9 tips til en fin sommeravslutning med dine ansatte – også digitalt

Det er straks juni, sommeren er her. Varmere vær, lengre dager, og snart ferie. Vi trenger alle et pusterom etter måneder med hjemmekontor, restriksjoner og et liv på sosial sparebluss.

Kanskje du har fått i oppgave å lage sommeravslutning for de ansatte? En samlende, sosial happening før man skilles for ferien kan gjøre underverker for samholdet i organisasjonen – spesielt i disse tider.

En sommeravslutning/sommerfest arrangeres vanligvis i juni. De ansatte ønsker seg en smak av sommer, med snadder grillmat, kald øl, god vin og topp stemning. Denne sommeren må vi imidlertid forholde oss til begrensninger for hvor mange som kan samles, og reglene kan variere fra kommune til kommune. Retningslinjene og antallet man faktisk ønsker skal møtes, er også ulikt fra bedrift til bedrift.

Trenger dere digital sommeravslutning?

I mange bedrifter må årets sommeravslutning gjennomføres på litt annet vis, ved hjelp av et digitalt møterom. Men selv om sommeravslutningen må avholdes digitalt, er det mye gøy man kan gjøre! For eksempel kan dere ha spill, polls og quiz underveis, noe som fungerer bra for å lodde stemningen og skape engasjement og latter.

Det er også flere som lager mindre, men fysiske grupper og så kobler disse sammen digitalt.

Vi i Proviso hjelper mange bedrifter med digitale arrangementer og sammenkomster, og vi kan bidra med stort eller smått, avhengig av budsjett og hva dere trenger hjelp til. Her er noe av det vi kan hjelpe deg med dersom digital sommeravslutning er aktuelt for din bedrift: 

• Utforme og sende ut invitasjoner og påmelding
• Hjelp til å velge riktig kanal basert på budsjett/nytte
• Sette opp og klargjøre digitalt møterom
• Gi opplæring og støtte til arrangør før og under arrangementet
• Sende ut informasjon til deltakerne før arrangementet
• Hjelpe deltakere med å komme seg inn i møte med god lyd og godt bilde
• Bistå med spill, polls, quiz eller annen underholdning
• Sende ut evaluering eller annen oppfølging etter arrangementet

Kort sagt, vi hjelper dere rett og slett med det som trengs for å lage en vellykket digital sommeravslutning.

Les også: Proviso var digital prosjektleder for MS-forbundets digitale konferanse om MS, covid-19 og vaksine

Sommeravslutning der dere møtes fysisk

Bedrifter der de ansatte kan treffes fysisk, har flere muligheter for gjennomføring av sommeravslutning. Noen får et eventbyrå til å ta seg av selve arrangementet, og da finnes det mange ulike konsepter og temaer. Alt fra villmarkscamp til sommerfest i telt. Andre bedrifter foretrekker å holde sommerfesten i litt roligere former, på en restaurant eller et hotell.

Som arrangør er det uansett viktig å sette seg godt inn i smittevernregler på gjeldende tidspunkt og sørge for at de blir opprettholdt! 

Når det gjelder forberedelsene til arrangementet, så anbefaler vi at du snarest mulig setter av dato, sender ut invitasjoner og begynner å planlegge. Dermed slipper du stress i siste liten, og du er sikret at eventuelle leverandører har ledig kapasitet.

I resten av denne artikkelen gir vi deg våre beste tips til hvordan du lager en sommeravslutning/sommerfest som de ansatte vil huske. 

1. Gjør det komfortabelt for deltakerne

Norge kan vel ikke akkurat skryte av det mest stabile klimaet … men når værgudene endelig smiler, oppholder vi oss helst utendørs. Hvis gradestokken kryper usedvanlig langt oppover, er det lurt å sette opp vifter for å få god sirkulasjon og kjøle ned deltakerne.

Hvis det derimot er kaldt i været, ta med noen pledd og tepper. Da blir det likevel fint å være ute.

2. Sommeravslutning i telt

Å ha sommerfesten i telt er alltid en slager og egner seg på de fleste plasser. Det gir beskyttelse for både regn og skarpt sollys. Bruk av telt gir også en fin mulighet til å ha kreativ dekor og pynt, for eksempel ved teltinngangen. 

