Det kan være dyrt å ikke ha et påmeldingssystem


Det kan være dyrt å ikke ha et påmeldingssystem

Monica Szyperski | 23. mai 2019
5 minutter lesetid


Når du og din bedrift eller organisasjon planlegger og gjennomfører profesjonelle arrangementer, legger dere ned store ressurser og mye arbeid, over lengre tid. Som regel medfører det ganske store kostnader.

Visste du at et profesjonelt nettbasert påmeldingssystem kan spare deg for betydelige utgifter når du lager arrangement?

Vi ser nærmere på 6 områder hvor bruk av et påmeldingssystem kan forebygge og forhindre kostnader, både i form av rene utgifter og potensielt dårlig omtale og påfølgende omdømmetap.

 

Sikker men enkel påmelding

Hvis man ikke gjør det enkelt å melde seg på arrangementet. kan det resultere at det ikke kommer nok deltakere. I verste fall må da arrangementet avlyses, men påløpte kostnader må likevel betales. Husk at å klikke på ”jeg er interessert” på Facebook ikke er det samme som at de kommer ...

Et påmeldingssystem gjør at deltakerne enkelt kan melde seg på arrangementet og få svar på alt de lurer på i forbindelse med dette.

 

God oppfølging

Hvis det går lang tid mellom registrering og selve arrangementet, og man ikke følger opp godt nok eller ikke sender påminnelser, nyheter etc., kan det være at mange av de påmeldte ikke møter opp, fordi de har glemt at de er påmeldt.

Et påmeldingssystem gjør det enkelt å kommunisere på e-post eller SMS med deltakerne, både før, under og etter arrangementet.

 

All nødvendig informasjon

Hvis alle kommer og ulike ønsker fra deltakere ikke har blitt fanget opp, kan det resultere i misnøye og dårlig omtale, som på sikt kanskje er det aller dyreste. F. eks. allergier som ikke er fanget opp, hotellrom som ikke er booket, spesialbehov som er meldt inn, men ikke er fanget opp og løst, etc.

Med et påmeldingssystem får du enkelt og oversiktlig samlet inn denne typen informasjon fra deltakerne allerede i registreringen, uten risiko for at det blir borte i mylderet av alt du skal holde styr på. Dermed får du deltakerne til å føle seg bedre ivaretatt.

 

Les også: Er konferanser og møter en unødvendig kostnad?

 

Tilbakemeldinger fra deltakerne

Evaluering i etterkant av arrangementet er viktig for å få tilbakemeldinger på godt og vondt. Hvis ikke dette gjøres på en god måte, kan dårlige opplevelser fort bli spredd på nett, uten at du som arrangør vet om det. Noe som igjen kan gi tapte kunder og dårligere omdømme, som det vil kreve kostbare tiltak å få rettet opp igjen.

Et påmeldingssystem gjør det enkelt å hente inn feedback og informasjon fra deltakerne i etterkant. Hvis noen har frustrasjoner og misnøye etter arrangementet, får de en kanal for å lufte dette istedenfor å legge det ut i sosiale medier. Dermed får du tatt tak i det, analysert og gjort tiltak, slik at neste arrangement gir en enda bedre deltakeropplevelse.

 

Sikring av inntektene

Når du skal ha et stort arrangement, hvor det koster penger å delta, kan det være snakk om betydelige beløp som skal samles inn. Å sikre inntektene er helt essensielt.

Hvis du har hatt ansvar for planlegging og gjennomføring av arrangementer og møter med mange deltakere, har du nok en viss erfaring med hvor mye tid som går bort til slike oppfølginger, og at trege betalere kan føre til tapte inntekter.

Med et påmeldingssystem får du sikret inntektene uten å måtte bruke masse tid og energi på betalingsoppfordringer. Du slipper å fakturere “manuelt”, noe som innebærer mye arbeid og mange feilkilder. Du kan enten ta betalt fra deltakerne når de registrerer seg, slik at du har penger på bok allerede før arrangementet starter, eller så kan du generere fakturaer og sende disse ved registrering eller på et senere angitt tidspunkt.

 

Minst mulig no show-gebyr

Mange bedrifter og organisasjoner som skal avholde arrangementer, klarer ikke å følge med på hotellenes avbestillings- og reduksjonsfrister, og ender derfor opp med å betale masse penger i no show-gebyrer. No show-gebyr vil si at en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, og at gjesten eller bedriften blir fakturert for opprinnelig bestilling.

Ved å bruke et påmeldingssystem får du hjelp til å unngå eller redusere no show-gebyr:

Få med rombestilling når deltakerne registrerer seg, og gi de internt som sitter på hotellbestillingen tilgang, slik at de hele tiden kan følge med på faktisk antall og kan redusere/tilpasse bestillingen deretter.

Eller enda bedre: Bruk en profesjonell bestiller, som får tilgang til påmeldingssystemet, så slipper noen internt å tenke mer på dette i det hele tatt.

Her er det store summer å spare!

 

Konklusjon

Et nettbasert påmeldingssystem har mange funksjoner som gjør det mye enklere å håndtere deltakerne, inntektene og all logistikk rundt arrangementet. Dette er med på å eliminere mange unødvendige kostnader og hjelper deg i tillegg med å sikre inntektene fra arrangementet.

Arrangement er merkevarebygging, og et påmeldingssystem hjelper deg med å ivareta også dette aspektet.

Alt i alt sparer du tid og penger ved å bruke et profesjonelt nettbasert påmeldingssystem. Arrangementet blir en bedre opplevelse både for arrangør, samarbeidspartnere og ikke minst deltakere.

 

prøv proviso event 

Det kan være dyrt å ikke ha et påmeldingssystem
Skrevet av Monica Szyperski

Monica er KAM med ansvar for oppfølging av kundeavtaler. I tillegg til internasjonal erfaring innen bank/finans fra Luxembourg, Zürich, Genève og London har hun lang erfaring fra flyselskaper, reisebyrå og turoperatører som kundeansvarlig, prosjektleder, produksjons- og avdelingsleder. Hennes råskap ligger blant annet i å kartlegge behov, finne riktige priser og kvalitetssikre. På fritiden finner man gjerne Monica i full sving med yoga, pilates og NIA-dans. Livsmotto: Er du lykkelig, kan du ikke stå opp for tidlig.

Andre leste også