Avhengig av én person for å ha oppdatert oversikt over bedriftens arrangementer?


Avhengig av én person for å ha oppdatert oversikt over bedriftens arrangementer?

Joanna Folkøy | 09. aug 2018
5 minutter lesetid


Ferien er over og du er tilbake på kontoret, forhåpentligvis med fulladede batterier, klar for å ta fatt på en travel høstsesong med arrangementer.

Men har du oppdatert oversikt over arrangementene dere skal avholde i ukene fremover …?

Kanskje den ene medarbeideren som sitter på siste informasjon om påmeldte og alle mulige detaljer, har reist til Syden.

Kanskje er det gjort flere endringer på viktig deltakerinformasjon mens du hadde ferie – informasjon som nå befinner seg i et Excel-ark på jobb-PC-en til din kollega som akkurat nå ligger på stranden 4000 kilometer unna.

Hvordan skal du klare å skaffe deg oversikt og hente inn all informasjon du trenger for å få kontroll på bedriftens kommende arrangementer – helst så fort som mulig?

Og hvem er det egentlig som har gjort hva?

Løsningen er et system for påmelding og håndtering av deltakere.

Med et system der du har alt av informasjon oversiktlig lagret, blir du ikke avhengig av noen andre internt for å finne/samle infoen du må ha. All oppdatert og relevant informasjon om arrangementene ligger nemlig på ett sted, tilgjengelig for deg via internett, hvor enn du befinner deg – også via app, når du er på farten.

Spar tid med ett system å forholde deg til

Å planlegge arrangementer innebærer flust av detaljer og praktiske gjøremål å holde styr på, samtidig som deltakerne med sine ulike behov skal tas hånd om hele veien inn mot arrangementsdagen.

Når du har alt oversiktlig lagret på ett sted, slipper du å bruke ulike programmer, skjemaer og kommunikasjonskanaler til å håndtere påmeldinger, hotellbestillinger, betalinger, evalueringer og nettside.

Ikke minst blir det lettere å involvere andre i prosessen. Er dere flere hos dere som jobber med samme arrangementer, kan alle enkelt få tilgang og finne aller siste oppdatert informasjon selv.

Samtidig slipper du stadig å måtte rapportere til andre underveis i planleggingsprosessen – nettopp fordi alt ligger tilgjengelig i systemet for de som måtte ønske å følge med på fremdriften. I tillegg gir systemet deg rapporter underveis, slik at du til enhver tid er 100 prosent oppdatert på alt som skjer.

Dette gir bedre flyt i samarbeidet og minsker risikoen for misforståelser og feilkommunikasjon – noe som i sin tur sikrer en bedre deltakeropplevelse og øker sjansen for at arrangementet blir akkurat så vellykket som dere satser på.

 

Les også: Hvor mange ganger taster du inn samme informasjonen om én og samme deltaker?

 

Effektivt og trygt – og null forsinkelser

Et profesjonelt og brukervennlig påmeldingssystem sørger for at alle involverte til enhver tid har riktig og oppdatert informasjon å jobbe med. Det gjør at unødvendig dobbeltarbeid med tilhørende frustrasjoner og forsinkelser unngås.

Du slipper å måtte ha alt lagret manuelt på e-poster og diverse regneark, som kan vise seg å være utilgjengelig akkurat når du trenger infoen som mest.

Hva gjør du hvis den som sitter på siste oppdatert informasjon, blir syk, er borte eller på ferie rett før arrangementet?

Med et påmeldingssystem er dette helt uproblematisk.

 

Kopier deg til suksess!

Er dere som bedrifter eller organisasjoner flest, har dere sikkert ett stort eller flere små arrangementer i året. Starter dere fra bunnen av for hver gang dere skal avholde et nytt arrangement?

Det er enormt tid- og ressurskrevende. Og faktisk helt unødvendig.

Bruker du et påmeldingssystem, ligger alt av informasjon fra sist gang i systemet, klar til å brukes på nytt.

Kopierer du ganske enkelt alt fra sist gang, og bare justerer litt på tekst, bilder og andre småting, så sparer du masse tid og mye jobb. Ikke bare gir dette deg mer albuerom til å forberede det faglige til arrangementet, det hjelper deg også med å få til “det lille ekstra” ... som gjør at deltakerne gleder seg til å komme tilbake på de neste arrangementene dere avholder.Kvalitetssikring og profesjonalitet i alle ledd gjør at dine arrangementer fort blir en snakkis i bransjen.

Et førsteklasses påmeldingssystem hjelper deg med å ha oppdatert oversikt over arrangementene og deltakerne dine, selv om kolleger av deg skulle være borte i en kritisk fase.

Når du slipper å være avhengig av én person for å ha kontroll, blir prosessene ryddigere og resultatet bedre, både for deg, bedriften og alle deltakerne.

 

Ønsker du å få vite mer om hvordan et påmeldingssystem kan gi deg full kontroll og bidra til å heve kvaliteten på dine arrangementer? Ta gjerne kontakt med oss og få en gratis demo av Proviso.

 New call-to-action

 

Les også: Klarer du å fange opp kritiske tilbakemeldinger fra deltakerne dine?

Andre leste også