Invitasjonen er førsteinntrykket potensielle deltakere får av et arrangement. Her får bedriften sjansen til å vise seg fra sin beste side og samtidig gi all nødvendig informasjon om arrangementet. Ikke minst får dere færre henvendelser å håndtere med spørsmål om alt som burde ha stått i invitasjonen.
Men hva er egentlig nødvendig informasjon?
Tid og sted
Det aller viktigste er at de som ønsker å delta, kan finne ut når arrangementet finner sted, og hvor. Dette er ofte det mest avgjørende for om folk velger å delta eller ikke.
Vil du vite hvordan du kan arrangere bedre eventer? Last ned og les vår gratis e-bok.
Hvem arrangementet passer for
Definer hvem dere forventer at deltar på arrangementet, og hvem dere mener det vil passe best for. Dette kan ofte være 2–4 ulike grupper, som for eksempel:
- Eksisterende kunder
- Ansatte (definer gjerne hvilke avdelinger)
- Personer som er interessert i et tema
- Personer fra bransjen
- Personer som tar avgjørelser på dette temaet i sin bedrift
Påpek gjerne også spesifikt hva slags type arrangement dette er: konferanse, seminar, teambuilding, årsmøte, eller en annen type bedriftsarrangement. Dette er med på å styre forventningene til de som vurderer å melde seg på.
Påmeldingsfrist
Spesifiser en dato for når dere ønsker å få svar. Her er det også lurt å beskrive ulike måter deltakere kan gi svar på. Gjør det så enkelt som mulig for de som skal delta, slik at det bare skal et par tastetrykk til for å registrere seg.
Foredragsholdere/underholdning
Hvem som skal stå for underholdningen eller holde foredrag på en konferanse eller et seminar, kan være et stort trekkplaster for deltakere. Hvis disse er avklart idet invitasjonene sendes ut, presenter dem gjerne med bilder og kort omtale, for å vise dem frem til potensielle deltakere.
Er dette uavklart, kan det være lurt å nevne at det vil være foredrag og/eller underholdning, og at informasjon om dette vil bli tilgjengelig etter hvert.
Skal det serveres mat og drikke på arrangementet, bør du også opplyse om dette.
Avgift
Enten arrangementet er gratis eller koster noe, er det viktig å dele informasjon om dette i invitasjonen. Gjør det også klart hvordan deltakere kan betale.
Mer informasjon
Det er fint om du tar med enten en nettadresse eller kontaktdetaljer hvor deltakere kan få mer informasjon. Større arrangementer kan gjerne ha en egen nettside med all informasjon, og videoopptak/bilder fra forrige arrangementet, og kanskje et forum hvor de påmeldte kan komme med spørsmål.
Er det et mindre seminar, holder det med et arrangement knyttet til bedriftens Facebook-side, eller et blogginnlegg / en underside på bedriftens nettsted.
