Med riktig system og en god partner kan du fokusere på å skape best mulig innhold for deltakerne – og bruke minst mulig tid på det praktiske.
“Vi skal ha en jubileumsfest til høsten, kan du ta ansvaret for den …?”
Hvis du har fått dette spørsmålet fra ledelsen i bedriften din, tipper jeg at pulsen steg noen hakk. Spesielt hvis
- du vanligvis har helt andre oppgaver enn å planlegge og gjennomføre arrangementer.
- kalenderen din allerede er fullbooket (og vel så det).
- du ikke vet hvor du skal starte for å dra i havn arrangementet.
- du hverken har lyst, tid eller kompetanse til å bruke særlig mye tid på dette.
Alle vet at det bak ethvert arrangement ligger mye tid og arbeid – ekstra mye dersom arrangementer ikke er det man holder på med til vanlig.
Det går med altfor mye tid når du helt på egen hånd skal holde kontroll på siste oppdaterte informasjon, og dessuten få med deg alle detaljer til enhver tid.
Én ting er å planlegge selve arrangementet og fremstå som profesjonell oppi det hele. Men hva med alle deltakerne som underveis har spørsmål og ulike behov som dukker opp … promoteringen av arrangementet … tidkrevende oppfølginger … trege betalere … og alle endringer på deltakerinformasjon som må gjøres i tiden inn mot arrangementsdato?
Støtt deg til et godt system og en god partner
Hvem som har ansvaret for en bedrifts arrangementer, kommer litt an på hvor mange og store arrangementer bedriften har.
Ofte er det markedsavdelingen sammen med salg eller andre avdelinger som har ansvaret, men det kan ofte også bare være én person. Gjerne en i administrasjonen, som kanskje har fått en beskjed som i eksemplet over.
Hvis du har vært alene med ansvaret for alt det praktiske på et arrangement, har du nok erfart at det ikke er noen spøk ... Tidsklemmen kan gå ut over de andre arbeidsoppgavene man har, eller viktige detaljer kan bli oversett.
For ikke å nevne følelsen av stress og uro som gjerne følger med.
Derfor er det viktig å ha et arrangementssystem som kan holde orden på alt du trenger, og dessuten en leverandør som kan hjelpe deg med å bruke systemet på en effektiv og enkel måte.
Antagelig kan både system og leverandør gi deg mange gode tips, slik at du kommer godt og riktig i gang med planlegging og enkelt ser hva som skal gjøres og hvordan du bør gjøre det.
Kanskje kan du også få hjelp både til å produsere det du trenger, og underveis med alt det praktiske
Bare en så “enkel” ting som å finne riktige lokaler (hvis arrangementet skal være eksternt) kan være en stor jobb, hvis man ikke vet helt hvordan dette fungerer.
Les også: Slik unngår du å havne på feil spor under arrangementsplanleggingen
Enkelt å dele informasjon fra systemet med eksterne aktører
Et godt system for å planlegge og gjennomføre vellykkede arrangementer skal gjøre det lett for deg å samarbeide med andre aktører.
Derfor er det viktig at du enkelt kan dele informasjonen fra systemet med andre eksterne som har oppgaver i forbindelse med arrangementet. Det kan f.eks. være
- hotell/arrangementssted – som trenger å vite antall deltakere for riktig oppsett eller antall rom ved overnatting
- leverandør av mat – som trenger å vite antall og eventuelt allergier
- tekniske leverandører – som trenger å vite antall og planlegge det praktiske rundt sending hvis det er streaming og/eller hybride arrangementer eller lyd, bilde og oppsett på fysiske arrangementer.
Kanskje er det parallelle sesjoner og behov for grupperom og fordeling av antall på disse. Eller kanskje mange trenger transport og transportør trenger å vite antall og ulike destinasjoner folk skal hentes på.
Les også: 10 sikre tegn på at din bedrift trenger et påmeldingssystem
Få hjelp til det ene arrangementet du har
Har du bare dette ene arrangementet du skal avholde nå? Da ønsker du kanskje ikke noe eget system. Og det trenger du heller ikke – en god og erfaren leverandør av et påmeldingssystem kan hjelpe deg med fagkompetanse og rådgivning på all logistikk/deltakerhåndtering.
Dermed slipper du å jobbe manuelt med alt det praktiske på arrangementet ditt.
Det er mye å spare av både tid og penger på å få råd og veiledning fra en profesjonell leverandør som har årelang erfaring med logistikk til arrangementer og deltakerhåndtering.
Konklusjon
Du skal ikke måtte grue deg til planleggingen og gjennomføringen av arrangement ditt. Det skal heller ikke trenge å sluke opp all arbeidstiden din, selv om du er alene om alt det praktiske.
Løsningen? Finn riktig system og en god partner, som ofte har nettverk til alle andre leverandører du eventuelt trenger. Da får du bare én å forholde deg til.
Du kan spare mye tid og arbeid, og ikke minst kan du konsentrere deg om å skape best mulig innhold for deltakerne og bruke minst mulig tid på det praktiske.
