10 elementer du bør ha kontroll på når du planlegger arrangement


10 elementer du bør ha kontroll på når du planlegger arrangement

Joanna Folkøy | 26. okt 2018
8 minutter lesetid


Planlegging er fundamentet for et vellykket arrangement. Med en god fremdriftsplan og bruk av digitale verktøy har du det beste utgangspunktet for å lose arrangementet trygt i havn.


Enten det er første gang du planlegger et arrangement eller du har lang erfaring – det er alltid mye som skal på plass. Du ønsker at alt skal gå på skinner, at deltakere og samarbeidspartnere blir fornøyde og får fullt utbytte ... og gjerne at det blir en aldri så liten klapp på skulderen til deg selv.

God – og tidlig – planlegging er nøkkelen til et vellykket arrangement. Noen arrangementer er små, andre større og mer komplekse. Uavhengig av hvilket arrangement du skal lage, er det lurt å sette opp en sjekkliste på alt som må bli gjort.

Bruker du i tillegg gode digitale verktøy for påmelding og deltakerhåndtering, blir arbeidet enklere og prosessene mer ryddige.

I dette innlegget lister vi opp 10 sentrale elementer du bør ha kontroll på når du planlegger ditt arrangement.

 

1. Datoen

Det er svært viktig å få avklart hvilken dato arrangementet ditt skal være på. Mange ting avhenger av denne datoen videre i arrangementslogistikken. Sett gjerne et par alternativer, det gjør det enklere å finne gode alternativer for sted og evt. foredragsholdere.

Ta hensyn til eventuelle andre store arrangementer på samme dag, slik at det ikke blir kollisjon. Spesielt viktig er det å høre med sentrale personer om de har mulighet til å komme på den datoen du tenker å ha arrangementet. Sjekk også internt i bedriften/organisasjonen om de fleste har mulighet til å delta.

 

2. Budsjettet

Budsjettet er det som hjelper deg med å styre arrangementet i riktig retning. Jo flere priser du har på forhånd, desto bedre. Bruk god tid på å sette deg inn i hvilke rammer du har, hvilke forventninger bedriften din har til arrangementet, samt hva tjenester og produkter faktisk koster.

Tiden du bruker på budsjettet, vil du få igjen for ved at alle involverte har en klar oversikt over hva arrangementet vil koste, og hvilket nivå underholdning og gjennomføring er lagt på.

 

3. Arrangementsstedet

Å finne det rette lokalet er noe av det aller viktigste du står overfor når du planlegger arrangementet. Mange venter for lenge med å få dette i boks, og ender derfor opp med å gå glipp av en drømme-venue fordi det viser seg at det er opptatt i det aktuelle tidsrommet.

Sørg for at arrangementsstedet og alle tilhørende fasiliteter vil være tilstrekkelig for forventet antall deltakere. De fleste hoteller/arrangementssteder tilbyr pakker som inkluderer alt fra mat/servering, overnatting, møtelokaler, tekniske fasiliteter, osv.

Tenk gjennom hvilke forventninger deltakere ved ditt arrangement vil ha, og sørg for at så mange av disse som mulig møtes når du velger arrangementssted.

 

4. Hensikten med arrangementet / det etterlatte inntrykket

Definer formålet med eventet. Hvorfor skal dette arrangementet avholdes?

Når formålet er klart, må du involvere de som kan hjelpe deg med å oppnå dette. Sett sammen en prosjektgruppe med relevant fagkunnskap.

Bruk dessuten god tid i forkant sammen med dine medarbeidere og samarbeidspartnere for å dyrke frem en felles oppfatning og forståelse av hvilket budskap dere har med arrangementet.

Hvilket inntrykk ønsker dere at deltakerne skal sitte igjen med i etterkant? Og hva må dere gjøre for å oppnå dette?

 

5. Målgruppen

Å ha klart for deg hvem du lager arrangementet for, er et av de aller viktigste punktene når du skal planlegge et vellykket arrangement.

Selv om du har funnet det perfekte arrangementsstedet, må du vite hvem du skal invitere. Nåværende kunder? Samarbeidspartnere? Ansatte?

Få dette på plass tidlig, så er du godt i gang.

 

6. Det faglige innholdet

Her må du sette av mye tid og begynne tidlig. Et godt faglig innhold (og etter hvert et godt organisert program) er avgjørende for å trekke deltakere.

Jo tidligere du har dette klart, jo enklere blir mange av de andre oppgavene, som tilrettelegging på arrangementssted med eventuelle grupperom/plenum / parallelle sesjoner, budskap for markedsføringen, invitasjoner og registrering.

Ved å få avklart det faglige innholdet så tidlig som mulig i prosessen, får du laget en rød tråd som skaper et enhetlig uttrykk utad og samler de ulike prosessene innad.

Når du avklarer det overordnede faglige innholdet. gjør du det dessuten tydeligere for deltakerne hva arrangementet handler om og gir av verdi. Da blir det enklere for deltakerne å se hvorfor de bør holde av datoen og ta seg tid til å delta på arrangementet.

