En komplett arrangementsplattform gjør det langt enklere å innhente betalinger tidlig, slik at du får bedre kontroll før arrangementet starter.
Et scenario du kanskje kjenner deg igjen i: Arrangementet er over, evalueringene er sendt ut, og alt tyder på en vellykket gjennomføring. Likevel gjenstår én avgjørende oppgave – innhenting av betalinger.
Her kan man fort møte på uforutsette problemstillinger. Arbeidstid går med til betalingsoppfølging, trege betalere skaper merarbeid, og oversikten over hvem som faktisk er økonomisk avklart, blir fort utydelig.
Om du har kjent på dette selv, er du langt fra alene. Heldigvis finnes det en enklere måte å håndtere betalingene på, uten å skape mer administrasjon for deg som arrangør.
Fra tidkrevende fakturering til bedre kontroll på innbetalinger
Har du arrangementer hvor deltakere skal betale? Hvis ja, hvordan håndterer du dette?
- Sender du faktura ved påmelding, som forfaller før arrangementet avholdes?
- Sender du faktura etter gjennomføring av arrangementet?
- Ber du deltakere betale med kredittkort eller Vipps ved påmelding?
Det er mange måter å løse dette på. Det mest tungvinte er ofte å samle deltakerinformasjon i ett system, for så å benytte et annet til utsendelse av fakturaer.
Det skaper fort merarbeid og flere muligheter for feil. I tillegg går det gjerne unødvendig lang tid før fakturaene blir sendt, og dermed også før pengene kommer inn.
Kontrasten er stor når fakturaer sendes automatisk, innbetalinger oppdateres løpende og påminnelser håndteres av systemet. Og vil du ha enda bedre kontroll, kan du i tillegg kreve betaling med kort eller Vipps allerede ved påmelding.
Det er nettopp derfor en god arrangementsplattform kan gjøre en stor forskjell.
To måter å få bedre kontroll på betalingene
Før ditt neste arrangement kan det være lurt å tenke på betaling i to spor: Det ene handler om å få sendt faktura tidlig og automatisk. Det andre handler om å kreve betaling med kort eller Vipps allerede ved påmelding.
Velger du faktura, kan en komplett arrangementsplattform sende den automatisk enten idet deltakeren melder seg på eller på et senere tidspunkt du selv bestemmer. Dette gir deg bedre kontroll, sørger for at fakturaen går ut raskt, og gjør det enklere å følge opp betalingene før arrangementet starter.
I tillegg rekker du å sende ut påminnelser i god tid før arrangementsdatoen. Når dette skjer automatisk, slipper du mye manuelt oppfølgingsarbeid, samtidig som du får bedre oversikt over hvem som faktisk er klare for deltakelse.
Vil du være mest mulig trygg på at alle har betalt før arrangementet starter, er betaling med kort eller Vipps ved påmelding det sikreste alternativet. Da bekreftes plassen først når betalingen er gjennomført, og dere unngår utestående betalinger i etterkant.
Hva kan du gjøre for å ha full kontroll på betalinger – og slippe unødvendig oppfølging?
Be deltakere betale med kort eller Vipps ved påmelding. Da blir plassen først bekreftet når betalingen er gjennomført, og du slipper å bruke tid på å følge opp utestående innbetalinger i etterkant.
For deg som arrangør betyr det mindre administrasjon, færre avklaringer og en deltakerliste som er økonomisk avklart lenge før arrangementet starter.
I noen tilfeller er det selvsagt arbeidsgiveren som skal dekke kostnaden. Likevel finnes det ofte firmakort eller enkle rutiner for refusjon som gjør dette håndterbart også for deltakerne. Gevinsten for dere er bedre kontroll på inntektene og mindre unødvendig oppfølging.
Les også: Spar tid og penger med en arrangementsplattform
Så enkelt fungerer det
Det fine er at du ikke trenger å velge mellom kontroll og brukervennlighet. Med en komplett arrangementsplattform kan du sette opp betalingsflyten slik den passer best for arrangementet ditt – og la systemet ta seg av mye av oppfølgingen.
Slik ser prosessen ut i praksis:
1. Deltakeren melder seg på
Du velger selv om betalingen skal skje med kort eller Vipps ved påmelding, eller om systemet skal fakturere automatisk.
2. Betalingsmåten utløses automatisk
Velger du faktura, blir den sendt på ønsket tidspunkt, enten direkte til deltakeren på e-post eller digitalt til bedriftens organisasjonsnummer. Velger du kort eller Vipps, skjer betalingen med én gang.
3. Du får løpende oversikt over innbetalingene
Innbetalinger blir automatisk oppdatert hver dag, slik at du enkelt kan følge med på hvem som har betalt, og hvem som eventuelt fortsatt står som utestående.
4. Systemet følger opp de som ikke har betalt
De som ikke betaler i tide, kan få én eller flere automatiske påminnelser. Dette reduserer manuelt oppfølgingsarbeid og gjør det enklere å holde deltakerlisten oppdatert.
Resultatet er bedre kontroll på økonomien, mindre administrasjon og en enklere hverdag for deg som arrangør.
Mer kontroll, mindre oppfølging
Bruker du mye tid og energi på å følge opp betalingene på arrangementene dine, er det lett å kjenne på både frustrasjon og usikkerhet. Slik trenger det ikke å være.
Når betalingsflyten er satt opp på en god måte, blir det enklere å få inn penger tidligere, følge opp færre utestående innbetalinger og ha bedre kontroll hele veien frem mot gjennomføring av ditt arrangement.
Når økonomien håndteres ryddig og automatisk, får du bedre oversikt, mindre manuelt arbeid og større trygghet for at dere faktisk får betalt – samtidig som deltakerne opplever en mer profesjonell prosess.
