Bedriften din skal avholde et arrangement. Du vet hva dere må gjøre for å få nok deltakere, slik at dere kommer i økonomisk “break-even” eller kanskje til og med i pluss.
Men at dere når målet for antall fremmøtte og omsetning på selve arrangementet, er ingen garanti for at deltakerne melder seg på også neste gang.
For at du som arrangør skal være ganske så trygg på at deltakerne velger å investere penger og tid i akkurat ditt arrangement neste gang også, må du sørge for å skape gode deltakeropplevelser.
Hvordan gjør du det? Det får du svaret på i dette innlegget.
En god deltakeropplevelse handler ikke bare om det en deltaker opplever på selve arrangementsdagen, men om alt som skjer fra han eller hun mottar invitasjonen til de sender inn evalueringen etter avsluttet arrangement.
Et arrangement deles gjerne inn i tre hovedfaser; før, underveis og etter. For å sikre en god opplevelse for deltakerne hele veien er det noen avgjørende elementer du må sørge for i hver fase.
Du må sende ut en klar, tydelig og innbydende invitasjon. Her får bedriften din sjansen til å vise seg fra sin beste side og samtidig gi all nødvendig informasjon om arrangementet. Ikke minst får du satt riktige forventninger til det.
Når deltakerne enkelt får svar på alt de lurer på omkring arrangementet, møter de forberedt og får en bedre deltakeropplevelse totalt sett.
Les mer: Hva bør en invitasjon til et bedriftsarrangement inneholde?
Det må være en enkel påmelding, med bekreftelse på e-post, slik at deltaker husker hva han eller hun er påmeldt. Jo enklere det er å melde seg på arrangementet ditt, desto bedre oppleves dette første kontaktpunktet.
Det er flere ting du kan gjøre for å forenkle påmeldingen for deltakerne dine, noe du kan lese mer om i denne sjekklisten: Hvordan gjøre det enkelt for deltakeren å melde seg på?
Du må sørge for at kommunikasjonen er god – begge veier. Altså må det være enkelt for deltaker å ta kontakt med deg som arrangør, og det må være enkelt for deg å sende ut oppdatert og tilpasset informasjon til de ulike gruppene av deltakere, enten det er ulike kategorier, ulike aktiviteter, hotellinformasjon, etc.
Les mer: Effektiv kommunikasjon med deltakerne før, under og etter arrangementet
Hvis det koster noe å delta på arrangementet ditt, må det være enkelt for deltakerne å betale, enten de gjør det samtidig med at de registrerer seg, eller i etterkant.
Et godt påmeldingssystem gjør det enkelt å betale, noe du kan lese mer om her: Hvordan kan du sikre at alle deltakerne dine betaler?
Trenger deltakerne et sted å bo, så sørg for å holde av rom til alle, slik at det kan bestilles av deltakerne samtidig med registrering. Skal rommene betales av deltakerne selv, så ta betalt for rommet ved registrering.
Det er uansett god service å legge til rette for dette, så slipper deltakerne selv å finne et hotell. Det blir enklere for dem (og dessuten mer sannsynlig at de vil melde seg på).
Les mer: 4 gode grunner til å tilby hotellovernatting for deltakerne
Hvis det skal serveres mat, så husk å spørre om mathensyn. Det er mange som har spesielle preferanser, selv uten allergier. Og et lite tips her: Spør om nettopp det – mathensyn. Ikke bruk ordet ‘allergier’, da er du nemlig på jakt etter helseopplysninger, og de skal behandles ekstra varsomt.
Les også: Slik gir du deltakerne dine wow-følelsen
Oppretthold kontakten etter at registreringen er bekreftet, og gi deltakerne alt de vil behøve av informasjon. Når noen har meldt seg på, er det mye de lurer på. F.eks. dato og klokkeslett, navn og adresse på arrangementsstedet (gjerne med lenke til en beskrivelse, eller et kart), hoteller i nærheten, offentlig transport, parkering, etc.
Dette er informasjon som får deltakere – spesielt de som deltar for første gang – til å senke skuldrene litt.
