Det meste av Norge gjenåpnes i disse dager, og alt peker i retning av at det endelig kan gjennomføres fysiske arrangementer igjen utover høsten!
Høstens konferanser og samlinger forberedes nå. Det er rift om de beste arrangementsstedene, og mange av de mest populære har derfor begynt å fylles opp.
Skal du sikre deg plass til høsten, må du være rask og få booket inn arrangementet, nå.
Hva om dere må kansellere eller utsette?
Mye har vært usikkert og uforutsigbart det siste året. Mange spør seg om hvordan de kan ta sjansen på å booke arrangement til høsten når det fortsatt kan være en risiko for at man må avlyse og dermed betale kanselleringsgebyr.
- Dette tar hotellene og arrangementsstedene hensyn til. For at ikke du som kunde skal måtte betale for noe du kanskje ikke kan benytte, har derfor alle hoteller innført en kanselleringspolicy med kortere reduserings- og avbestillingsfrister, og de er dessuten veldig fleksible i forbindelse med endringer.
- Dersom myndighetenes restriksjoner (offentlige påbud/forbud med virkning for din bestilling) fortsatt gjelder på dagen for ditt arrangement, får du mange steder kansellere helt uten kostnad.
I tillegg kan arrangementsstedet komme med alternative løsninger for det eventuelle kanselleringsgebyret, f.eks. at du kan bruke summen av det innen en gitt tid for det neste arrangement på det samme stedet kanselleringen ble utført.
Les mer om ekstraordinære kanselleringsbetingelser og andre tryggende tiltak: Nå kan du trygt bestille arrangementene dine for 2021
For øvrig tilbyr flere hoteller nå muligheten til å bestille hurtigtesting for møtedeltakere, slik at du som arrangør kan gjennomføre fysiske møter på en sikker måte.
Les også: 9 tips til en fin sommeravslutning med dine ansatte – også digitalt
Spar tid med et påmeldingssystem
Gode arrangementer krever god planlegging, og forhåpentligvis har du benyttet vinteren og vårparten til iallfall å avklare overordnet faglig innhold og finne ut hvem du skal invitere. Har du ikke satt av dato og booket lokale, foredragsholdere og leverandører ennå, er det fortsatt tid – men du har ingen tid å miste.
For at alle sider ved arrangementet skal bli profesjonelt gjennomført, må dere jobbe så effektivt som mulig frem mot arrangementsdato. Nøkkelen til å få unna alt som må gjøres på så kort tid, er å unngå manuell håndtering av deltakerne, og i stedet benytte et digitalt verktøy som effektiviserer og strømlinjeformer arbeidsprosessene.
Tidsbruken kan halveres
Med et profesjonelt påmeldingssystem får dere frigjort mye tid og ressurser dere ellers ville ha brukt på manuelle lister, inntasting av informasjon, og lignende. Dessuten blir det enkelt å fordele oppgaver til andre eller ta over andres oppgaver ved plutselig sykdom eller fravær.
Faktisk kan dere halvere tidsbruken og heller bruke tiden på det viktigste: faglig innhold og begeistring av deltakerne. Jo mindre tid dere trenger å bruke på logistikk, booking av lokale, registrering, oppfølging av betalinger, osv., desto mer tid har dere til å planlegge et godt faglig innhold til høstens arrangement.
Les mer om hvorfor du og din bedrift sparer mye tid ved å bruke et påmeldingssystem når dere skal lage arrangement: Slik kan du spare tid med Proviso
Sammendrag
Antallet vaksinerte øker jevnt og trutt, og en hel bransje står klar til å møtes. Bestillingene for høstens arrangementer er allerede godt i gang, og de mest populære stedene fylles raskt opp. Bedrifter og organisasjoner som skal ha arrangement til høsten, må derfor booke nå.
Lykke til med planleggingen og gjennomføringen av høstens arrangement!
