Å finne det rette arrangementsstedet er noe av det viktigste du står overfor når du planlegger arrangement. Valget av lokale/venue har enormt mye å si for om det blir et vellykket arrangement eller ikke. Som arrangør må du velge sted ut fra hva som er viktigst for akkurat dette møtet.
Mange venter for lenge med å få dette i boks, og ender derfor opp med å gå glipp av det perfekte arrangementsstedet fordi det viser seg å være opptatt i det aktuelle tidsrommet.
Som vi skriver om i dette innlegget, er høsten ekstra travel på arrangementsfronten. Det er rift om de beste lokalene, og de bookes nå!
Derfor må du huske å bestille alle arrangementsstedene du trenger – før du tar ferie. Selv om det fortsatt kanskje er usikkert hvor mange deltakere det blir, må du få bestilt. Men huske fristene for reduksjon, noe du kan lese mer om nedenfor.
Begynn helst allerede i dag med å søke etter passende lokaler som er ledig på de aktuelle datoene/ukedagene. Og apropos ukedagene – må du ha arrangementet ditt tirsdag til torsdag? Legger du det i stedet til mandag–tirsdag eller torsdag–fredag, er det mye å spare.
Her får du 4 tips til å lykkes i jakten på den rette lokaliteten til høstens arrangement.
1. Bestill tidlig – de beste stedene fylles raskt opp
Er du ute etter et populært/sentralt sted eller har et høyt antall deltakere?
Da er du allerede lovlig sent ute …
De beste og mest populære arrangementsstedene må bestilles to–tre år i forveien for å være ledig på den aktuelle datoen.
Men hvis du har det supertravelt med alt du skal rekke å få unna nå før ferien, og rett og slett ikke har tid til å lete etter arrangementssted(er), ikke fortvil … se neste punkt!
2. Bruk en profesjonell bestiller
Du kan nemlig få hjelp til å finne det perfekte arrangementsstedet, attpåtil helt kostnadsfritt om du er Proviso-kunde. En profesjonell bestiller finner en del passende steder til deg og forhandler best mulig pris.
Dermed får du de beste alternativene til de beste prisene (minimum din faste avtalepris, men som regel bedre).
En annen stor fordel med å bruke en profesjonell bestiller er at du selv slipper å passe på alle frister for avbestilling/reduksjon.Akkurat dette med reduksjonsfrister er det mange som får unødvendige utgifter på. Dersom en garantert reservasjon ikke kanselleres/reduseres innen fristen, anses dette som no-show (ikke fremmøtt), og oppholdet faktureres i sin helhet til gjesten/bedriften.
Mange bedrifter betaler store summer i no-show, fordi de ikke klarer å følge med på avbestillingsfristene for hotellene – 3 måneder før, 60 dager før, osv.
Det er ingen grunn til å måtte betale en formue i no-show. Når du booker gjennom en profesjonell bestiller, følger de med og holder stadig kommunikasjon med både hotellet og deg.
3. La deltakerne bestille rom ved påmelding
Ønsker du å tilby overnatting, men ikke å betale for deltakerne? La deltakerne bestille rom ved påmelding og samtidig selv betale for rommet. (De fleste gode påmeldingssystemer håndterer dette.)
Denne løsningen gjør det enkelt for deltakerne, enkelt for hotellet og enkelt for deg.
Hotellet sender fakturaen til deg (eller til Proviso eller annen valgt leverandør for hotellbestilling), som allerede har samlet inn pengene og enkelt kan gjøre opp.
Faktisk er det flere gode grunner til at du som arrangør bør tilby bestilling av hotellrom når deltakerne dine melder seg på arrangementet:
- Jo enklere det blir for deltakerne mht. overnatting, desto mer sannsynlig er det at de melder seg på
- Det blir enklere å avholde eventuelle aktiviteter på kveldstid
- Du kan dele det faglige over to dager
- Du får bedre pris og blir høyere prioritert av hotellet
Å finne det rette hotellet og dessuten få en god pris er imidlertid ofte både tid- og ressurskrevende. Det må være enkelt for alle å komme frem til hotellet.
Du må undersøke hvilke alternativer som finnes i nærheten, og ikke minst om disse er ledige på datoen(e). Det vil si at du må ta kontakt med flere hoteller for å høre om de har ledig kapasitet.
Husk også at noen deltakere gjerne ønsker å komme dagen før et arrangement eller bli til dagen etter. Dette må du ta med i bestillingen, slik at deltakerne slipper å flytte på seg.
Også her kan en profesjonell bestiller ta seg av alt for deg.
4. Husk å bestille grupperom og utstyr
Et siste men viktig tips: Skal dere ha parallelle sesjoner eller workshops?
Da må du huske å bestille nødvendige grupperom i tillegg til hovedlokalet!
Videre er det viktig å avklare at arrangementsstedet har det tekniske utstyret du har behov for, dersom du trenger noe ekstra. Har du spesielle behov, eller detaljerte krav til lyd, lys eller annet teknisk utstyr, er det viktig å få dette bekreftet samtidig.
Slik unngår du at det oppstår kaos med logistikken midt under arrangementet.
Konklusjon
Stedet du velger til høstens arrangement, skal hjelpe deg med å oppnå det du ønsker for møtet. Ideelt sett bør du ta deg tid til å sjekke ut flere alternativer og gjerne besøke stedet før du booker – da har du bedre kontroll på hva du går til.
Men som arrangør har du tusen andre ting du skulle ha gjort. Ikke bare må du finne datoer, det rette stedet for arrangementet, sette opp budsjett, forberede det faglige og finne gode foredragsholdere og leverandører. Du må i tillegg markedsføre arrangementet, slik at du når målet for antallet deltakere. Og oppi det hele skal du lykkes med å gi deltakerne en god opplevelse og godt faglig utbytte.
Gjør det litt lettere for deg og bruk en profesjonell bestiller til å hjelpe deg med å finne rett sted for arrangementet til høsten. Dermed får du de beste alternativene til de beste prisene.
Lykke til med bestillingen av arrangementssted, og slapp av og nyt ferien!
