LØSNING
ECIT Academy valgte å samle nettsider, deltakerinformasjon, evalueringer og logistikk i ett oppsett
Da ECIT Academy ble startet opp, visste Børresen at hun måtte ha et system som kunne bære hele gjennomføringen. Valget falt på en komplett arrangementsplattform: Proviso.
ECIT Academy bruker Proviso til både store og små arrangementer. Noen ganger er det tredagerssamlinger med hotell og mye logistikk. Andre ganger er det enkeltkurs, der behovet først og fremst er god informasjonsflyt før kursstart og en evaluering etterpå. Fellesnevneren er at deltakerne skal møte et opplegg som er tydelig, ryddig og profesjonelt.
“Her er Proviso helt uvurderlig for meg,” slår Børresen fast.
Nettsider som samler alt på ett sted
Nettsidemodulen i Proviso er en viktig del av oppsettet. Når ledere skal vurdere hvem som skal delta på et program, trenger de ett sted hvor de finner relevant informasjon.
“Da lager jeg en nettside, hvor lederne finner relevant informasjon. Hva inneholder kurset? Hva kan jeg forvente at mine ansatte får ut av det? Hva er prisen? Når og hvor skal kurset være? All informasjon er dermed samlet på ett sted.”
Nettsiden brukes også til å vise hvem foredragsholderne er, og til å samle dokumenter og oppgaver deltakerne trenger underveis.
Eventapp som fast holdepunkt for deltakerne
Børresen trekker også frem Provisos eventapp-modul som en viktig del av deltakeropplevelsen. Eventappen gir deltakerne ett sted å forholde seg til før og under samlingen.
“Jeg digger eventappen! Hver gang vi skal ha et event, tar jeg opp telefonen og sier: 'Dere har fått en link, fest den til skjermen, så går vi gjennom.' Der står alt. Husk å ta med PC. Husk å ta med telefon. Husk ekstra klær. Da slipper jeg å tenke på alt det hver gang.”
For deltakerne betyr det mindre leting. For Børresen betyr det færre små henvendelser om ting som allerede er kommunisert.
Evalueringsmodulen brukes aktivt til å gjøre programmene bedre
Alle kurs og samlinger i ECIT Academy evalueres. Evalueringene brukes aktivt til å justere og forbedre oppleggene fra gang til gang.
“Vi sender evaluering på alle kurs. Det er uvurderlig for oss. Vi har f.eks. et NPS-spørsmål, 'Vil du anbefale kurset til noen andre?' Det blir vi målt på når vi skal fortsette å ha kurs på Academy, og det blir rapportert i årsrapporten.”
Børresen sier at evalueringene også brukes til å få konkrete tilbakemeldinger på både innholdet og rammene rundt samlingene.
“Der spør vi også: 'Hva synes du om stedet vi har hatt kurset? Har du noe å si til oss som holder kurset?' Vi må hele tiden forbedre oss. Det er jo det viktigste vi gjør, at vi utvikler oss.”
Proviso Request tar hånd om hotell, frister og løpende oppfølging
En stor del av arbeidsmengden i denne typen samlinger ligger i alt rundt selve arrangementet og det faglige innholdet. Hotellbooking er et godt eksempel.
I begynnelsen håndterte Børresen hotellbookingen på egen hånd. Hun satt med priser, bestillinger, endringer, avmeldinger og frister, og måtte passe på at ingenting glapp. Etter hvert tok Proviso Request over den delen.
“I starten booket jeg alle hoteller selv. Så hender det at vi får frafall, eller at det skjer andre endringer i bookinger. Da må man huske å gi beskjed om det til hotellet i god tid. Så sa Proviso: 'Dette kan vi gjøre for deg.' Nå gjør de alt.”
“Jeg digger eventappen!”
RESULTATER
ECIT Academy får bedre oversikt, færre manuelle oppgaver og mer tid til det som skjer i rommet
For ECIT Academy er gevinsten først og fremst at gjennomføringen blir mer ryddig. Når informasjon, deltakerdialog, hotell og evalueringer henger sammen, blir det lettere å holde oversikt både før, under og etter samlingen.
Børresen beskriver kontrollen hun har gjennom hele deltakerreisen, som “helt sømløs” når oppsettet er riktig fra start. Deltakerne vet hvor de finner informasjonen de trenger, og de vet hva de skal forholde seg til.
“De får informasjonen i eventappen, alt står der, og det er det de må forholde seg til. Hvis de skal ha oppgaver til neste gang, så står også det der. Da har du alt på ett sted, og du slipper å lete. Folk synes det er veldig ålreit.”
Det gjør det enklere både for deltakerne og for dem som planlegger. Når nettsider, informasjon, dokumenter, påminnelser og praktiske detaljer er samlet, blir det mindre dobbeltarbeid og færre ting som må håndteres manuelt i siste liten.
“Det blir så profesjonelt, både for meg og for sluttbruker,” sier hun.
I løpet av det siste året har Børresen satt opp 23 store samlinger à tre dager hver, i tillegg til andre kurs. Da merkes det godt når arbeidsmåten blir enklere.
Hun trekker også frem at Proviso Request gjør det lettere å holde kontroll på hotellbestillingene og kostnadene rundt dem. Det er særlig viktig når deltakerantallet endrer seg underveis, og bestillingene må justeres innen bestemte frister. Hvis rom eller andre bestillinger ikke blir redusert eller kansellert i tide, regnes det som no-show, og bedriften må betale likevel. For mange bedrifter blir dette store og helt unødvendige kostnader.
“Det skjer så å si aldri at vi får no-show-avgift.”
Børresen trekker særlig frem den løpende oppfølgingen rundt frister og bestillinger.
“De ringer til meg og sier: 'Nå går fristen ut på mandag. Hvordan ligger det an nå? Skal vi opp med plasser eller ned med plasser?' Og jeg slipper å tenke,” ler hun.
I tillegg opplever hun at økonomien blir lettere å følge opp når flere kostnader samles:
“Alt kommer på én faktura. Jeg har alt i ett – bam, der er den!”
Den største verdien ligger likevel et annet sted. Siden hun slipper å bruke unødvendig tid på hotellfrister, rydding i informasjon og manuell oppfølging, får hun mer tid til det ECIT Academy egentlig er til for: å skape gode læringssituasjoner.
Børresen er ikke bare den som organiserer. Hun er også vertskap, fasilitator, sparringpartner og underviser. Da er det viktig å kunne være til stede i det som skjer, ikke bare bak kulissene.
Når noe likevel dukker opp, vet hun at hjelpen er nær.
“Proviso har et kundesenter som er helt fantastisk. De tar telefonen med én gang. Og hvis de ikke løser det med én gang, så sier de at de skal ringe tilbake. Og de ringer alltid tilbake.”
For ECIT Academy har dette gjort det lettere å gjennomføre mange samlinger på en ryddig måte. De har fått et oppsett som støtter måten de selv jobber på.
Det merkes i praksis hver gang informasjon, hotell, dokumenter og oppfølging henger godt sammen. Da blir det mindre rydding underveis og færre ting som faller mellom stolene.
“Når ting gjøres utenfor Proviso, det er da jeg må rydde opp.”
“Proviso har et kundesenter som er helt fantastisk. De tar telefonen med én gang. Og hvis de ikke løser det med én gang, så sier de at de skal ringe tilbake. Og de ringer alltid tilbake.”