8 grunner til at selv profesjonelle arrangementsplanleggere bruker Proviso


8 grunner til at selv profesjonelle arrangementsplanleggere bruker Proviso

Helene Stokke | 20. okt 2017
6 minutter lesetid


Det finnes mange verktøy for planlegging og gjennomføring av arrangementer, men ikke alle kan brukes av både bedrifter og profesjonelle arrangementsplanleggere. Proviso dekker hele behovskjeden for effektiv planlegging og gjennomføring av alle typer arrangementer, enten du er proff eller ikke.

Her er 7 grunner til at selv de profesjonelle arrangementsplanleggerne bruker Proviso.

 

1. Du trenger kun ett verktøy

For å dekke alle funksjonene Proviso tilbyr, må du sitte med en rekke ulike verktøy. Invitasjoner, registrering, deltakerhenvendelser, webside, e-post- og SMS-kommunikasjon, hotell- og rombestilling, statistikk, rapportering, betalingsløsning, evaluering, m.m. Det er mange tidkrevende oppgaver å ta hånd om – og med Proviso kan du gjøre alt dette i ett og samme system, effektivt og raskt.

 

2. Den ultimate hjelpen til et vellykket arrangement

Møter og arrangementer er en viktig del av markedsplanen og merkevarebyggingen hos mange bedrifter. Ved å bruke Proviso blir det enklere å gjennomføre et profesjonelt og vellykket arrangement, slik at markedsføringsverdien blir enda større.

Verktøyet hjelper deg å invitere, registrere, endre, betale, sjekke inn og evaluere, og det tar seg av automatisk kommunikasjon med deltakere. Proviso blir derfor din personlige assistent, og du får likevel hele æren for dine vellykkede arrangementer.

 

3. Enkelt å kommunisere med deltakerne

All informasjon om arrangementet legges inn i systemet, slik at det er enkelt å videreformidle denne til deltakere. Dette gjør at de som kommer, kan møte forberedt og får en bedre deltakeropplevelse.

Du får mulighet til å kommunisere med deltakere både per e-post og SMS, og dermed når du ut til dem du trenger å nå. Blir det endringer i tidspunkt og sted for arrangementet, er det viktig å varsle deltakere i god tid. Med Proviso for hånden gjør du dette enkelt og raskt.

 

4. Fleksibelt og brukervennlig

En eventplanlegger jobber sjelden helt alene, og derfor er det ofte nødvendig at flere fra teamet kan benytte verktøyet. Provisos påmeldingssystem er enkelt å bruke – selv de mer avanserte funksjonene er brukervennlige. Dette gjør at alle på teamet enkelt kan bidra og jobbe selvstendig.

Proviso er nettbasert, så du og teamet ditt får enkelt tilgang til all planleggingen og alle funksjonene, uansett om dere er på kontoret, på farten eller hjemme. Dessuten er påmeldingssystemet tilgjengelig som app, hvor du enkelt kan kommunisere og holde oversikt over deltakerne via mobilen.

 

5. Holder styr på teamet ditt

Proviso gjør det lettere å involvere flere i prosessen. Er dere flere som jobber med samme event eller på samme avdeling, kan alle få tilgang og finne oppdatert informasjon selv. Det gir bedre flyt i samarbeidet og minsker risikoen for misforståelser og feilkommunikasjon.

Systemet sørger for at alle får oppgaver å jobbe med, det blir gitt tydelige beskjeder, og jobben blir gjort uten unødvendige forsinkelser. Du slipper å måtte ha alt lagret manuelt på e-poster og diverse regneark – all informasjon er til enhver tid samlet på ett sted og alltid oppdatert. Følgelig er det lett å holde oversikt over fremdriften.

Er en i eventteamet borte fra jobb noen dager, kanskje midt i den hektiske innspurten før arrangementet? Proviso avverger krisen! Andre kan enkelt å ta over hans/hennes oppgaver, slik at det ikke blir forsinkelser og i verste fall krøll i planleggingen av arrangementet.

