Slik holder du et vellykket webinar (uten å trampe i klaveret)


Slik holder du et vellykket webinar (uten å trampe i klaveret)

Christine Martin | 24. apr 2020
9 minutter lesetid

vellykket webinar

Du må holde et webinar, men kjenner at prestasjonsangsten kommer snikende. Pust med magen. Vi gir deg praktiske råd og tips – om alt fra hvordan du forbereder deg, til hva du bør ha på deg.

Du blir prikket på skulderen av en som sier: «Vi har tenkt å holde et webinar for å vise frem den viktige teknologien vi har utviklet. Og siden det er du som har aller best peiling på den, ble vi enig om at det er du som skal stå foran kamera.»

Så heldig!

Mange vil heller gå til tannlegen eller betale restskatt enn å snakke til forsamlinger. Kanskje vil de til og med foretrekke å betale tannlegens restskatt. Muligens er det denne frykten for å sette seg i forlegenhet som gjør at såpass mange forretningsfolk kvier seg for å holde et webinar.

Et webinar kan imidlertid være en riktig god idé, i hvert fall for bedriften. Slike online presentasjoner er en glimrende mulighet til å snakke med kundene én om gangen, uansett hvor stort publikummet er.

Med den rette webinar-programvaren og passende presentasjonsteknikker kan du komme i dialog med hver enkelt deltaker i stedet for å snakke til en stor gruppe fremmede. Så hvordan kan du overvinne frykten for å tabbe deg ut?

Med våre tips kan du slutte å bekymre deg og gå til oppgaven med hevet hode.

 

Forbered deg ordentlig

Én måte å holde fokus på er å luke ut alle distraksjonsmomenter. Sørg for å ha alt på stell i forkant, slik at du kan vie oppmerksomheten til selve presentasjonen.

Unngå å legge webinaret til mandager og fredager, siden det er da folk oftest har møter. De beste tidspunktene er klokken 10 og 14, da dine deltakere for det meste sitter ved kontorpulten før eller etter lunsj. Send ut en påminnelse en uke før seminaret, pluss en ny påminnelse dagen før.

Sett i gang med planleggingen i god tid i forveien, gjerne en måned før. Dette er ikke noe du bør ta et skippertak på kvelden i forveien, for det vil bare gjøre deg enda mer nervøs. Tidlig i planleggingen bør du være mest opptatt av å finne et spennende tema og definere målgruppen.

 

Lag innholdet

Nøkkelen til å holde et vellykket webinar er at du klarer å lage innhold som er interessant, engasjerende og lærerikt. Dersom materialet er kjedelig eller ikke gir nyttig og relevant informasjon, da mister du deltakernes oppmerksomhet – og salget.

Feilen som du absolutt bør unngå, er å reklamere uhemmet for deg selv / bedriften. I dag hopper folk over reklame, så ikke gjør webinaret til en.

Forbered spørsmål du kan stille ved påmeldingen. Det kan gi deg god innsikt i ditt publikum – forutsatt at du kommer med spørsmål som kan hjelpe deg med å tilpasse presentasjonen til tilhørernes behov. Samtidig kan du få en idé om deltakernes utdannelse og kvalifikasjoner. Det er nemlig unødvendig å bruke tid på en innledning med «varme og lys kommer fra solen» dersom 90 prosent av deltakerne er fysikere.

I tillegg er det en god idé å lage en undersøkelse du kan gi folk etter webinaret. Still oppfølgingsspørsmål for å kvalifisere dem ytterligere som leads. Var de fornøyd med det du hadde å by på?

Til sist kan du forberede en Q&A for å oppfordre deltakerne til å medvirke aktivt. Hele poenget med et webinar er at det skal være mulig å komme med spørsmål eller kommentarer i løpet av sendingen. Husk derfor å minne seerne på at de kan sende inn spørsmål, både før du begynner å presentere, og underveis.

Det er naturligvis en viss risiko forbundet med en spørsmål-og-svar-runde. Kanskje får du et par spørsmål du ikke har noe svar på. Eller det kan være at en deltaker blir vel pågående. Men igjen ligger løsningen i å stille forberedt.

  • Lag på forhånd en liste over spørsmål som du forventer å få, pluss dekkende svar. Ha notatene for hånden under webinaret, slik at du kan bruke dem hvis det blir nødvendig.
  • Fokuser på spørsmålene du håper at du ikke får. Det blir litt som å kjøpe ulykkesforsikring – det er lurt å være føre var, selv om du satser på at du aldri vil få bruk for den.
  • Svar på kritiske spørsmål så positivt som mulig uten at det virker påtatt. Så går du videre – ingen vits i å dvele ved det negative. Og husk, hvis det nå skulle skjære seg, så kan du alltids velge å blokkere en upassende deltaker.

Clouet er å øve. Det er ikke vanskelig å holde et webinar, men det er noe annet enn å lede et møte eller en telekonferanse. Et webinar er et event. Deltakerne har høyere forventninger enn dem som deltar i mindre formelle møter med små grupper.

 

Unngå Murphys lov

Test presentasjonen din et par ganger på forhånd, især hvis du aldri har holdt et webinar før. Øv deg foran PC med kamera, slik det vil se ut for deltakerne. Du kommer kanskje til å føle deg litt teit, men gjør det likevel. Det at du øver, vil gjøre deg så trygg på materialet at dersom du går i surr midt i direkteoverføringen, kan du kjøre på autopilot inntil hjernen kobler på igjen.