Send ut en velkomsthilsen én dag før arrangementet, slik at alle får en påminnelse om at det faktisk er i morgen. Og legg gjerne til en QR-kode for enkel innsjekk og en veibeskrivelse eller eventuelt lenke til app med oppdatert informasjon.
Les mer: Derfor bør du sende ut påminnelser i forkant av arrangementet
Er det et arrangement med mange deltakere og mye informasjon, så spander å lage en app, slik at deltakerne har all informasjon på ett sted. I appen er informasjonen lett tilgjengelig, og det er enkelt for deltakerne å kommunisere med hverandre, med foredragsholdere eller med deg som arrangør.
Les mer på vår faktaside: Event app for deltakere
Deltakeropplevelsen på selve arrangementet veier tyngst, og derfor er det avgjørende at dere har nok – og riktig – bemanning.
Ingen deltakere ønsker å stå i en endeløs innsjekkingskø. Ingen ønsker å stå som et spørsmålstegn med en app de ikke finner ut av. Ingen ønsker å føle seg bortkommen, eller ha ting de lurer på – uten å klare å finne noen i arrangørstaben som kan hjelpe dem.
Ta godt imot alle når de kommer – helst med digital innsjekk for å unngå kø.
IKKE bruk printede lister og huk av, det er en skikkelig dårlig opplevelse når man kommer glad og forventningsfull og ikke står på listen fordi den ikke er helt à jour ….!
Les mer: Derfor trenger du et digitalt system for innsjekk på arrangementet
Organiser mat og pauser slik at det ikke blir køer, med god tid til mingling (og til kjapt å lese e-poster og beskjeder ved behov). Sørg for frisk og innbydende mat og drikke. Pass også på å gi tydelig informasjon underveis om pauser, servering, WiFi og praktisk rundt toaletter.
Deltakeropplevelsen er ikke i boks selv om setene er fylt opp og det faglige er på plass. Du må i tillegg sørge for å holde deltakerne engasjert og involvert.
Involver deltakerne underveis med meningsmålinger og litt overraskende innslag. Her kan du lese om fire grep du kan gjøre for å involvere deltakerne, slik at de får en opplevelse som huskes: Gjør du nok for å engasjere deltakerne dine?
Ikke alt vil gå etter planen på arrangementet. Derfor er det lurt å ha en plan B i bakhånd, slik at dere ikke blir tatt på senga hvis noe skjærer seg. Snu det til noe positivt og ikke få panikk. Om en foredragsholder ikke dukker opp, husk å gi informasjon til alle og gjør noe ut av pausen i programmet. Kanskje du har noe på lur du kan tilby i stedet?
Det folk husker, er hvordan du håndterer uforutsette situasjoner som oppstår. Informer de som er til stede, og sørg for at de føler seg ivaretatt.
Avslutt som planlagt og på tid – gjerne med en oppsummering for å runde av og presisere det faglige.
Gi deltakerne mulighet for å evaluere umiddelbart etter avsluttet arrangement, men gjør det elektronisk. IKKE del ut noe på papir!
Husk å spørre om de kunne tenke seg å delta igjen. Hvis nei, hvorfor ikke, og hvis ja, hva kunne de tenke seg mer av neste gang. Dette er verdifull informasjon hvis du tenker å lage tilsvarende arrangementer senere.
Les mer: Fikk du fanget opp alle tilbakemeldingene du ønsket deg fra deltakerne?
Send materiell på e-post (eller gjør det tilgjengelig i app / på nettside) som avtalt raskt, gjerne med en hyggelig hilsen for å sette pris på at deltakerne brukte av tiden sin for å delta på akkurat ditt arrangement.
Du kan også vise høydepunkter i sosiale medier, med en liten filmsnutt eller bilder (gjerne tatt av deltakerne selv). Dette er en fin påminnelse om alt de fikk oppleve.
De som velger å melde seg på akkurat ditt arrangement, gjør mer enn bare å investere penger og dyrebar tid. De setter også sin lit til at du klarer å skape opplevelser som er bedre og mer minneverdige enn de vil få på andre arrangementer de kan velge og vrake mellom.
Derfor må du sørge for intet mindre enn enestående deltakeropplevelser – ikke bare mens arrangementet pågår, men fra det øyeblikket de melder seg på til de drar hjem.