4 grunner til at det ikke er for dyrt med en arrangementsplattform

Mange som jobber med arrangementer i små og mellomstore bedrifter, har en oppfatning om at det er for dyrt med en profesjonell arrangementsplattform. 

Tanken er gjerne at det kun er større bedrifter, med solide budsjetter og mange årlige arrangementer, som har råd til å investere i et slikt system. 

Stemmer denne oppfatningen med realiteten? Svaret er nei. For mindre bedrifter er det ikke bare overkommelig å bruke en komplett arrangementsplattform, det er også både direkte og indirekte lønnsomt. I denne artikkelen får du fire grunner til dette.

1. Du frigjør tid som du kan bruke til å skape bedre arrangementer og økt inntjening

I mange små og mellomstore bedrifter ser virkeligheten ut som dette når de lager arrangementer:

• Én enkelt person sitter for det meste alene med ansvaret. Andre ganger er det toppen to–tre stykker som jobber med det.
• Det meste av arbeidstiden går med til å ta seg av logistikk og deltakerhåndtering. Det er fullt opp med henvendelser og spørsmål fra deltakere, oppfølginger som tar tid, betalinger som uteblir, deltakerinformasjon som må endres rett før arrangementsdagen, osv.
• Alt håndteres med Excel, lister på papir, e-poster sendt fra egen Outlook og systemer som ikke kan snakke med hverandre.

Med andre ord: Altfor mye tid blir kastet bort på manuelle og uoversiktlige oppgaver. 

Hva med deg, er det en lignende situasjon i din bedrift?

Tenk om du fikk frigjort 50 % av tiden du bruker på å lage arrangementer. Hvor mange nyttigere og mer verdiskapende oppgaver kunne du vel ikke ha fokusert på da?

Det tallet – 50 % – er ikke hentet ut av løse luften. Mange arrangører som bruker et profesjonelt, nettbasert påmeldingssystem, rapporterer om at de halverer tidsbruken sin. 

Rett og slett fordi arbeidet med å håndtere deltakerne og logistikken går enormt mye enklere. Hele prosessen blir automatisert, oversiktlig og ryddig. Tiden du sparer, kan du bruke på andre, mer inntektsskapende oppgaver.

2. Du får flere deltakere – og dermed høyere inntekter

Bruker du en profesjonell arrangementsplattform, er det enklere å melde seg på arrangementet ditt. Dermed får du flere påmeldte, og inntjeningen blir større.

Som du sikkert har erfart fra tidligere: Selv om noen melder seg på, betyr det ikke nødvendigvis at de faktisk møter. (Og hvis antallet påmeldte blir mindre enn planlagt, kan kostnadene for arrangementet ende opp med å bli høyere enn inntektene.) 

Her er to måter en god arrangementsplattform hjelper deg med å få flere deltakere på: 

• Du kan lage og sende skreddersydde invitasjoner på e-post, med fleksible påmeldingsskjemaer som er tilpasset målgruppen. I tillegg bidrar dette til at du sparer tid og ressurser, noe som igjen gjør at du får lavere totalkostnader.
• Du kan enkelt kommunisere underveis med de som har meldt seg på, helt frem til arrangementsdagen: På e-post eller SMS kan du sende informasjon, påminnelser, teasere, osv. til ulike grupperinger blant deltakerne.

3. Du unngår å måtte betale heftige "no show"-gebyrer

Har du opplevd å måtte punge ut med sure penger i "no show"-gebyr som følge av at du ikke klarte å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister?

Ved å bruke en arrangementsplattform får du hjelp til å unngå eller redusere "no show"-gebyr. Slik gjøres det i praksis, og her kan du spare store summer:

1. Deltakere bestiller hotell samtidig som de melder seg på. 
2. De hos dere som sitter på hotellbestillingen, får tilgang til påmeldingssystemet – slik at de hele tiden kan følge med på faktisk antall og redusere/tilpasse bestillingen deretter.
3. Hotellet kan få lenker til relevant informasjon fra systemet, som til enhver tid er oppdatert. På den måten har hotellet på et tidligere tidspunkt full oversikt over det reelle antallet.
   
   

4. Du får hjelp til å sikre inntektene fra arrangementet

Mange ganger går det bort mye tid til å få samlet inn alle pengene i etterkant av arrangementet. Har du holdt på med arrangementer en stund, har du sikkert opplevd å måtte bruke altfor mye av arbeidstiden på å sende ut betalingsoppfordringer til trege betalere, og bedriften tapte penger.

Dette problemet blir effektivt løst av et påmeldingssystem med en betalingsløsning som sikrer at alle deltakerne får riktig faktura med én gang og (hvis du ønsker det) faktisk har betalt før arrangementet starter. Dermed slipper du å måtte bruke masse arbeidstid (og dermed tape penger) på å sende ut betalingsoppfordringer.

Det kan være kostbart å ikke ha et påmeldingssystem

Hvis bedriften din vurderer å investere i en komplett arrangementsplattform, er du naturlig nok opptatt av å få svar på spørsmålet om hva et slikt system vil koste. Men la oss snu litt på det. Et spørsmål som er enda mer aktuelt å stille, er … 

Hva koster det bedriften din å ikke ha en komplett arrangementsplattform ?

Som vi har sett nærmere på, kan en profesjonell arrangementsplattform forebygge og forhindre kostnader, både i form av rene utgifter og all arbeidstiden du og dine medarbeidere må bruke på ad hoc-oppgaver, oppfølginger, manuelle prosesser og dobbeltarbeid.

Ikke minst hjelper et påmeldingssystem deg med å unngå dårlig omtale som følge av mindre gode deltakeropplevelser og et etterlatt inntrykk som ikke var så profesjonelt som dere ønsket.

Her er en annen grunn til at det ikke er for dyrt med en arrangementsplattform, selv om bedriften din ikke er særlig stor: Når du og medarbeiderne dine bruker en arrangementsplattform, er dere nødt til å tenke gjennom og planlegge alle sider ved arrangementet på en mer strukturert måte enn dere vanligvis gjør. Dette gir noen klare fordeler:

• Det blir mye mindre risiko for at det oppstår feil.
• Dere sparer masse tid, som kan brukes til å lage enda bedre faglig og sosialt innhold på arrangementet. Ringvirkningen er at du bygger en enda sterkere og mer fremtredende merkevare. Verdien av hva markedet sier om merkevaren din, er så utrolig mye større enn hva det koster å bruke en arrangementsplattform …!
• Dere sparer kostnader.
• Dere får flere og mer fornøyde deltakere, noe som igjen gir dere økte inntekter.
• Deltakerne får et profesjonelt inntrykk av arrangementet og bedriften. Bare verdien av hva markedet og målgruppen sier om bedriften din, er mye større enn kostnaden i å bruke et påmeldingssystem.

Konklusjonen blir derfor: Det kan rett og slett være for dyrt å ikke ha en arrangementsplattform.