Ikke minst er det tidsbesparende (og betryggende) å ha en fast kontakt hos leverandøren av systemet som du kan ringe til, hvis du må ha informasjon raskt og ikke selv sitter i nærheten av maskinen.

  New call-to-action

Andre leste også