Det er flere gode grunner til at du som arrangør bør tilby bestilling av hotellrom når deltakerne dine melder seg på arrangementet.
Lurer du på om du skal ordne hotellovernatting for deltakerne på ditt neste arrangement? Svaret er ja, det er lurt å gjøre!
Når du planlegger et arrangement, er det mange ting som skal på plass. Du skal bestille arrangementssted, avklare det faglige innholdet, finne ut hvem du skal invitere, bestille foredragsholdere, underholdning, mat og drikke, og få sendt ut evaluering i etterkant. Og ikke minst: Hvor skal de tilreisende bo?
Skal du som arrangør tilby hotellovernatting for deltakerne dine, eller må de ordne dette selv?
Vi ser nærmere på fire grunner til at du bør tilby deltakerne dine overnatting på hotell.
1. Det blir enklere for deltakerne og mer sannsynlig at de vil melde seg på
Enten arrangementet ligger godt utenfor byen eller på et sentralt sted, bør du tilby deltakerne hotellrom, nettopp fordi:
- Mange kombinerer ofte det å være kurs med andre aktiviteter og møter, og det er derfor praktisk å ha et sted å bo.
- Det er ofte slik at flere må reise et stykke for å delta på arrangementet.
- Deltakerne er som regel avhengig av å komme til arrangementsstedet dagen før eller reise dagen etterpå, og da er det veldig mye enklere å bo der arrangementet likevel skal avholdes.
2. Du kan legge det faglige over to dager
Mange arrangementer har såpass tettpakket program at foredragene og sesjonene går slag i slag, og iblant må man haste fra den ene lokasjonen til den andre. Ved å tilby overnatting får du som arrangør:
- Mer tid til å legge inn lengre pauser med mingling og eventuelt samarbeid deltakerne imellom, hvor de løser felles oppgaver.
- Kanskje kan man ta en oppsummering dagen etterpå og sette av god tid til spørsmål og videre fremdrift der det er naturlig?
3. Det blir mer sosialt og enklere å gjøre aktiviteter på kveldstid
Dersom deltakerne bor på samme sted, er det flere fordeler for deg som arrangør:
- Deltakerne får mer tid sammen utenom det rent faglige programmet, i en litt mer uformell setting – det betyr mer tid til å mingle og skape relasjoner.
- De føler ikke at de blir “spredd” med én gang det faglige er avsluttet.
- For deg som arrangør blir det enklere å arrangere felles middag og eventuelt sette i gang andre aktiviteter for deltakerne. Om det er et arrangement for teambuilding eller ‘bli kjent’, kan det være smart å legge opp til aktiviteter på kveldstid, slik at deltakerne for eksempel kan få løse oppgaver sammen.
Les også: Slik kan du spare tid med Proviso
4. Du får bedre pris og blir høyere prioritert av hotellet
Bestiller du rom for mange deltakere, vil du som regel oppnå bedre pris på rommene enn hva hver enkelt av deltakerne hadde klart selv. Ellers er det greit å vite følgende:
- Skal du kun gjennomføre et dagmøte, gjør du straks arrangementet mye mer attraktivt for hotellet hvis du i tillegg legger inn bestilling på rom for et stort antall deltakere.
- Er hotellet populært og normalt nesten fullbooket, kan dette faktisk være avgjørende for om du får plass eller ikke.
- Hvis du ønsker at deltakerne skal betale for rommet selv, kan du enkelt ta betalt for rommet ved påmelding. Deltakerne slipper å betale ved utsjekk, og hotellet kan sende en samlet faktura, som du har samlet inn penger for i forkant og enkelt kan betale. Slik sparer du hotellet og deltakerne for tid og arbeid, og du får litt ekstra “goodwill” fra begge parter.
- Sist, men ikke minst – du yter ekstra god service, uten merarbeid, og både deltakerne og leverandørene blir fornøyde og får det enklere.