I tillegg til at du behersker stoffet bedre, blir du dessuten mer selvsikker av å øve grundig. Kanskje har du en hang til å fikle med håret når du blir nervøs. Når du er godt forberedt, lar du håret ditt være i fred. Deltakerne skal ha oppmerksomheten på ditt briljante fremlegg, og ikke på at du driver og drar deg i panneluggen.

Dette gir deg muligheten til å finslipe materialet og fange opp potensielle tekniske problemer med programvaren du bruker. Vi sier ikke at teknikken bryter sammen på verst tenkelige tidspunkt, men du vil jo ikke at usikkerheten skal lyse av deg idet du forsøker å få styr på teknikken mens kameraet ruller og går.

Lær deg hvordan programvaren funker – når det ikke sitter noen der og ser på. Du vil nok ikke at publikum skal høre deg si «Hmmm, hva skjer hvis jeg trykker på denne linken …?», og så går alt i svart.

 

På selve dagen: Hold nervene i sjakk

Det kan godt være at du er nervøs som bare det, men du kan iallfall sørge for å være forberedt. Følg disse tipsene:

  • Ha på deg klær i nøytrale eller dempede farger, eller med et mønster som ikke er «urolig». Lyse og prangende klær stjeler lyset fra ansiktet ditt. Det vil gjøre at folk ser din lysegule skjorte istedenfor å se deg. Unngå rødt, da det har en tendens til å «blø», det vil si at kantene blir uskarpe. Hvitt er heller ikke ideelt, siden det gir dårlig fargekontrast.
  • En skjorte eller et slips med tynne, vertikale striper kan gi et distraherende bølgemønster ved den minste bevegelse.
  • IKKE vis deltakerne. Hvis alle ser alle, er det veldig negativt hvis noen faller fra underveis.
  • Gi inntrykk av at det er mange deltakere, selv om det kanskje bare er noen få. Snakk som til en stor gruppe, for ikke å gjøre det for personlig.
  • Sjekk ut omgivelsene litt. Hva kan deltakerne se utover deg og din skjerm?
  • Hvis du tar imot spørsmål fra tilhørere i samme lokale som deg selv, henvend deg mot den som spør, ikke mot kamera.
  • Det kan dessuten være lurt at det bare er du selv som ser spørsmålene som kommer inn. På den måten kan du "sile" litt hvilke spørsmål som skal tas i plenum.
  • Ikke beveg deg for mye i løpet av presentasjonen. Hvis du sitter ved et skrivebord, unngå å tromme med en penn på bordet.
  • Kanskje koble ut kamera av deg selv etter å ha hilst, og heller koble på igjen ved avslutning?

Møt frem i god tid før videooverføringen starter. Husk å slå lyden av på mobiltelefonen, slik at det ikke tikker inn distraherende varsler underveis. Dobbeltsjekk at all funksjonalitet virker som den skal. Ikke gå ut ifra at du er for glup, viktig eller travel til å få opplæring på forhånd i bruken av programvaren. De mest forskremte webinarlederne er de som ikke har tatt seg tid til en lydsjekk, for så å oppdage at seerne ikke kan høre dem.

Hvis du for eksempel bruker en webinarplattform som GoToWebinar eller Zoom, vil det være mulig for deltakeren å teste funksjonaliteten ved å klikke på linken for installasjon. Når han eller hun har installert programvaren, vil det vises et bilde på skjermen med praktisk instruksjon for testing.

I starten av møtet kan du ta en kort gjennomgang av nødvendige funksjoner, for eksempel hvordan man bruker chattefunksjonen, eller hvordan og når du åpner for spørsmål og svar. Be folk om å si navnet sitt før de snakker.

Og til sist: Slapp av, smil og kos deg. Når seerne ser at du er trygg på deg selv og smiler, har du dem i din hule hånd. Et webinar skal ikke være så formelt, så det er helt greit å ta en slurk vann eller komme med vittigheter underveis, også til de bak kamera.

 

Etter webinaret: Ble det noe tramping i klaveret?

Send ut en undersøkelse i etterkant, for å få tilbakemeldinger fra deltakerne. De er som regel dønn ærlige. Du behøver faktisk ikke alltid å vente til webinaret er slutt for å få feedback. Selv underveis kan folk finne på å gi kritikk via chatten.

De lar deg nok høre det hvis de føler at du snakker ned til dem i stedet for å opplyse dem. Du vil dessuten kunne se på seerantallet i sanntid om du gjør det bra – det hender at folk faller fra dersom du ikke er på høyden.

Gjør opptak av webinaret. Da kan du i ettertid vurdere egen innsats, du kan få andre til å gi konstruktiv feedback, og du har muligheten til å legge ut videoen eller sende linken til de som hørte på, hvis nødvendig.

Noen bedrifter legger webinaret ut på hjemmesiden og lager et arkiv med tidligere webinarer, som nåværende og potensielle kunder kan se på. Webinarinnhold og Q&A-er kan også være nyttige verktøy for opplæring av medarbeidere.

Send webinaret til de som var meldt på, men som ikke "møtte".

Det er fint med en oppfølgingsmail til alle påmeldte, med et sammendrag av Q&A-runden, en link til webinaret og en takk for at de deltok.

New call-to-action

 

Slik holder du et vellykket webinar (uten å trampe i klaveret)
Skrevet av Christine Martin

Christine Jacobsen Martin er styreleder i Proviso AS og har lang erfaring innen markedsføring, kommunikasjon og prosjektledelse, de siste 15 årene rettet mot møte- og konferanseindustrien. Hun er den som overordnet styrer utviklingen av Provisos tjenester i retning av det kundene ønsker seg og markedet krever. Når hun ikke jobber er hun ute og sykler eller løper, alltid på jakt etter noe som er mer slitsomt enn sist.

Andre leste også