Jo tidligere du får avklart overordnet faglig innhold, desto større mulighet får du til å kapre de beste og mest populære foredragsholderne, som passer konseptet. Dermed får disse bedre tid får disse på seg til å skreddersy budskapet til akkurat din målgruppe.

7. Markedsføringen

Å sende ut invitasjoner er ikke alltid nok til at folk ønsker å komme. Markedsfør arrangementet, enten det er for kollegaer eller for eksterne deltakere. Få frem hva som skal skje, og ikke minst hva deltakerne kan få ut av å delta.

Bruk sosiale medier og lag ”buzz” rundt arrangementet for å sørge for at flest mulig ønsker å møte opp.

 

8. Leverandørene

Med mindre dere bruker et eventbyrå er hotellet/konferansestedet alltid hovedleverandøren. Så kobler man på eventuelle tilleggsleverandører med lys/lyd (hvis dere har behov for mer enn hotellet har), foredragsholdere/underholdning, transport, etc. På 9 av 10 arrangementer er det kun hotell/arrangementssted som er leverandør av alt. På områdene de ikke leverer selv, samarbeider de ofte med faste leverandører.

Når du skal sammenligne tilbud fra ulike tilleggsleverandører og velge de rette til ditt arrangement, er det flere ting du bør tenke på. Kvalitet er alltid det viktigste kriteriet. Be gjerne om referanser for tilsvarende arrangementer, og hør med andre arrangører som har hatt lignende arrangementer før.

Ressurser

Finn ut hva slags utstyr dere trenger, og hvem som skal hjelpe til. Trenger dere flere som kan bistå på selve dagen til å registrere fremmøtte, eller til å servere? Ikke prøv å gjøre alt selv. Sørg for at du har gode samarbeidspartnere og leverandører du kan stole på.

 

9. Foredragsholderne, underholdningen og maten/drikken

Skal det bestilles mat og drikke eller arrangeres aktiviteter i forbindelse med arrangementet? Trenger deltakere overnatting? Skal det være foredragsholdere eller underholdning?

Det er viktig å bestille foredragsholdere/underholdere i veldig god tid, da de gode er forhåndsbooket i lang tid i forkant. Ved å være tidlig ute med bookingen, rekker du dessuten å markedsføre hvem som kommer, slik at du virkelig får "value for money".

Mat og drikke

Maten og drikken er med på å gi totalinntrykket av arrangementet. Derfor bør du ikke undervurdere denne delen av arrangementet. Det du serverer deltakerne, skal ikke bare smake godt, det skal også gi dem energi til å holde ut dagen.

Ikke glem alternativ til dem som eventuelt er vegetarianere, allergikere eller har andre matpreferanser. Spør om matallergier allerede ved registreringen.

 

10. Deltakerbetalingen

Store arrangementer genererer store inntekter, som ofte er tidkrevende og komplisert å kreve inn. Hvordan skal deltakerne betale, og hvor lang tid i forveien?

Med en betalingsløsning/økonomimodul i et påmeldingssystem sikrer du at alle deltakerne har betalt – før arrangementet starter.

 

Til slutt tar vi med en sjekkliste du kan bruke før arrangementet:

  • Send navnelister til hotell (ved overnatting), og ellers gjerne kun et oppdatert antall
  • Sjekk transport og gi også der et endelig antall (hvis dere har leid buss eller tilsvarende)
  • Hvis dere har leid teknisk utstyr – er alt levert eller på vei?
  • Hvis brosjyrer eller annet materiell er bestilt, er det levert, og er alt under kontroll?
  • Dersom dere tar betalt ved påmelding – har alle betalt?
  • Har dere husket å bestille blomster/gaver som skal deles ut til foredragsholdere eller jubilanter?
  • Har foredragsholdere og andre eksterne fått tidsplan og praktisk informasjon? Har de som kommer langveis fra, fått hotellrom og litt mat?
  • Send innspill på allergier til de som leverer maten
  • Send ut velkomst-SMS, gjerne med en veibeskrivelse eller evt. link til app med oppdatert informasjon
  • Ved digital innsjekk, send ut kode for innsjekk

 

Gode arrangementer krever god planlegging

Sett i gang med planleggingen med én gang du vet at arrangementet skal avholdes. Ikke bare slipper du å stresse rundt i siste liten for få alt på plass – du vil også kunne oppnå økonomiske fordeler. Er du ute i god tid, har du større forhandlingsrom for å oppnå de beste betingelsene fra leverandører. Dessuten får du muligheten til å velge det beste både av fasiliteter og foredragsholdere.

Det vil alltid dukke opp uforutsette ting, som for eksempel at en i teamet blir borte i en kritisk fase. Med et digitalt verktøy for påmelding og håndtering av deltakere får du full oversikt og stålkontroll på alle prosesser rundt arrangementet.

 

New call-to-action

Andre leste også