For mange arrangører er det ingenting som gir mer neglebiting og går mer ut over nattesøvnen enn når påmeldingen begynner å stagnere … når man krysser fingrene for at innsatsen på promofronten skal betale seg, og at ting begynner å skje tidsnok til at du får fullt hus og kommer i havn.
Hvis du som arrangør ikke har rekruttert mange nok deltakere til å dekke kostnadene før planleggingen går i gang, kan dette fort bli en stressende situasjon å befinne seg i.
Spørsmålet er dermed: Hvordan kan du få flere til å melde seg på i forkant, slik at ukene inn mot arrangementet ikke blir så nervepirrende? Hvordan få folk til å hive seg på tidligere i kjøpsprosessen, så du får sovet bedre i dagene opp mot eventet?
Her har du 5 ideer du kan teste ut:
1. Tidsbegrensede ekstratilbud
Folk elsker å få ting gratis, og de blir også veldig glad når de får mest mulig valuta for pengene.
En studie har vist at selv bare det å få en mintsjokolade (eller to) etter at du har spist på restaurant, får deg til å ville gi mer i tips.
Hvordan kan du bruke psykologien bak dette til å få flere forhåndspåmeldte?
Jo, ved å gi noe gratis eller av eksklusiv verdi til dem som melder seg på før en viss dato. Eller at de kan være med i loddtrekning av noe attraktivt hvis de melder seg på innen en frist.
Hvis du for eksempel arrangerer en konferanse, kan du tilby en Q&A med hovedtaleren, men bare for dem som har meldt seg på før en satt dato.
Faktisk kan du gjøre det samme med alle arrangementer som har en publikumsmagnet – så som en kjendiskokk på en matfestival, headlineren på konserten eller festivalen, eller lagets mest populære spiller på et sportsarrangement.
Andre ting du kan prøve, er å tilby spesialrabatter på selve arrangementsdagen, gratis oppgradering til VIP-plass/-pakke, eller hva det måtte være som målgruppen din synes er spennende/verdifullt nok til at de melder seg på tidlig for å sikre seg det.
2. Begrenset tilgjengelighet
Et annet vanlig trekk blant folk er at de helst ikke vil gå glipp av noe.
Det finnes mange veldokumenterte eksempler på dette, som i hovedsak baserer seg på Robert Cialdinis bok Influence: The Art of Persuasion, hvor han kommer inn på begrepet knapphet, og peker på at folk synes ting og sjanser er mer attraktive jo større graden er av knapphet, sjeldenhet eller mangel på tilgjengelighet.
Du kan benytte deg av dette psykologiske prinsippet til å få flere forhåndspåmeldte, ved at du tilbyr et begrenset antall påmeldinger til en bestemt pris, eller at hver påmelding gir ulike gevinster/fortrinn.
3. Rabatter
En variant av ovennevnte taktikk er å gi rabatt til dem som melder seg på innen en viss dato, ofte kalt «Early bird»-frist i konferansekretser.
Tidsbegrensede rabatter har i flere tiår vist seg å fungere på alle slags arrangementer, store som små. Og effekten ser ikke ut til å avta med det første.
Imidlertid er det et par ting du bør ha i bakhodet når du gir rabatter for å få flere påmeldinger.
Pass for det første på at du har økonomien på stell, slik at du ikke tar et for stort jafs av profittmarginene med i overkant rause rabatter, bare for å få fart på påmeldingene. Du bør dessuten sette en begrensning på antallet rabatterte påmeldinger (og ikke bare tidsbegrense dem), i tilfelle pågangen blir mye større enn du forutså.
For det andre må du sørge for at rabatten er betydelig nok til at de påvirker adferden. Hvis rabatten er i minste laget, blir incentivet til å forhåndspåmelde seg også lite, og dermed blir det kanskje ikke mange nok som biter på.
Du kan vurdere å ha mer enn én rabatt, slik at påmeldingen holder seg vedvarende inn mot arrangementet.
4. Fleksibel pengene-tilbake-ordning
Noe som virkelig får folk til å sitte på gjerdet, er å ha en refusjonsordning som er for streng (eller som folk ikke vet om).
Alle vet at man ikke kan spå fremtiden. Så hvis du prøver å få folk til å forplikte seg til ditt arrangement måneder i forveien, kan det være at de er usikker på om de faktisk har mulighet til å delta når selve dagen kommer.
Når folk er klar over hva refusjonsordningen din går ut på, blir det tydeligere for dem om de synes at betingelsene er ålreit. Med en fleksibel refusjonsordning blir flere åpen for å melde seg på allerede nå.
Men da begynner du kanskje å engste deg for at det vil strømme inn krav om pengene tilbake kloss inntil arrangementet, noe som gjør et innhogg i fortjenesten din. Eller at du ikke vil kunne gjøre et nøyaktig overslag over hvor mange som deltar, med hensyn til mat og drikke og annen logistikk.
Men denne risikoen kan du holde i sjakk.
For eksempel kan du gi full tilbakebetaling 6 uker før arrangementsdato, og deretter delvis refusjon etter det, kanskje med null refusjon (men at dere godtar at en annen får billetten) hvis det er mindre enn en uke til arrangementet begynner.
Det kan til og med være lurt å oppgi grunnen – at du på dette tidspunktet har måttet betale alle arrangementsutgiftene, og at du derfor ikke har mulighet til å refundere beløpet så tett inntil arrangementet. Folk viser gjerne forståelse når de vet grunnen til at ting bli som de blir.
5. Retargeting
En siste taktikk du kan dra nytte av for å få flere forhåndspåmeldinger, er å bruke annonseringsmetoden retargeting. Det vil si at du viser annonser til personer som allerede har besøkt nettsiden din.
Når en potensiell deltaker har besøkt din påmeldingsside, men ikke har meldt seg på, vil dette bli registrert i nettleseren til vedkommende. Senere, når denne personen går inn på en nettside som er registrert i annonsenettverket eller logger seg inn på Facebook, så vil han eller hun se målrettede annonser som påminner dem om at de ikke har meldt seg på ennå.
Du kan sågar kombinere dette med en av de andre teknikkene vi har nevnt, som for eksempel å gi rabatt eller et eksklusivt tilbud, hvis de melder seg på her og nå.
Les også: Slik får du flere deltakere på ditt neste arrangement
Konklusjon
Du skal ikke måtte ha frynsete nerver i ukene før arrangementet, hvor du lurer på om påmeldingene vil ta seg opp i tide til at arrangementet blir vellykket.
Med noen av de ovennevnte metodene vil du kunne få folk til å binde seg til arrangementet mye tidligere, slik at påmeldingene forhåpentligvis kommer jevnt og trutt og du kan ha god nattesøvn – i trygg forvissning om at arrangementet blir både en kritiker- og kassasuksess.