 

6. Hjelper deg å bli bedre

Begeistrede deltakere, utstillere og samarbeidspartnere er målet for enhver eventproff. Men hvordan kan du egentlig vite sikkert hva de synes om arrangementet, slik at du kan ta grep for å lage et enda bedre event neste gang? Svaret er tilbakemeldinger.

Med Proviso kan du enkelt innhente tilbakemeldinger og evalueringer, slik at du slipper å måtte gjette deg frem til hva som fungerte godt, og hva som ikke slo helt an. Tilbakemeldingene og evalueringene samles i systemet, slik at du lettere kan dra nytte av dem. Dessuten får du tilgang til utdypende rapporter og statistikk.

Systemet hjelper deg med å vurdere hva som lyktes (eller mislyktes), slik at du får verdifulle innsikter du kan bruke til for eksempel å kutte kostnader, unngå feil og forsterke gode resultater ved neste lignende arrangement.

Dataen og nøkkeltallene Proviso gir deg, gjør det enkelt å se om bedriften har nådd målene som var satt på forhånd.

 

7. Gjør det enklere å lage mange like arrangementer

Har du mange arrangementer som ligner på hverandre? Ville det ikke vært herlig å slippe å starte fra scratch for hver gang du skal stelle i stand et nytt? Med Proviso slipper du det. Alt av oppsett, struktur og workflows er lagret fra sist. Det er bare å hente frem malene du har laget, og så redigerer du dem med ny dato og agenda.

 

8. Sikrer at inntektene blir fulgt opp

Med Proviso sin betalingsløsning kan du velge å fakturere umiddelbart ved påmelding, eller bruke kredittkort, som sikrer penger på bok i registreringsøyeblikket. Som arrangør har du full kontroll på økonomien og hvem som har betalt og ikke. Ved å automatisere og administrere inntektene slipper du tidkrevende oppfølginger, trege betalere og tapte inntekter på dine arrangementer og møter.

Å sikre at inntektene blir fulgt opp, er grunnlaget for veldig mange arrangementer. Det å vite at økonomien blir gjennomført og behandlet på en skikkelig måte, skaper trygghet for både arrangør og deltakere.

 

Proviso – kvalitetssikring av alle ledd

Planlegging og forberedelse av et møte med mange deltakere er gjerne en småkaotisk tid, med mange "bevegelige deler". Iblant føler du deg kanskje mer som en sjonglør enn som en arrangementsplanlegger. En drøss med oppgaver må håndteres og settes i system.

Proviso gjør det så mye enklere å planlegge, markedsføre og gjennomføre arrangementet, slik at det blir en god opplevelse for både deg og deltakerne.

Som arrangementsplanlegger sparer du en mengde tid og kostnader, fordi arbeidet går enklere og prosessen blir mer ryddig. I tillegg har du et solid supportteam i ryggen, som står parat til å hjelpe deg med hva enn du måtte lure på.

Proviso kvalitetssikrer alle fasene i arrangementets livssyklus – før, underveis og i etterkant.

 

Om du vil vite mer om hvordan et påmeldingssystem fungerer, ta kontakt med oss og få en gratis demo av Proviso.

prøv proviso event

8 grunner til at selv profesjonelle arrangementsplanleggere bruker Proviso
Skrevet av Helene Stokke

Helene er daglig leder i Proviso AS og har over tjue års erfaring fra reiseliv, hotell og arrangementer, med system som hovedfelt. Helene har en lidenskap for kundeservice og har vært med på å utvikle store deler av Provisos deltaker- og påmeldingssystem. Helene var tidligere leder for Customer Success Team i Proviso. Som daglig leder er hennes primæroppgave å videreføre og videreutvikle selskapet til en klar markedsleder i kategorien meeting management. Ved siden av jobb er Helene engasjert i langrennsmiljøet i Drøbak og er ofte å finne på en skiarena på Østlandet.

Andre leste også