Det er så lett å bli oppslukt av markedsbudsjetter, kundemøter, markedsplanlegging og alle de små og store avgjørelsene du daglig må forholde deg til. Det å arrangere et bedriftsarrangement handler ofte om en rekke praktiske gjøremål, men et arrangement handler også om mer enn det. Du ønsker å gi deltakerne en best mulig opplevelse. Her får du enkle, gode tips som hjelper deg med å få til det.
Gi et godt førsteinntrykk
Det er jo ikke alltid så mye som skal til. Vær forberedt og profesjonell. Et godt førsteinntrykk starter allerede før arrangementsdagen. Ha en tydelig, relevant og interessant agenda for dagen. Påse at invitasjonen inneholder all nødvendig informasjon. Gjør påmeldingen enkel og vær tydelig om det koster penger eller ikke. Når deltakerne dine ankommer, ønsk dem velkommen og la dem føle seg velkomne gjennom hele dagen. Gi god informasjon og vær tilgjengelig for spørsmål.
Engasjer dem
Om du ønsker deg engasjerte deltakere må du selv vise engasjement. Som deltaker blir det ofte lange dager med ensidig kommunikasjon som gir lite rom for deltakelse eller diskusjon. Tenk litt på hvordan du selv opplever å sitte i flere timer og bare lytte. Uansett hvor interessant foredraget er, er det lett å miste konsentrasjon over tid. Derfor er det viktig at arrangementet er planlagt med det i tankene. Engasjer deltakerne med diskusjon, konkurranser, musikk, aktivitet – hva enn du tror passer gruppen og arrangementet. Finn måter som gjør det lett for dem å delta på og kanskje overrask dem med noe ekstra?
God mat og drikke
Det som er ganske sikkert, er at de aller fleste er glad i god mat og drikke. Så ikke undervurder denne delen av arrangementet. Maten skal ikke bare smake godt, men den skal også gi deltakerne dine energi til å holde ut dagen. Det er sjeldent feil å overraske med noe ekstra godt, men balanser gjerne mellom hva som er sunt og hva som er ekstra godt. Ikke glem alternativ til dem som eksempelvis er vegetarianere, allergikere eller har andre matpreferanser.
LES MER
- Hvordan få deltakere til å komme på ditt seminar?
- Hvordan finne et passende lokale til ditt bedriftsarrangement?
- Hva bør en invitasjon til et bedriftsarrangement innholde?
Vit hvem deltakerne dine er
Da mener vi ikke at du skal lære deg deltakernes navn utenat. Men om det finnes noe du vet de er interessert i eller kanskje til og med er lidenskapelig opptatt av, kan det være lurt at arrangementet reflekterer det på en passende måte. Om du eksempelvis vet at majoriteten av deltakerne er over gjennomsnittet opptatt av miljø, så bør arrangementet ta hensyn til det.
Det lille ekstra
Du har helt sikkert selv opplevd hva det lille ekstra kan gjøre. Som arrangør kan man ikke alltid imøtekomme alles ønsker eller behov, men det er likevel viktig å tenke litt på hva man kan gjøre for at deltakerne skal føle seg bra på arrangementet ditt. Igjen er det viktig at du kjenner dine deltakere. Kanskje vil det være positivt å legge til rette for mingling før eller etter arrangementet. Ville de satt pris på en fin notatbok eller en minnepenn. Kanskje trenger de å bli inspirert, røre på seg eller ha gode fasiliteter tilgjengelig. Det lille ekstra kan komme i mange varianter og det trenger ikke koste mye. Å legge litt ekstra i det lille ekstra, er en investering i fornøyde deltakere.
Spør og lytt til tilbakemeldinger
Det er ingenting som er så viktig som tilbakemeldinger. Spør deltakerne hva de synes om arrangementet. Vær tydelig på hva du trenger tilbakemelding på, men vær alltid åpen for andre innspill. Det er ikke alltid at det du tror er viktig for deltakerne stemmer overens med det som faktisk betyr noe for dem. Spør anonymt så får du de mest ærlige svarene. Deretter kan du bruke dem til å bli enda bedre neste gang.
