Planlegger du et større arrangement til høsten? Dette må du ha på plass før du tar ferie!


Planlegger du et større arrangement til høsten? Dette må du ha på plass før du tar ferie!

Ragna Charlotte Skjelstad | 24. jun 2021
5 minutter lesetid


Sakte men sikkert er samfunnet i ferd med å vende tilbake til normalen. Og nå har helsemyndighetene kommet med enda en gladnyhet: Den synkende smittetrenden etter at de nye lettelsene ble innført, betyr at det neste steget i gjenåpningen av Norge, trinn 3, er i rute til å iverksettes om kort tid.

Og det er strålende nyheter for alle oss som higer etter å gjennomføre fysiske arrangementer igjen!

Hva med deg, skal du avholde arrangement i høst? Har du i så fall alt klart for arrangementet før du drar på ferie?

 

Én ting er arrangementsstedet ...

Du har vel allerede bestilt arrangementssted? Hvis du tar ferie uten å ha funnet passende lokaler som er ledig på dagen/dagene, ser du lyst på tilværelsen!

Dersom man planlegger et arrangement med et betydelig antall deltakere, må man booke lokalet i god tid hvis man skal velge fritt blant de mest populære stedene og være sikker på å få plass på ønsket dato. (På de virkelig store arrangementene blir det ofte booket plass 1–2 år før arrangementet skal gjennomføres.)

Å finne det rette lokalet er noe av det aller viktigste du står overfor når du planlegger arrangementer, men det er mer enn arrangementsstedet som må være i boks dersom du skal ha et større arrangement til høsten. 

Vi ser nærmere på fire andre ting du må ha på plass før ferien for at arrangementet ditt skal bli vellykket.

 

1. Foredragsholder og underholdning

Under normale omstendigheter bør foredragsholdere og underholdning bestilles minst tre-seks måneder før arrangementet. Når det nå åpnes for arrangementer igjen, vil arrangører knive om populære foredragsholdere og god underholdning. Ikke vent til etter ferien, da kan det være for sent å sikre seg de beste!

 

2. Streamingleverandør (hvis det er digitalt eller hybrid arrangement)

Etter at koronakrisen inntraff, har etterspørselen etter strømming av digitale og hybride arrangementer skutt i været. Strømmeselskapet Oslo Streamingsenter har siden oppstarten i mars 2020 produsert over 500 sendinger av ulik størrelse.

Og som vi vet, er hybridarrangementer kommet for å bli – dermed tyder alt på at også streaming vil fortsette etter at samfunnet har åpnet opp igjen. Faktisk har kostnadseffektiv og profesjonell direktestrømming av møter og arrangementer blitt såpass populært at også mange av arrangementene som foregår utelukkende fysisk, vil bli strømmet. Det betyr at det vil bli enda større rift om de beste streamingleverandørene fremover. Vær derfor ute i god til med å bestille. 

Les også: Skal du ha arrangement til høsten? Da må du bestille nå!

 

3. Hvem du skal invitere, og hvordan

Selv om du kanskje ikke skal sende invitasjoner før etter ferien, er det viktig å få avklart allerede nå hvem du skal invitere – og hvordan du skal invitere dem.

  • Skal du invitere interne eller navngitte eksterne?
  • Er arrangementet åpent for alle? Kun inviterte, eller kjører dere en kombinasjon?
  • Har du e-postadresser til de du ønsker å invitere, eller er også dette noe du må jobbe frem før du tar ferie?
  • Skal det være et åpent arrangement for alle, publisert og markedsført på nett? Dersom det skal markedsføres på nett og er åpent for alle, bør du kanskje publisere påmeldingsskjema nå før du tar ferie.

I dette innlegget kan du lese mer om hvordan du inviterer deltakerne mest mulig effektivt

 

4. Påmeldingsskjema

Før du går på ferie, bør du ha planlagt det praktiske med hensyn til påmeldingsskjema..

Ved å bygge et godt påmeldingsskjema får du samlet inn akkurat den informasjonen som er viktig for deg for å håndtere deltakerne på best mulig måte. Da blir også deltakeropplevelsen bedre. 

Dessuten: Jo lettere det er å registrere seg på arrangementet ditt, desto flere påmeldte får du. Samtidig skal de som melder seg på, enkelt kunne få svar på alt de lurer på og trenger å vite om arrangementet.

Denne sjekklisten gir deg mer informasjon om hva som er helt nødvendig at du har med i et påmeldingsskjema.

 

Blir tiden litt i knappeste laget?

Mange undervurderer hvor mye tid som går med til å planlegge et arrangement og å finne riktig lokasjon. Dersom du er sent ute med å finne sted, foredragsholdere, streamingleverandør og alt det praktiske rundt invitasjoner og påmeldingsskjema – fortvil ikke. 

Hvis du ønsker, kan vi i Proviso ta hånd om alt dette for deg mens du er på ferie. Kontakt oss og fortell litt om hva du tenker å arrangere, så finner vi sammen noen gode løsninger.

God sommer!

 

New call-to-action

 

Planlegger du et større arrangement til høsten? Dette må du ha på plass før du tar ferie!
Skrevet av Ragna Charlotte Skjelstad

Ragna Charlotte er Kunderådgiver på vår hotellavdeling, Proviso Request, og hjelper våre kunder med å finne lokaler til sine arrangementer, holder i frister for deltakerantall, og håndterer detaljplanlegging rundt arrangementer. Ragna Charlotte har studert Hotel & Tourism Management i Sveits og Australia, og har lang fartstid innen hotell- og servicebransjen. På fritiden er hun både selvstendig næringsdrivende og et engasjert medlem i JCI Oslo. Hun er opptatt av å holde seg aktiv, så du finner henne ofte i skog og mark, eller bak styret på en motorsykkel.

Andre leste også