3. Eventbyrå/eventcamp

Mange eventbyråer og aktivitetsarrangører tilbyr å avvikle sommeravslutningen for din bedrift. Dermed kan du lene deg tilbake og nyte festen. Eventbyrået kan ta seg av lyd, lys, mat, drikke, kokker og servitører.

Ønsker dere en aktiv sommeravslutning med ulike øvelser, leker eller konkurranser, stiller eventbyrået gjerne opp på eventet og kan tilby full pakke med diverse aktiviteter som passer for alle. Typiske temaer/aktiviteter er «Mesternes mester», teambuilding og inspirasjonsforedrag.

Fordelene med å legge sommeravslutningen til en eventcamp er blant annet:

• Morsomme aktiviteter som alle kan være med på
• De ansatte holder seg samlet på ett sted hele kvelden
• Egen kokk som disker opp med grillmat
• Musikk hele kvelden
• Bar, med alle rettigheter

4. Få hjelp

Du kan sikkert klare å gjennomføre en vellykket sommeravslutning på egen hånd, men opplevelsen blir garantert enda bedre for både deg og deltakerne om du får hjelp – av kolleger, venner eller familie. Deleger ansvar og oppgaver, så slipper alt å falle på kun deg.

5. Mat og drikke

Gi deltakerne valgmuligheter. Det er ikke sikkert at alle spiser det du har tenkt å ha på menyen, så det kan være lurt å ha alternativer for vegetarianere/veganere. Å bruke et cateringbyrå kan være en god idé, med mindre du er glad i mye å gjøre og foretrekker å ordne all maten selv!

Når det gjelder drikke, er det greit å tilby deltakerne alkoholfrie alternativer. Noen bedrifter leier en slushmaskin når de har en hagefest. Med ingredienser fra vinmonopolet kan det bli mange morsomme vrier på velkomstdrinken.

Ikke glem vann – du vil ikke at deltakerne skal bli dehydrert på ekstra varme dager. Kjølestasjoner med kald drikke og is er en klassiker. Og hvis det er kjølig, gjør varm drikke susen. Toddy med vri og Irish coffee kan også funke fint.

6. Musikk og underholdning

Dette tipset passer til ethvert budsjett. Musikken kan ordnes bare ved å koble smarttelefonen til en høyttaler og spille gjennom en Spotify-liste med sommerklassikere. En enkel kassegitar og allsang tar stemningen og samholdet til nye høyder. 

Naturligvis kan du vurdere å hyre inn en artist eller et band. Musikalske innslag bidrar til en god atmosfære og kan gjøre sommereventet til en pangavslutning som ikke går i glemmeboken med det første.

7. Selskapsleker

Når det gjelder selskapsleker, er det vel bare fantasien som setter grenser. En selskapslek kan få folk til å løsne på snippen, og det blir gjerne morsomme historier i ettertid. Husk bare på at for dem som ikke har sans for den slags aktiviteter, kan det ha motsatt effekt. Det finnes dem som ganske enkelt ikke kan fordra selskapsleker.

Et eksempel på en artig, "lavterskel" selskapslek til bruk under en middag er «Barnefoto». I invitasjonen ber du de ansatte om å gi deg et bilde av seg selv som barn, i god tid før arrangementet. På selve sommeravslutningen deler du ut et bilde til hver av deltakerne, og så må de finne sin borddame/-herre ut ifra dette bildet. Dette får fort latteren til å sitte løst.

8. Trygg transport hjem

Som den ansvarlige arrangementsplanleggeren du er, sørger du for at deltakerne kommer seg trygt hjem (især de som kanskje har tatt en tår for mye). Dette gjelder særlig hvis arrangementet avholdes litt utenfor enkel kollektivtransport hjem.

9. Fang øyeblikkene

Ofte er man som arrangør så travelt opptatt med å få alt til å klaffe og folk til å kose seg, at man i farten glemmer å forevige de morsomme øyeblikkene. Avtal på forhånd med noen i gruppen at de tar bilder utover kvelden, slik at det ikke bare blir selfies. Å se på bilder i etterkant gir alltid en god latter. Kanskje kan dere lage en morsom oppsummering og sende til alle i etterkant, eller opprette en lukket Facebook-gruppe.

Senk skuldrene, la jobb være jobb for noen timer og kos dere i hverandres selskap! Er det ikke det som er hele poenget med en sommeravslutning med de ansatte? 

Lykke til med sommeravslutningen, enten den er digital eller fysisk!